Osoba wypełnia kwestionariusz osobowy.

Co powinien zawierać kwestionariusz osobowy dla pracownika?

Autor: Oktawia Przęczka

8 września 2022

Przeczytaj w: 3 minuty

Kwestionariusz osobowy jest sposobem, aby pracodawca mógł zebrać dane dotyczące pracownika. To, jakie informacje może on przetwarzać, określa Kodeks pracy. Akta osobowe pracowników są archiwizowane, a każda ich aktualizacja powinna zostać przedstawiona działowi kadr. Sprawdź, jakich danych może żądać pracodawca. Kobieta trzymająca kwestionariusze osobowe spięte spinaczami.

Jakie dane mogą się znaleźć w kwestionariuszu osobowym kandydata do pracy?

Zgodnie z obowiązującym prawem przyszły pracodawca może uzyskać podstawowe dane osobowe każdego potencjalnego pracownika swojego przedsiębiorstwa. Aby tego dokonać, może wymagać wypełnienia kwestionariusza osobowego. Warto pamiętać, że informacje powinny być zgodne z art. 22¹ Kodeksu pracy i rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Dane kontaktowe wskazane w dokumencie należy uzupełnić  zgodnie z prawdą. Jakich danych osobowych może żądać pracodawca? Są to:
  • imię (imiona) i nazwisko,
  • data urodzenia,
  • adres email,
  • numer telefonu,
  • wykształcenie,
  • informacja o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia,
  • informacje dotyczące uprawnień pracowniczych.
Dane, o które może prosić pracodawca, powinny być powiązane ze stanowiskiem, na które pracownik jest zatrudniany. Na etapie rekrutacji nie może on żądać żadnych innych danych ze względu na niezgodność z prawem. Warto wiedzieć też, że przyszły pracodawca może spytać o wykształcenie, dotychczasowe zatrudnienie i uprawnienia pracownicze, tylko jeśli jest to ściśle powiązane ze stanowiskiem. Co ciekawe, jeśli sam kandydat udostępni dane wykraczające poza zakres powyższej listy, pracodawca ma prawo je przetwarzać. Zobacz, o czym musisz pamiętać podczas zatrudniania nowego pracownika.

Jak może wyglądać kwestionariusz osobowy pracownika?

Wypełnienie kwestionariusza osobowego przez pracownika w wielu miejscach pracy jest wymagane na samym początku zatrudnienia. Dział kadr ma obowiązek archiwizowania dokumentacji pracowniczej, która może być przydatna w sprawach związanych z wykonywaniem zadań na określonym stanowisku. Dodatkowe dane, których może żądać pracodawca to:
  • adres korespondencyjny,
  • numer PESEL lub rodzaj i numer dokumentu tożsamości,
  • numer rachunku płatniczego,
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
  • dane członków najbliższej rodziny.
Dane takie jak wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia będą wymagane, jeśli ze względu na rodzaj stanowiska pracodawca wcześniej o nie nie poprosił. Dane członków rodziny będą potrzebne do wypełnienia dokumentacji pracowniczej umożliwiającej korzystanie z uprawnień np. z tytułu bycia rodzicem. Trzy osoby wspólnie wypełniają dokumenty przy biurku.

Informacje, które pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi

Osobie ubiegającej się o zatrudnienie przysługuje prawo do uzyskania informacji o przyszłym pracodawcy i miejscu pracy. Obowiązkiem osoby zatrudniającej jest udostępnienie wszelkich informacji dotyczących adresu i siedziby firmy oraz celu przetwarzania danych osobowych pracownika. Ponadto pracodawca powinien poinformować zatrudnionego o obowiązku bądź dobrowolności podania danych oraz możliwych konsekwencjach niewywiązania się z tego. Musi on również jasno zaznaczyć, że pracownik ma prawo żądać dostępu do danych, a nawet ich kopii. Nie można też zapominać o poinformowaniu o możliwości cofnięcia zgody na przetwarzanie danych.

Jakich danych pracodawca nie może żądać?

Istnieje lista danych, których żądanie jest niezgodne z prawem. Wypełniając kwestionariusz osobowy, zwróć uwagę na charakter pytań, a jeśli któreś z nich Cię niepokoi – zgłoś je do działu kadr. Wśród danych osobowych, których nie masz obowiązku udostępniać pracodawcy, są:
  • stan zdrowia,
  • wyznanie,
  • orientacja seksualna,
  • stan cywilny,
  • plany dotyczące życia prywatnego (np. ciąża, ślub).
Pracodawca nie potrzebuje, a zatem nie powinien wymagać prywatnych danych pracownika. Pytania dotyczące osobistych aspektów życia są niezgodne z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Sprawdź, co musisz wiedzieć na temat RODO. Dwie osoby podają sobie ręce nad dokumentami.

Czy istnieje obowiązek zaktualizowania danych osobowych?

Kwestionariusz osobowy zawiera dane, które w trakcie życia mogą się zmienić. Pracownik ma obowiązek aktualizowania ich zgodnie z prawdą. W zależności od informacji zawartych w dokumentach podpisanych w dniu rozpoczęcia pracy pracodawca może nałożyć na osobę zatrudnioną karę za niedotrzymanie umowy. Pracownicy, którzy nie będą aktualizować danych zawartych w kwestionariuszu osobowym, mogą spotkać się z konsekwencjami. Jedną z nich może być nieuwzględnienie ich w procesie przyznawania świadczeń.

Przechowywanie danych przez pracodawcę

Kwestionariusz osobowy jest dokumentem, który pracodawca ma obowiązek przechowywać zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Według prawa powinien on być przechowywany w sposób, który nie narusza poufności oraz nie naraża aktów na zniszczenie. Cała dokumentacja przechowywana przez pracodawcę podzielona jest na cztery grupy: A, B, C i D. Kwestionariusz osobowy znajduje się w części A. Powinien być on przechowywany przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz nawet do 50 lat po rozwiązaniu stosunku pracy. Taka sytuacja ma jednak miejsce tylko w przypadku podpisania umowy o pracę przed 1 stycznia 2019 roku. W innym przypadku pracodawca ma obowiązek przechowywać je tylko 10 lat. Wypróbuj za darmo
Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz