Trzy osoby siedzą przy biurku. Jedna z nich pisze na komputerze, druga wskazuje ręką na ekran.

Kodeks pracy a grafik pracy – sprawdź najważniejsze kwestie!

Zarządzanie zespołem pracowników wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jednym z nich jest planowanie grafiku pracy. Zadanie to nie zawsze jest jednak proste, bowiem wymaga od przełożonego odpowiedniego rozplanowania dni pracujących tak, by przygotowany grafik nie naginał norm prawnych oraz uwzględniał ewentualne potrzeby podwładnych. O czym więc trzeba pamiętać, aby prawidłowo zaplanować grafik pracy? 

Grafik pracy jest niezbędnym narzędziem, jeżeli chodzi o usprawnienie funkcjonowania firmy – szczególnie tej, której praca odbywa się w nienormowanych godzinach. W głównej mierze to dzięki niemu możliwe jest rozplanowanie dni i godzin pracy dla konkretnych pracowników tak, aby była ona efektywna. Przydatne jest to wtedy, gdy przedsiębiorstwo prowadzi system zmianowy, w którym praca nie zatrzymuje się ani na chwilę.

Przy biurku siedzi kobieta planująca harmonogram. Przed nią leży laptop oraz kalendarz miesięczny.

Jak powinien wyglądać zgodny z Kodeksem pracy grafik?

Zgodnie z artykułem 94 ust. 2 Kodeksu pracy obowiązkiem każdego pracodawcy jest „organizowanie pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy”. Oznacza to, że aby efektywnie zarządzać zespołem pracowników, pracodawca powinien odpowiednio zaplanować grafik przy jednoczesnym uwzględnieniu przepisów znajdujących się w Kodeksie pracy. Pomocą może okazać się nasz wzór grafiku pracy zgodny z najnowszymi przepisami.

Planowanie czasu pracy związane jest z przygotowaniem harmonogramu – zwanego również grafikiem pracy – który w danym okresie będzie stanowił źródło informacji na temat tego, kto, w jakich dniach i o jakiej porze będzie pełnił obowiązki zawodowe w firmie. Taki dokument musi być zgodny z przepisami, które narzuca Kodeks pracy. O czym pracodawca musi pamiętać?

Wymiar czasu pracy

Planując harmonogram pracy, w pierwszej kolejności należy uwzględnić wymiar czasu pracy – czyli liczbę godzin, jaką pracownicy muszą przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Określenie tego aspektu jest możliwe poprzez zastosowanie obliczeń z art. 130 Kodeksu pracy. Zgodnie z nimi, wymiar czasu pracy określa się poprzez:

  • pomnożenie normy tygodniowej (40 godzin) przez liczbę pełnych tygodni, wchodzących w skład danego okresu rozliczeniowego,
  • dodanie do otrzymanego wyniku iloczynu normy dobowej (8 godzin) i liczby dni, które pozostały do końca danego okresu rozliczeniowego (tzw. dni wystające, które przypadają od poniedziałku do piątku),
  • odjęcie od otrzymanego wyniku świąt, które występują w danym okresie rozliczeniowym i przypadają w dniu innym niż niedziela.

Przykład: W listopadzie 2021 roku są 4 pełne tygodnie pracy oraz 2 dni robocze (wystające). Dodatkowo w dniu innym niż niedziela wypadają 2 święta (1 oraz 11 listopada) Zgodnie z tym wymiar czasu pracy w listopadzie 2021 roku wynosi:

40 x 4 + 8 x 2 – 16 = 160 godzin (20 dni roboczych oraz 10 dni wolnych ).

Doba pracownicza 

W trakcie planowania czasu pracy niezbędne jest także przestrzeganie doby pracowniczej. Oznacza to, iż od momentu rozpoczęcia zmiany przez zatrudnionego w danym dniu, muszą upłynąć co najmniej 24 godziny, aby w kolejnego dnia mógł on ponownie podjąć się wykonywania obowiązków zawodowych.

Odpoczynki dobowe i tygodniowe

Czas pracy zgodny z Kodeksem pracy nakłada na pracodawcę również obowiązek zapewnienia pracownikom należytego odpoczynku. Zgodnie z art. 132 KP wynosi on co najmniej 11 godzin między kolejnymi dniami pracy (odpoczynek dobowy) oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego. W przypadku wystąpienia nagłych wyjątkowych sytuacji (np. konieczności przeprowadzenia akcji ratowniczej lub usunięcia awarii) zastosowanie tych reguł może zostać ograniczone.

