Trzymiesięczny okres rozliczeniowy

W trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym istnieje możliwość bardziej optymalnego zaplanowania harmonogramu pracy niż w przypadku jednego miesiąca. Stosując taki okres pracy, pracodawca nie jest związany wymiarami czasu pracy w poszczególnych miesiącach, lecz wymiarem obowiązującym w całym tym okresie.

Czym jest okres rozliczeniowy?

Okres rozliczeniowy jest to określony przedział czasowy, na podstawie którego pracodawcy planują oraz rozliczają czas pracy pracowników. Jest on ściśle powiązany z wymiarem oraz systemem czasu pracy. Dzięki niemu sprawdza się, czy czas pracy poszczególnych pracowników nie przekracza norm czasu pracy.

Zgodnie z art. 129 § 1 KP czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, nieprzekraczającym 4 miesięcy.

Długość trwania okresów rozliczeniowych czasu pracy

Maksymalne okresy rozliczeniowe dla poszczególnych systemów czasu pracy określone są w Kodeksie pracy. Mogą być wydłużone tylko w ściśle określonych przypadkach i na zasadach określonych przez przepisy prawne.

Kodeks pracy, w zależności od systemu czasu pracy, dopuszcza stosowanie następujących okresów rozliczeniowych o długości:

• do 4 miesięcy w stosunku do systemów czasu pracy: podstawowego, zadaniowego oraz przerywanego,
• 1 miesiąca w równoważnym systemie czasu pracy, w przypadku skróconego tygodnia czasu pracy lub pracy weekendowej,
• do 4 tygodni w przypadku pracy w ruchu ciągłym.

To, jaki okres rozliczeniowy będzie obowiązywał w danym zakładzie pracy, ustala się wraz z zakładową organizacją związkową w układzie zbiorowym pracy. Jeśli firma nie posiada takiej organizacji, to pracodawca sam ustala okres rozliczeniowy i wskazuje go w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu.

3-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy – jak liczyć?

Trzymiesięczny okres rozliczeniowy rozpoczyna się w pierwszym dniu miesiąca, a kończy z upływem ostatniego. Aby go ustalić, należy obliczyć wymiar czasu pracy w danym przedziale czasowym według poniższej instrukcji:

• pomnożyć liczbę pełnych tygodni występujących podczas tego okresu przez 40 h,
• pozostałe dni robocze (wchodzące w skład okresu rozliczeniowego) pomnożyć przez 8 h,
• od otrzymanego wyniku odjąć po 8 h za każdy dzień świąteczny, który jest ustawowo wolny od pracy i przypada w inny dzień niż niedziela.

Zgodnie z obliczeniami wymiar czasu pracy w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym w 2025 roku to:

• od 1 stycznia do 31 marca – 496 godzin,
• od 1 kwietnia do 30 czerwca – 488 godzin,
• od 1 lipca do 30 września – 520 godzin,
• od 1 października do 31 grudnia – 488 godzin.

3-miesięczny okres rozliczeniowy a grafik pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc.

Planując grafik pracy w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym, pracodawca ma większą elastyczność w ustalaniu ilości godzin pracy. Dzięki temu może lepiej zaplanować czas pracy w zależności od zapotrzebowania. Przykładowo, jeśli trzymiesięczny okres rozliczeniowy od lipca do września wynosi 520 godzin, to pracodawca może zaplanować pracownikowi 200 godzin w lipcu, 200 godzin w sierpniu i 120 godzin we wrześniu. W 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym nie byłoby to możliwe i należałoby przestrzegać miesięcznego wymiaru czasu pracy wynoszącego przykładowo 168 godzin.

Należy jedynie pamiętać o zachowaniu zasad dotyczących minimalnych odpoczynków pracownika oraz zgodności rozkładu pracy z przepisami wewnątrzzakładowymi. Przestrzegając tych wytycznych, można zaplanować grafik pracy z ilością dni wyższą niż wymiar etatu.

