Jak zaplanować efektywny grafik pracy w hotelu?

Planowanie czasu pracy pracowników zatrudnionych w hotelu nie należy do najłatwiejszych zadań. Pod uwagę należy wziąć pracę wielu różnych działów – od recepcji, która powinna działać nieprzerwanie, do ekip sprzątających. Jednak z pomocą kilku wskazówek i odpowiednich narzędzi układanie grafiku pracy przestanie być żmudnym zadaniem. Sprawdź, jak zaplanować harmonogram pracy w hotelarstwie.

Co wziąć pod uwagę przy planowaniu grafiku pracy?

Układając harmonogram pracy w hotelu, musisz wziąć pod uwagę kilka różnych czynników. Poniżej przedstawiliśmy kilka wskazówek, które ułatwią Ci to zadanie. Sprawdź, co musisz wiedzieć na temat planowania grafiku pracy.

Planuj dla każdego działu z osobna

Funkcjonowanie hotelu opiera się zazwyczaj na pracy wielu różnych od siebie działów. Dlatego podczas planowania grafiku pracy warto wziąć specyfikę każdego z nich – czas pracy pracowników służby pięter różni się od tego zatrudnionych na recepcji. Pamiętaj, że jeśli są działy, które mają stałe godziny pracy, nie masz obowiązku tworzenia dla nich grafiku. Może się tak stać w przypadku pracowników administracyjnych, którzy pracują np. od poniedziałku do piątku od godziny 8 do 16.

W Kadromierzu możesz utworzyć jeden grafik pracy dla całego hotelu z podziałem na stanowiska lub wykorzystać opcję lokalizacji, aby stworzyć harmonogram dla każdego działu z osobna. Jeśli w Twoim hotelu zdarza się, że pracownik pracuje na więcej niż jednym stanowisku, możesz przypisać mu więcej niż jedną lokalizację. W sytuacji, gdy jedna osoba pracuje głównie na określonym stanowisku, ale w sytuacjach braku personelu pełni także inne funkcje – możesz przypisać jej lokalizacje dodatkowe.

Zarządzanie działami w hotelu możesz spersonalizować dla swoich potrzeb. Pamiętaj, że dobrze zaplanowana struktura znacznie usprawni układanie harmonogramu pracy.

Dostosuj liczbę personelu do liczby gości w hotelu

W przypadku grafików pracy w hotelu ważny jest sezonowość. Pamiętaj, że często wysoki sezon przypada na inny czas w zależności od regionu – np. nad morzem występuje on zazwyczaj latem, a w górach, w okolicy stoków narciarskich – zimą. Warto też wziąć pod uwagę zaplanowane imprezy masowe w danym mieście, m.in. duże koncerty, które również mogą wpłynąć na zwiększone obłożenie w hotelu.

Pamiętaj, żeby do sezonu przygotować się wcześniej i upewnić się, że zatrudniasz odpowiednią liczbę pracowników, którzy są przeszkoleni do wykonywania swoich obowiązków. Jeśli okaże się, że potrzebujesz dodatkowych rąk do pracy wyłącznie na kilka miesięcy, możesz zrekrutować pracowników sezonowych.

Dowiedz się więcej o pracy sezonowej.

Wykorzystaj potencjał dłuższego okresu rozliczeniowego

Mimo że w wielu firmach okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc, Kodeks pracy dopuszcza przedłużenie go do 3 miesięcy, a w przypadku prac sezonowych – nawet 4 miesięcy. Jego długość ustala zakładowa organizacja związkowa lub, jeśli nie występuje ona w danej firmie, sam pracodawca. Informacje o okresie rozliczeniowym powinny zostać zamieszczone w regulaminie pracy lub obwieszczeniu.

Jeśli w Twojej firmie występuje jednocześnie np. 3-miesięczny okres rozliczeniowy i równoważny system czasu pracy, Twoje możliwości przy planowaniu grafiku pracy znacząco się zwiększają. Przykładowo w miesiącach wzmożonego ruchu możesz zaplanować więcej godzin pracy (pamiętając o zachowaniu odpoczynków dobowych czy tygodniowych). W kolejnych będziesz jednak musiał(a) zrekompensować te godziny czasem wolnym, np. planując w pozostałe miesiące mniejsze natężenie pracy. Pamiętaj jednak, że musi się to odbyć w ramach tego samego okresu rozliczeniowego.

Planuj w zgodzie z dostępnością pracowników

Zbieranie dyspozycyjności pracowników pomoże Ci wziąć pod uwagę ewentualne zastępstwa i zminimalizować ryzyko zmian w grafiku pracy. Ponadto Twoi pracownicy będą mogli łatwiej dopasować swój harmonogram pracy do prywatnych obowiązków, co jest szczególnie przydatne, jeśli zatrudniasz studentów czy rodziców. Branie pod uwagę dostępności zmniejszy też ryzyko urlopów na żądanie, które mogą negatywnie wpłynąć na organizację hotelu. Warto również sporządzić plan urlopów, który ułatwi Ci planowanie zwłaszcza w okresach wzmożonego ruchu.

Jaki system czasu pracy sprawdzi się w hotelu?

W przypadku hotelów najlepiej sprawdzi się równoważny system czasu pracy. W przeciwieństwie do podstawowego systemu czasu pracy, w którym czas pracy wynosi przeciętnie 8 godzin na dobę, w systemie równoważnym dzienny wymiar może ulec wydłużeniu lub skróceniu. Dzięki temu jednego dnia zaplanujesz pracownikowi zmianę 12-godzinną, a innego skrócisz ją do 4 godzin. Taki system pozwala na elastyczne planowanie dostosowane do obłożenia Twojego hotelu.

Sprawdź, jak planować grafik w równoważnym systemie czasu pracy.

Jak zaplanować grafik pracy w hotelu zgodnie z Kodeksem pracy?

Niezależnie od tego, czy planujesz czas pracy w systemie podstawowym, czy równoważnym, nie zwalnia cię to z przestrzegania norm czasu pracy. Pamiętaj o odpowiednich odpoczynkach – dobowym i tygodniowym. Chociaż pracownicy zatrudnieni w hotelach pracują także w weekendy, nie zapominaj o udzieleniu co najmniej jednej niedzieli wolnej w miesiącu. Inne rzeczy, które musisz uwzględnić to:

• odpowiedni wymiar czasu pracy,
• doba pracownicza – od momentu rozpoczęcia zmiany przez pracownika muszą upłynąć co najmniej 24 godziny, aby mógł podjąć pracę ponownie,
• urlopy pracownicze – każdy pracownik zatrudniony na umowie o pracę ma do wykorzystania 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego, zależnie od stażu pracy,

• zgłaszane nieobecności pracowników,
• zwolnienia lekarskie,
• urlopy szkoleniowe,
• pracę w nadgodzinach i dni wolne za nadgodziny,
• przerwy w pracy.

Pamiętaj też, że Twoim obowiązkiem jest udostępnienie pracownikom harmonogramu pracy co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem jego obowiązywania.

W Twoich grafikach pracy nie powinno zabraknąć powyższych rzeczy, ponieważ wiąże się to z dotkliwymi karami w wysokości do nawet 30 tys. złotych. Dlatego warto zainwestować w grafik pracy online, który automatycznie zweryfikuje zgodność zaplanowanego harmonogramu z Kodeksem pracy.

Korzystając z programów takich jak Kadromierz, grafik pracy w hotelu ułożysz jednym kliknięciem. Zarejestruj się i poznaj nasze narzędzie, które sprawdzi się świetnie dla menadżera hotelu.