Co powinien zawierać regulamin pracy?

Dla każdego pracownika, ale też i dla pracodawcy, regulamin zakładu pracy stanowi jedno ze źródeł prawa pracy. Co ważne, w dokumencie nie mogą się znaleźć zapisy mniej korzystne dla pracowników niż te zawarte w Kodeksie pracy. Co powinien zawierać regulamin pracy i jakie przepisy o tym decydują?

Regulamin zakładu pracy – czy jest obowiązkowy dla wszystkich firm?

Wprowadzenie regulaminu pracy jest obligatoryjne dla wszystkich pracodawców, którzy zatrudniają więcej niż 50 osób. Przy mniejszej liczbie pracowników regulamin pracy nie będzie on obowiązkowy, ale zakład pracy musi każdemu zatrudnionemu udzielić pisemnej informacji na temat: norm czasu pracy, długości wypowiedzenia, częstotliwości wypłat wynagrodzenia itp. Z postulatem stworzenia regulaminu pracy może też wystąpić zakładowa organizacja związkowa. Wówczas jeśli pracowników jest mniej niż 50, ale jednocześnie więcej niż 20, pracodawca będzie zobligowany do zredagowania regulaminu. Jeżeli natomiast wcześniej wprowadzono w życie układ zbiorowy pracy, który w swojej treści zawiera zapisy typowe dla regulaminu, tego drugiego dokumentu nie trzeba już wprowadzać (niezależnie od liczby zatrudnionych).

Nawet jeśli wprowadzenie takich regulacji nie jest obowiązkowe, warto ustalić w swoim zakładzie regulamin pracy. Dlaczego jest tak istotny?

Kto ustanawia tekst regulaminu pracy?

Pracodawca nie ma prawa dowolnie wprowadzać regulaminu pracy. Może to zrobić jedynie po uprzednim porozumieniu z zakładową organizacją związkową, która powinna zaakceptować lub odrzucić zaproponowany tekst. W przypadku, gdy w danym zakładzie pracy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, do danego pracodawcy musi dotrzeć ich wspólne stanowisko w terminie 30 dni od przekazania proponowanej treści regulaminu. W innym wypadku pracodawca może zdecydować sam o wprowadzeniu regulaminu.

Jak poinformować pracowników o regulaminie pracy?

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od daty przekazania go do wiadomości pracowników. Każda nowo zatrudniona osoba powinna zostać zapoznana z treścią regulaminu przez pracodawcę, zanim rozpocznie ona pracę na danym stanowisku. Regulamin pracy obowiązuje przez czas nieokreślony – aż do jego zmiany lub likwidacji zakładu pracy.

Zapoznanie pracownika z treścią regulaminu pracy może odbyć  się poprzez:

• zawieszenie regulaminu pracy na zakładowej tablicy ogłoszeń lub innym miejscu ogólnodostępnym dla pracowników,
• rozesłanie treści regulaminu mailem,
• osobiste wręczenie regulaminu pracy pracownikom.

Zobacz, jak przekazywać informacje zatrudnionym, aby komunikacja wewnętrzna w firmie przebiegała sprawnie.

Co powinien zawierać regulamin pracy?

Dokument ten określa prawa i obowiązki pracodawcy, jak i pracowników. Do najważniejszych zagadnień, opisywanych w regulaminie, należą:

• organizacja pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w trakcie pracy, a także po jej zakończeniu;
• wyposażenie pracowników, w tym m.in. środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze;
• systemy i rozkłady czasu pracy, a także okresy rozliczeniowe;
• pora nocna;
• częstotliwość wypłaty wynagrodzenia i jego wysokość;
• prace dozwolone i wzbronione pracownikom kobietom;
• wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy;
• sposób potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Kary za łamanie wewnątrzzakładowych przepisów

W regulaminach pracy zapisywane są także sposoby karania z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. Najczęściej takimi karami są: upomnienie, nagana oraz grzywna. Dwa pierwsze rodzaje kar zazwyczaj są stosowane w przypadku pojedynczych naruszeń przepisów, zwłaszcza jeżeli nie są one rażące. Kara pieniężną stosuje się natomiast – jako najbardziej dotkliwą – dla osób, które stawiają się w pracy w stanie nietrzeźwości lub opuszczają miejsce pracy bez żadnego usprawiedliwienia.

Regulamin zakładu pracy a Kodeks pracy

Jak wspomniano wcześniej, regulamin pracy w przedsiębiorstwie nie może zawierać zapisów mniej korzystnych dla pracownika niż te z Kodeksu pracy. Również, jeśli jakaś kwestia nie została opisana w regulaminie, wówczas stosuje się przepisy Kodeksu pracy. Regulaminy w poszczególnych firmach z założenia mają przede wszystkim precyzować te kwestie, które nie znajdują odzwierciedlenia w Kodeksie pracy lub są w nim opisane tylko pobieżnie, a wymagają dokładniejszego wyjaśnienia dla danego zakładu.

Zobacz także, jak ułożyć grafik pracy zgodny z Kodeksem pracy.