Jeśli chcesz błyskawicznie układać grafik dostosowany do okresu rozliczeniowego oraz zasad Kodeksu pracy – sprawdź Kadromierz. Narzędzie pomoże Ci zautomatyzować cały proces i ostrzegać będzie o niezgodnościach z przepisami.

Okres rozliczeniowy a nadgodziny

Okres rozliczeniowy przyjęty w danej firmie, stanowi ramy czasu pracy i to na jego podstawie wylicza się wymiar czasu pracy pracownika oraz dokonuje się ustalenia, czy nie zostaną przekroczone normy czasu pracy.

Zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad dobowy przedłużony wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika rozkładu i systemu czasu pracy.

W związku z tym nadgodziny dzielą się na dwa rodzaje:

• nadgodziny dobowe – występują po przekroczeniu normy dobowej lub przedłużonego wymiaru dobowego wynikającego z obowiązującego rozkładu,
• nadgodziny średniotygodniowe – występują po przekroczeniu przeciętnej normy tygodniowej. Ich ustalenia dokonuje się na zakończenie danego okresu rozliczeniowego. Dopiero wtedy możliwe jest porównanie godzin faktycznie przepracowanych z godzinami obowiązującymi do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym.

Nadgodziny dobowe rozliczane są na bieżąco, czyli w danym miesiącu wraz z najbliższym wynagrodzeniem, natomiast tygodniowe rozlicza się na koniec okresu rozliczeniowego – bez względu czy trwa on trzy, cztery miesiące czy rok.

Należy pamiętać, że ich powstawanie powinno być okazjonalne. Do takich sytuacji zaliczane są nagłe zdarzenia losowe, które wymagają przeprowadzenia akcji ratowniczej, ochrony mienia lub środowiska oraz usunięcia awarii. Wyjątkiem są również szczególne potrzeby pracodawcy np. konieczność zastępstwa pracownika chorego, urlop na żądanie lub większe zapotrzebowanie na pracę niż było przewidziane w momencie planowania.

Dowiedz się, jak obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny.

Rozliczanie godzin nadliczbowych – czas wolny

W sytuacji, gdy po zakończeniu okresu rozliczeniowego wystąpią przekroczenia średniotygodniowe, należy je zrekompensować: udzieleniem czasu wolnego (na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy) lub wypłatą dodatków.

Udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych może nastąpić:

• na wniosek pracownika w proporcji 1:1 – tj. za jedną godzinę pracy nadliczbowej jedna godzina czasu wolnego (nie ma ograniczenia co do terminu, w którym czas wolny za nadgodziny na wniosek pracownika ma być udzielony, choć istnieje pogląd wśród praktyków prawa pracy, aby czas pracy rozliczać jedynie w obrębie okresu rozliczeniowego),

• decyzją pracodawcy w proporcji 1:1,5 – tj. za jedną godzinę pracy nadliczbowej – półtorej godziny czasu wolnego (najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego).

Wynagrodzenie za nadgodziny w okresie rozliczeniowym

Zgodnie z Kodeksem pracy za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek:

1) w wysokości 100% wynagrodzenia za pracę:

• w nocy,
• w dni niebędące dla pracownika dniami pracy – zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
• w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto – zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

2) w wysokości 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym przypadku niż określono w pkt 1.

Wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy

Kodeks pracy pozwala na wydłużenie okresu rozliczeniowego do maksymalnie 12 miesięcy. Musi to być jednak uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy. Mogą to być np. przesłanki związane ze szczególnymi potrzebami pracodawcy, wynikające z atmosferycznych uwarunkowań wykonywania określonych prac lub ich sezonowego zapotrzebowania, albo kwestie techniczne – np. metody produkcji czy wytwarzania.

Na koniec tego okresu pracodawca jest zobowiązany rozliczyć czas przepracowany przez pracowników. Jeżeli pokrywa się on z rokiem kalendarzowym, stosownego rozliczenia należy dokonać na koniec grudnia bieżącego roku.