Trzymiesięczny okres rozliczeniowy

W trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym istnieje możliwość bardziej optymalnego zaplanowania harmonogramu pracy niż w przypadku jednego miesiąca. Stosując taki okres pracy, pracodawca nie jest związany wymiarami czasu pracy w poszczególnych miesiącach, lecz wymiarem obowiązującym w całym tym okresie.

Czym jest okres rozliczeniowy?

Jest to okres, na podstawie którego można sprawdzić, czy planowany czas pracy nie przekracza norm czasu pracy, a także rozliczyć czas pracy pracownika. Okres rozliczeniowy jest ściśle powiązany z czasem pracy i jego rozliczaniem. Zgodnie z art. 129 § 1 KP czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, nieprzekraczającym 4 miesięcy.

Sprawdź, jak ustalać i rozliczać czas pracy.

3-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy

Maksymalne okresy rozliczeniowe dla poszczególnych systemów czasu pracy określone są w Kodeksie pracy. Mogą być wydłużone tylko w ściśle określonych przypadkach i na zasadach określonych przez przepisy prawne.

Kodeks pracy, w zależności od systemu czasu pracy, dopuszcza stosowanie następujących okresów rozliczeniowych o długości:

• do 4 miesięcy w stosunku do systemów czasu pracy: podstawowego, zadaniowego oraz przerywanego,
• 1 miesiąca w równoważnym systemie czasu pracy, w przypadku skróconego tygodnia czasu pracy lub pracy weekendowej,
• do 4 tygodni w przypadku pracy w ruchu ciągłym.

To, jaki okres rozliczeniowy będzie obowiązywał w danym zakładzie pracy, ustala zakładowa organizacja związkowa. Jeśli firma nie posiada takiej organizacji, to pracodawca sam ustala okres rozliczeniowy i wskazuje go w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy.

Okres rozliczeniowy a nadgodziny

Okres rozliczeniowy przyjęty w danej firmie, stanowi ramy czasu pracy i to na jego podstawie wylicza się wymiar czasu pracy pracownika oraz dokonuje się ustalenia, czy nie zostaną przekroczone normy czasu pracy.

Zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad dobowy przedłużony wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

W związku z tym nadgodziny dzielą się na dwa rodzaje:

• dobowe – występują po przekroczeniu normy dobowej lub przedłużonego wymiaru dobowego wynikającego z obowiązującego rozkładu,
• średniotygodniowe – występują po przekroczeniu przeciętnej normy tygodniowej. Ich ustalenia dokonuje się na zakończenie danego okresu rozliczeniowego. Dopiero wtedy możliwe jest porównanie godzin faktycznie przepracowanych z godzinami obowiązującymi do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym.

Nadgodziny dobowe rozliczane są na bieżąco, czyli w danym miesiącu wraz z najbliższym wynagrodzeniem, natomiast tygodniowe rozlicza się na koniec okresu rozliczeniowego – bez względu czy trwa on trzy, cztery miesiące czy rok.

Należy pamiętać, że ich powstawanie powinno być okazjonalne. Do takich sytuacji zaliczane są nagłe zdarzenia losowe, które wymagają przeprowadzenia akcji ratowniczej, ochrony mienia lub środowiska oraz usunięcia awarii. Wyjątkiem są również szczególne potrzeby pracodawcy np. konieczność zastępstwa pracownika chorego, urlop na żądanie lub większe zapotrzebowanie na pracę niż było przewidziane w momencie planowania.

Rozliczanie godzin nadliczbowych – czas wolny

W sytuacji, gdy po zakończeniu okresu rozliczeniowego wystąpią przekroczenia średniotygodniowe, należy je zrekompensować: udzieleniem czasu wolnego (na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy) lub wypłatą dodatków.

Udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych może nastąpić:

• na wniosek pracownika w proporcji 1:1 – tj. za jedną godzinę pracy nadliczbowej jedna godzina czasu wolnego (nie ma ograniczenia co do terminu, w którym czas wolny za nadgodziny na wniosek pracownika ma być udzielony, choć istnieje pogląd wśród praktyków prawa pracy, aby czas pracy rozliczać jedynie w obrębie okresu rozliczeniowego),
• decyzją pracodawcy w proporcji 1:1,5 – tj. za jedną godzinę pracy nadliczbowej – półtorej godziny czasu wolnego (najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego).

Wynagrodzenie za nadgodziny

Zgodnie z Kodeksem pracy za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie, a także dodatek:

• 100% za pracę w nocy; w niedziele i święta, niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy; w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
• 50% za pracę w dni powszednie, w niedziele i święta będące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Wydłużenie okresu rozliczeniowego

Kodeks pracy pozwala na wydłużenie okresu rozliczeniowego do maksymalnie 12 miesięcy. Musi to być jednak uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy. Mogą to być np. przesłanki związane ze szczególnymi potrzebami pracodawcy, wynikające z atmosferycznych uwarunkowań wykonywania określonych prac lub ich sezonowego zapotrzebowania, albo kwestie techniczne – np. metody produkcji czy wytwarzania.

Na koniec tego okresu pracodawca jest zobowiązany rozliczyć czas przepracowany przez pracowników. Jeżeli pokrywa się on z rokiem kalendarzowym, stosownego rozliczenia należy dokonać na koniec grudnia bieżącego roku.