Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracownika?

Prowadzenie dokumentacji związanej z procesem rekrutacji, nawiązaniem stosunku pracy oraz jego ustaniem, to jeden z obowiązków pracodawcy. Akta osobowe pracowników powinny być przechowywane z zachowaniem porządku chronologicznego, co ułatwi dostęp do nich zarówno na użytek pracodawcy bądź pracownika, jak i podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Akta osobowe pracowników dzielą się na 5 podgrup

Każda z części teczki pracowniczej musi być opatrzona wykazem dokumentów, aktualizowanym na bieżąco. Trzeba pamiętać, że obowiązki nałożone na pracodawców przez przepisy prawa są niezależne od okresu zatrudnienia czy tzw. rotacji w zakładzie pracy. Oznacza to, że nawet jeżeli w firmie nawiązywany z wieloma kandydatami stosunek pracy nie trwa dłużej niż np. 2 tygodnie, pracownik działu kadr musi każdorazowo zakładać akta osobowe pracownika, a później je przechowywać. Każdy pracownik musi też posiadać osobną teczkę osobową – niedozwolone jest prowadzenie „wspólnych” akt.

Wśród podgrup można znaleźć:

• część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w trakcie ubiegania się o zatrudnienie,
• część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika,
• część C – oświadczenia lub dokumenty o ustaniu stosunku pracy,
• część D – odpis zawiadomienia o karaniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po określonym czasie,
• część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Akta osobowe pracowników mają być przechowywane w siedzibie firmy, z zachowaniem wszelkich środków bezpieczeństwa zapobiegających ich zniszczeniu bądź dostaniu się w ręce osób trzecich. Jednocześnie powinien być zapewniony dostęp do dokumentów dla pracownika oraz kontrolera z Państwowej Inspekcji Pracy.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można podzielić na dwie grupy – 10 i 50 lat. Obowiązek gromadzenia dokumentacji osobowej obejmuje 50 lat od dnia ustania stosunku pracy z danym pracownikiem, natomiast w przypadku dokumentacji płacowej okres ten wynosi również 50 lat, ale od daty jej wytworzenia. Dotyczy to osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, niezależnie od ich aktualnego stanu zawodowego.

Okres wynoszący 10 lat dotyczy osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Dotyczy również pracowników zatrudnionych między 1999 a 2018 rokiem, jeśli złożone zostało odpowiednie oświadczenie i raport informacyjny do ZUS-u.

Co zalicza się do dokumentacji pracowniczej z części A?

W części A znajdują się wszystkie dokumenty związane z danymi osobowymi, które pracodawca zgromadził w trakcie ubiegania się przez pracownika o zatrudnienie. Są to:

• kwestionariusz osobowy,
• dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia, np. świadectwa pracy od dotychczasowych pracodawców,
• dyplomy i certyfikaty potwierdzające kwalifikacje pracownika,
• orzeczenia lekarskie, mówiące o zdolności do danej pracy.

Co powinno się znaleźć w części B?

W części B znajdują się informacje w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz przebiegiem zatrudnienia, m.in.:

• informacje o warunkach zatrudnienia,
• potwierdzenie ukończenia stosownego szkolenia BHP przez pracownika,
• oświadczenie dot. przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika,
• dokumenty dot. uprawnień urlopowych, związane np. z posiadaniem dziecka poniżej 14 roku życia,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
• potwierdzenie o zapoznaniu się przez pracownika z treścią regulaminu pracy,
• dokumenty związane z udzieleniem urlopu bezpłatnego,
• skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań, a także tych okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
• potwierdzenie poinformowania pracownika o ryzyku zawodowym, warunkach zatrudnienia, celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu czy wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie zdalnej,
• dokumenty dotyczące stosowania elastycznego czasu pracy.

Co zawrzeć w części C?

W części C dokumentacji pracowniczej powinny znaleźć się wszelkie dokumenty i oświadczenia związane z ustaniem stosunku pracy, takie jak:

• dokumenty, na podstawie których została rozwiązana lub wypowiedziana umowa o pracę,
• kopię świadectwa pracy, którego oryginał otrzymał pracownik,
• dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy z tym samym pracodawcą na podstawie innej umowy o pracę,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy i oświadczenie dotyczące wydania świadectwa pracy.

Część D – co powinno się w niej znaleźć?

W części D powinien znaleźć się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub określonej w innych przepisach przewidujących zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Akta osobowe pracownika – część E

W tej części powinny znaleźć się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. W tej dokumentacji pracowniczej znajdują się:

• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,
• informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika, które zostało przeprowadzone przez odpowiedni organ powołany do ochrony porządku publicznego,
• informacje o przeprowadzonej kontroli pracownika na obecność środków działających podobnie do alkoholu,
• informacje o badaniu pracownika na obecność środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Powyższy artykuł prezentuje podstawowe informacje dot. akt pracownika, jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej np. o karcie ewidencji czasu pracy.