Co powinien zawierać kwestionariusz osobowy dla pracownika?

Kwestionariusz osobowy jest dokumentem, w którym pracodawca zbiera dane dotyczące pracownika. To, jakie informacje może on przetwarzać, określa Kodeks pracy. Akta osobowe pracowników są archiwizowane, a każda ich aktualizacja powinna zostać przedstawiona działowi kadr. W niniejszym artykule wyjaśnimy, jakie dane może żądać pracodawca od pracownika, a jakie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Znajdziesz tutaj także wzór kwestionariusza osobowego oraz dowiesz się, jak go wypełnić.

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Zgodnie z obowiązującym prawem przyszły pracodawca może uzyskać podstawowe dane osobowe każdego potencjalnego pracownika swojego przedsiębiorstwa. Aby tego dokonać, może wymagać wypełnienia kwestionariusza osobowego. Warto pamiętać, że informacje powinny być zgodne z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy i rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Dane kontaktowe wskazane w dokumencie należy uzupełnić zgodnie z prawdą.

Jakich danych osobowych może żądać pracodawca? Są to:

• imię (imiona) i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez kandydata,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• informacja o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Co jednak istotne, dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca może zażądać wyłącznie, gdy są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Poza wyżej wymienionymi danymi pracodawca na etapie rekrutacji nie może żądać żadnych innych informacji, ponieważ nie ma do tego podstawy prawnej. Co ciekawe, jeśli sam kandydat dobrowolnie udostępni dane wykraczające poza zakres powyższej listy, pracodawca ma prawo je przetwarzać.

Zobacz, o czym musisz pamiętać podczas zatrudniania nowego pracownika.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika

Wypełnienie kwestionariusza osobowego przez pracownika w wielu miejscach pracy jest wymagane na samym początku zatrudnienia. Dział kadr ma obowiązek archiwizowania dokumentacji pracowniczej, która może być przydatna w sprawach związanych z wykonywaniem zadań na określonym stanowisku albo realizowaniem przez pracodawcę obowiązków publicznoprawnych (np. odprowadzania składki na ubezpieczenia społeczne).

Dodatkowe dane, których może żądać pracodawca to:

• adres zamieszkania,
• numer PESEL lub w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• inne dane osobowe pracownika, jeśli są konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• dane osobowe członków najbliższej rodziny, jeżeli podanie ich jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• numer rachunku płatniczego, jeżeli nie złożono wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia,

Dane takie jak wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia będą wymagane, jeśli ze względu na rodzaj stanowiska pracodawca wcześniej o nie nie poprosił. Dane członków rodziny będą potrzebne do wypełnienia dokumentacji pracowniczej w przypadku zamiaru korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy np. uprawnień pracowniczych z tytułu bycia rodzicem.

Czy pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych?

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Jednak pracodawca może zażądać ich udokumentowania w celu niezbędnym do ich potwierdzenia.

Jakich danych pracodawca nie może żądać?

Istnieje lista danych, których żądanie jest niezgodne z prawem. Wypełniając kwestionariusz osobowy, zwróć uwagę na charakter pytań, a jeśli któreś z nich Cię niepokoi – zgłoś je do działu kadr. Wśród danych osobowych, których nie masz obowiązku udostępniać pracodawcy, są:

• wyznanie,
• orientacja seksualna,
• stan cywilny,
• plany dotyczące życia prywatnego (np. ciąża, ślub).

Pracodawca nie potrzebuje, a zatem nie powinien wymagać prywatnych danych pracownika. Pytania dotyczące osobistych aspektów życia są niezgodne z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Informacje, które pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi

Zgodnie z przepisami RODO osobie ubiegającej się o zatrudnienie przysługuje prawo do uzyskania informacji o przyszłym pracodawcy – administratorze danych osobowych kandydata na pracownika. Obowiązkiem osoby zatrudniającej, jest udostępnienie informacji dotyczących adresu i siedziby firmy oraz podstawy i celu przetwarzania danych osobowych pracownika. Ponadto pracodawca powinien poinformować zatrudnionego o obowiązku bądź dobrowolności podania danych oraz możliwych konsekwencjach niewywiązania się z tego. Musi on również jasno zaznaczyć, że pracownik ma prawo żądać dostępu do danych, a nawet ich kopii. Nie można też zapominać o poinformowaniu o możliwości cofnięcia zgody na przetwarzanie danych, jeśli podstawą tego przetwarzania jest zgoda.

Czy istnieje obowiązek zaktualizowania danych osobowych?

Kwestionariusz osobowy zawiera dane, które w trakcie życia mogą się zmienić. Pracownik ma obowiązek aktualizowania ich zgodnie z prawdą. W zależności od informacji zawartych w dokumentach podpisanych w dniu rozpoczęcia pracy pracodawca może nałożyć na osobę zatrudnioną karę za niedotrzymanie umowy. Pracownicy, którzy nie będą aktualizować danych zawartych w kwestionariuszu osobowym, mogą spotkać się z konsekwencjami. Jedną z nich może być nieuwzględnienie ich w procesie przyznawania świadczeń.

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej

Kwestionariusz osobowy jest dokumentem, który pracodawca ma obowiązek przechowywać zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Według prawa powinien on być przechowywany w sposób, który nie narusza poufności oraz nie naraża akt na zniszczenie. Cała dokumentacja przechowywana przez pracodawcę podzielona jest na cztery grupy: A, B, C i D. Kwestionariusz osobowy znajduje się w części A. Powinien być on przechowywany przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz nawet do 50 lat po rozwiązaniu stosunku pracy. Taka sytuacja ma jednak miejsce tylko w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę przed 1 stycznia 2019 roku. W innym przypadku pracodawca ma obowiązek przechowywać je tylko 10 lat.

Sprawdź, jak przechowywać akta osobowe pracownika.

Kwestionariusz osobowy pracownika – wzór

Jeśli potrzebujesz kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub kwestionariusz osobowy pracownika – wzór do pobrania znajduje się poniżej.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika – wzór

Kwestionariusz osobowy dla pracownika.docx          Kwestionariusz osobowy dla pracownika.pdf

Kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie – wzór

Kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie.docx          Kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie.pdf

Jak wypełnić kwestionariusz osobowy pracownika?

Aby wypełnić kwestionariusz osobowy pracownika lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie, należy uzupełnić wszystkie rubryki, które znajdują się w dokumencie otrzymanym od pracodawcy.

Wątpliwości mogą przysporzyć m.in.:

• inne dane osobowe pracownika niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy – tutaj pracownik wpisuje niezbędne dane do korzystania z uprawnień szczególnych np. niepełnosprawność;
• dodatkowe dane osobowe, jeśli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych – w tym miejscu pracownik wpisuje dane, które są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub zatrudnienia np. obywatelstwo, zezwolenie na pracę.

W przypadku braku danych dodatkowych należy wpisać „nie dotyczy” w odpowiednie miejsca lub zostawić puste pola.

Artykuł zweryfikowany przez prawnika:
Agnieszka Wojtczyk-Kowalska