Pięciodniowy wymiar tygodnia pracy oraz dni wolne od pracy 

Aby zaplanować harmonogram zgodnie z przepisami, należy uwzględnić także 5-dniowy tydzień pracy oraz dni ustawowo wolne od wykonywania obowiązków zawodowych. Ponadto zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy osobom pracującym w niedziele, przysługuje przynajmniej jedna wolna niedziela w ciągu 4 tygodni pracy.

Urlopy pracownicze

Sporządzając grafik czasu pracy, należy wziąć pod uwagę także urlopy zgłaszane przez pracowników. Jest to szczególnie ważne w okresie wakacyjnym, ponieważ wtedy najwięcej osób chce brać wolne.

Inne czynniki

Kodeks pracy jasno określa zasady, jakie muszą zostać uwzględnione, aby grafik pracy był zgodny z obowiązującymi przepisami. Jednak to nie wszystko, o czym musi pamiętać przedsiębiorca w trakcie jego planowania. Rozpisując grafik pracy w zakładzie, należy bowiem uwzględnić także czynniki wewnętrzne, takie jak:

  • zgłaszane nieobecności pracowników,
  • zwolnienia lekarskie,
  • urlopy szkoleniowe,
  • pracę w nadgodzinach (w tym czas wolny, który pracownik odbiera za nadgodziny),
  • przerwy w pracy. 

Mężczyzna i kobieta dyskutują nad kartką papieru.

Kodeks pracy a zmiana grafiku pracy

Każdy pracodawca powinien przede wszystkim pamiętać o tym, by pracownicy mieli stały wgląd w przygotowany grafik. Może być on przekazywany na różne sposoby – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – z uwzględnieniem czasu, w którym pracownik będzie mógł zapoznać się z jego rozkładem. Istotne jest także, by obejmował on pełny okres rozliczeniowy. Sprawdź, z jakim wyprzedzeniem należy wręczyć pracownikowi grafik pracy.

Zmiana tak przygotowanego harmonogramu może odbywać się wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach, jak choroba pracownika czy jego niezdolność do wykonywania obowiązków. Zabronione są również wszelkie manipulacje związane z redukcją nadgodzin.

Na pierwszym planie zegarek wskazuje godzinę 8:00. W tle mężczyzna pracuje na laptopie.

Czy grafik pracy jest obowiązkowy?

Harmonogram to przydatny dokument, który pomaga uregulować kwestie związane z czasem pracy osób zatrudnionych w danej firmie. Jednak jego przygotowywanie nie zawsze jest obowiązkowe. Zgodnie z art. 129 § 4 grafiku czasu pracy nie wymaga się, gdy:

  • rozkład czasu pracy pracowników wynika z: prawa pracy, obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy lub z umowy o pracę,
  • praca wykonywana jest w systemie zadaniowym,
  • zastosowanie ma ruchomy lub indywidualny rozkład pracy. 

Grafiki pracy nie są więc wymagane w firmach kierujących się sztywnymi i z góry ustalonymi godzinami funkcjonowania – czyli zazwyczaj w podstawowym systemie czasu pracy uwzględniającym pełnienie obowiązków zawodowych przez 5 dni w tygodniu przy zachowaniu 8-godzinnej normy dobowej. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy praca przyjmuje formę zmianową. Wtedy prowadzenie harmonogramu czasu pracy staje się koniecznością.

Grafik pracy widoczny w aplikacji Kadromierz.

Efektywny harmonogram zgodny z przepisami Kodeksu pracy

Planowanie czasu pracy w firmie to wymagające zadanie, które nakłada na przedsiębiorcę wiele dodatkowych obowiązków, których nie należy bagatelizować. Trzeba bowiem pamiętać, że grafik pracy niezgodny z Kodeksem pracy może przyczynić się do wielu nieprzyjemnych sytuacji, niekiedy kończących się nawet na sali sądowej. Dodatkowo w trakcie tworzenia grafiku mogą pojawić się nieprzewidziane sytuacje, takie jak choroby czy nadgodziny. I choć bezpośrednio nie da się ich uniknąć, można znacznie przyspieszyć cały proces tworzenia harmonogramu. Jak to zrobić?

Z wykorzystaniem intuicyjnego narzędzia online, jakim jest Kadromierz. Funkcja grafik pracy pozwala tworzyć dzienne, tygodniowe oraz miesięczne harmonogramy przy jednoczesnym uwzględnieniu wszelkich norm Kodeksu pracy. Odpowiednia weryfikacji bieżących zapisów, pozwala uniknąć łamania przepisów prawa pracy. W Kadromierzu wszystko odbywa się zgodnie z panującymi zasadami!

Wypróbuj za darmo

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz

Planowanie grafiku pracy
nie musi być skomplikowane!

Poznaj najlepszy system do tworzenia grafików i ewidencji czasu pracy.