8 porad jak prowadzić kartę ewidencji czasu pracy

Jednym z kluczowych dokumentów dla każdego przedsiębiorcy zatrudniającego przynajmniej jednego pracownika jest karta ewidencji czasu pracy. Na jej temat pojawia się sporo pytań i wątpliwości, dlatego poniżej przedstawiamy szereg wskazówek, ułatwiających jej prowadzenie. O czym musisz pamiętać?

Prowadź imienną kartę, osobną dla każdego z pracowników.

Dokumentu tego nie powinno się mylić z listą obecności, co niestety często ma miejsce wśród pracodawców. Jedynie indywidualna karta czasu pracy pracownika jest zgodna z przepisami. Na listach obecności często natomiast figuruje więcej osób. Jest to jeden z powodów, dla których takie listy nie mogą spełniać funkcji kart ewidencji.

Pamiętaj o obowiązkowych informacjach oraz o tym, że możesz też dodać inne – na użytek własny.

Poniżej obowiązkowe – z punktu widzenia przepisów – informacje, które musi zawierać ewidencja czasu pracy. Wzór powielany w firmie powinien być do nich dostosowany.

  • praca w poszczególnych dniach, uwzględniając niedziele i święta, porę nocną, godziny nadliczbowe, dni wolne w myśl obowiązującego rozkładu pracy
  • dyżury
  • urlopy
  • usprawiedliwione oraz nieusprawiedliwione nieobecności, w tym zwolnienia lekarskie

Pracodawca może też ująć inne, przydatne dla siebie informacje, związane z pracą.

Wpisuj do karty ewidencji czasu pracy godziny zgodnie ze stanem faktycznym.

Jeżeli np. pracownik jednego dnia przepracował 9 godzin, a kolejnego 7, to należy taki czas wpisać do karty, zamiast wpisywać po 8 godzin za każdy z dni.

Nie prowadź jej zbyt szczegółowo, jeżeli dla danego pracownika nie jest to konieczne.

W niektórych przypadkach karta ewidencji czasu pracy – miesięczna, roczna czy kwartalna – nie musi zawierać wszystkich tych informacji, które podaliśmy wcześniej. Dokument ten ma nieco skromniejszą formę dla pracowników, których obowiązuje zadaniowy czasy pracy. Dotyczy to również osób, którym wypłacane są ryczałty za pracę nocną lub godziny nadliczbowe. Ostatni z takich wyjątków to pracownicy, którym powierzono zarządzanie zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Dla wymienionych osób wystarczające jest wpisanie dni pracy i urlopu bądź zwolnienia, bez uzupełniania godzin.

Wskazuj zarówno pełne, jak i niepełne godziny pracy.

Pamiętaj o tym, o czym niejeden pracodawca zapomina. Niezależnie, czy miesięczna, czy roczna, karta ewidencji obecności w pracy powinna wskazywać nie tylko pełne godziny pracy, ale również i niepełne. Wówczas wpisuje się odpowiedni ułamek godziny lub liczbę minut.

Prowadź kartę ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej.

Skorzystanie z dedykowanej aplikacji zdecydowanie ułatwi zachowanie porządku, a dodatkowo system wskaże ewentualne konflikty z kodeksem pracy itp. Można również w tym celu przygotować specjalny arkusz kalkulacyjny lub posłużyć się jednym z wzorów dostępnych w Internecie.

Wybierz odpowiedni przedział czasowy.

Jeżeli prowadzisz dokumentację w formie papierowej, to możesz zdecydować się np. na roczną kartę ewidencji czasu pracy. Będzie to wygodne zwłaszcza jeżeli stosujesz jedną zmianę w stałych dniach oraz godzinach. Jeżeli natomiast grafik pracy jest bardziej „ruchomy”, warto zdecydować się na przedział miesięczny bądź kwartalny. Problem ten całkowicie znika, gdy korzysta się z aplikacji elektronicznych – te zazwyczaj pozwalają dowolnie zestawiać dni pracy i nieobecności w różnych okresach.

Pamiętaj o przechowywaniu razem z kartą ewidencji czasu pracy dodatkowych dokumentów.

Na przykład wnioski o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny.

comments powered by Disqus