Co powinien zawierać kwestionariusz osobowy dla pracownika?

Kwestionariusz osobowy jest sposobem, aby pracodawca mógł zebrać dane dotyczące pracownika. To, jakie informacje może on przetwarzać, określa Kodeks pracy. Akta osobowe pracowników są archiwizowane, a każda ich aktualizacja powinna zostać przedstawiona działowi kadr. Sprawdź, jakich danych może żądać pracodawca.

Jakie dane mogą się znaleźć w kwestionariuszu osobowym kandydata do pracy?

Zgodnie z obowiązującym prawem przyszły pracodawca może uzyskać podstawowe dane osobowe każdego potencjalnego pracownika swojego przedsiębiorstwa. Aby tego dokonać, może wymagać wypełnienia kwestionariusza osobowego. Warto pamiętać, że informacje powinny być zgodne z art. 22¹ Kodeksu pracy i rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Dane kontaktowe wskazane w dokumencie należy uzupełnić  zgodnie z prawdą. Jakich danych osobowych może żądać pracodawca? Są to:

• imię (imiona) i nazwisko,
• data urodzenia,
• adres email,
• numer telefonu,
• wykształcenie,
• informacja o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia,
• informacje dotyczące uprawnień pracowniczych.

Dane, o które może prosić pracodawca, powinny być powiązane ze stanowiskiem, na które pracownik jest zatrudniany. Na etapie rekrutacji nie może on żądać żadnych innych danych ze względu na niezgodność z prawem. Warto wiedzieć też, że przyszły pracodawca może spytać o wykształcenie, dotychczasowe zatrudnienie i uprawnienia pracownicze, tylko jeśli jest to ściśle powiązane ze stanowiskiem. Co ciekawe, jeśli sam kandydat udostępni dane wykraczające poza zakres powyższej listy, pracodawca ma prawo je przetwarzać. Zobacz, o czym musisz pamiętać podczas zatrudniania nowego pracownika.

Jak może wyglądać kwestionariusz osobowy pracownika?

Wypełnienie kwestionariusza osobowego przez pracownika w wielu miejscach pracy jest wymagane na samym początku zatrudnienia. Dział kadr ma obowiązek archiwizowania dokumentacji pracowniczej, która może być przydatna w sprawach związanych z wykonywaniem zadań na określonym stanowisku. Dodatkowe dane, których może żądać pracodawca to:

• adres korespondencyjny,
• numer PESEL lub rodzaj i numer dokumentu tożsamości,
• numer rachunku płatniczego,
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
• dane członków najbliższej rodziny.

Dane takie jak wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia będą wymagane, jeśli ze względu na rodzaj stanowiska pracodawca wcześniej o nie nie poprosił. Dane członków rodziny będą potrzebne do wypełnienia dokumentacji pracowniczej umożliwiającej korzystanie z uprawnień np. z tytułu bycia rodzicem.

Informacje, które pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi

Osobie ubiegającej się o zatrudnienie przysługuje prawo do uzyskania informacji o przyszłym pracodawcy i miejscu pracy. Obowiązkiem osoby zatrudniającej jest udostępnienie wszelkich informacji dotyczących adresu i siedziby firmy oraz celu przetwarzania danych osobowych pracownika. Ponadto pracodawca powinien poinformować zatrudnionego o obowiązku bądź dobrowolności podania danych oraz możliwych konsekwencjach niewywiązania się z tego. Musi on również jasno zaznaczyć, że pracownik ma prawo żądać dostępu do danych, a nawet ich kopii. Nie można też zapominać o poinformowaniu o możliwości cofnięcia zgody na przetwarzanie danych.

Jakich danych pracodawca nie może żądać?

Istnieje lista danych, których żądanie jest niezgodne z prawem. Wypełniając kwestionariusz osobowy, zwróć uwagę na charakter pytań, a jeśli któreś z nich Cię niepokoi – zgłoś je do działu kadr. Wśród danych osobowych, których nie masz obowiązku udostępniać pracodawcy, są:

• stan zdrowia,
• wyznanie,
• orientacja seksualna,
• stan cywilny,
• plany dotyczące życia prywatnego (np. ciąża, ślub).

Pracodawca nie potrzebuje, a zatem nie powinien wymagać prywatnych danych pracownika. Pytania dotyczące osobistych aspektów życia są niezgodne z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Sprawdź, co musisz wiedzieć na temat RODO.

Czy istnieje obowiązek zaktualizowania danych osobowych?

Kwestionariusz osobowy zawiera dane, które w trakcie życia mogą się zmienić. Pracownik ma obowiązek aktualizowania ich zgodnie z prawdą. W zależności od informacji zawartych w dokumentach podpisanych w dniu rozpoczęcia pracy pracodawca może nałożyć na osobę zatrudnioną karę za niedotrzymanie umowy. Pracownicy, którzy nie będą aktualizować danych zawartych w kwestionariuszu osobowym, mogą spotkać się z konsekwencjami. Jedną z nich może być nieuwzględnienie ich w procesie przyznawania świadczeń.

Przechowywanie danych przez pracodawcę

Kwestionariusz osobowy jest dokumentem, który pracodawca ma obowiązek przechowywać zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Według prawa powinien on być przechowywany w sposób, który nie narusza poufności oraz nie naraża aktów na zniszczenie. Cała dokumentacja przechowywana przez pracodawcę podzielona jest na cztery grupy: A, B, C i D. Kwestionariusz osobowy znajduje się w części A. Powinien być on przechowywany przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz nawet do 50 lat po rozwiązaniu stosunku pracy. Taka sytuacja ma jednak miejsce tylko w przypadku podpisania umowy o pracę przed 1 stycznia 2019 roku. W innym przypadku pracodawca ma obowiązek przechowywać je tylko 10 lat. Wypróbuj za darmo