Roczna karta ewidencji czasu pracy – sprawdź, jak ją prowadzić!

Jednym z kluczowych dokumentów dla każdego przedsiębiorcy zatrudniającego przynajmniej jednego pracownika jest ewidencja czasu pracy. Na jej temat pojawia się sporo pytań i wątpliwości, dlatego poniżej przedstawiamy szereg wskazówek, ułatwiających jej prowadzenie. O czym musisz pamiętać?

Czy roczna ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?

Zgodnie z art. 145 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. Decyzja na temat tego, jaki okres będzie ona obejmowała, nie jest narzucona w przepisach. Każdy pracodawca może wybrać czy w jego zakładzie pracy karta ewidencji czasu pracy przybierze formę roczną, kwartalną czy miesięczną. Roczna karta ewidencji czasu pracy będzie idealna w przypadku zmian odbywających się w stałych porach.

Ewidencja czasu pracy jest podstawą do obliczenia prawidłowego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Karty ewidencji czasu pracy powinny być dostępne dla pracownika na żądanie. 

Roczne karty ewidencji czasu pracy – zapoznaj się z naszymi poradami

Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy bywa niekiedy czasochłonne, zwłaszcza w przypadku tak obszernego dokumentu, jakim jest roczna karta ewidencji czasu pracy. Jak wypełnić taką kartę?

Prowadź imienną kartę – osobną dla każdego pracownika

Roczna karta ewidencji czasu pracy znacząco różni się od listy obecności. Są to dwa odrębne dokumenty, których nie powinno się mylić, co niestety często ma miejsce wśród pracodawców. Jedną z ważniejszych różnic pomiędzy tymi nimi jest fakt, że lista obecności nie jest obowiązkowa i, w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy, może być prowadzona dla wielu osób na jednej kartce. Jest to jeden z powodów, dla których takie listy nie mogą spełniać funkcji kart ewidencji. Jedynie indywidualna karta czasu pracy pracownika jest zgodna z przepisami. 

Pamiętaj o obowiązkowych informacjach

Poniżej obowiązkowe – z punktu widzenia przepisów – informacje, które musi zawierać roczna karta ewidencji czasu pracy. Wzór powielany w firmie powinien być do nich dostosowany. Pracodawca może też ująć inne przydatne dla siebie informacje związane z pracą.

Informacje o czasie pracy

W rocznej ewidencji czasu pracy pracownika należy wspomnieć o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy czy liczbie przepracowanych godzin. Pamiętaj, że powinny się tam znaleźć również informacje o pracy w niedziele i święta, porze nocnej, godzinach nadliczbowych czy dniach wolnych.

Dyżury

Na rocznej karcie ewidencji powinny pojawić się informacje o pełnionych dyżurach ze wskazaniem miejsca ich wykonywania – w przypadku dyżurów pełnionych w domu, jak również w zakładzie pracy lub innym miejscu wskazanym przez pracodawcę. W ewidencji zależy oznaczyć rodzaj pełnionego dyżury. Za dyżury domowe nie należy się rekompensata, natomiast za pełnienie tych drugich pracownik otrzymuje czas wolny odpowiadający długości pełnionego dyżury lub, jeśli to niemożliwe, rekompensatę pieniężną. 

Urlopy

W rocznej ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się wszystkie wykorzystane przez pracownika urlopy – wypoczynkowe, wychowawcze, okolicznościowe, szkoleniowe etc. Nie trzeba jednak wyróżniać jego rodzaju.

Nieobecności

Na rocznej karcie ewidencji czasu pracy należy wypisać wszystkie nieobecności pracownika – informacje o wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności, a także usprawiedliwionych nieobecności. Nie można zapominać o wymiarze zwolnień lekarskich.

Informacje o czasie pracy pracownika młodocianego

Ten podpunkt dotyczy jedynie pracodawców, którzy w swoim zakładzie pracy zatrudniają osoby młodociane. W przypadku takich osób w karcie ewidencji powinna znaleźć się informacja o wymiarze pracy dopuszczalnej młodocianym jedynie z powodu przygotowania zawodowego. 

Wpisuj godziny zgodne ze stanem faktycznym

Do karty należy wpisywać jedynie faktyczny czas pracy pracownika. Jeśli jednego dnia przepracował np. 9 godzin, a kolejnego 7, to należy taki czas wpisać do karty, zamiast wpisywać po 8 godzin za każdy z dni. W innym przypadku dojdzie do sfałszowania ewidencji czasu pracy, co może skończyć się nawet karą więzienia.  Sprawdź, co grozi za fałszowanie ewidencji czasu pracy! 

Nie prowadź karty zbyt szczegółowo

W niektórych przypadkach karta ewidencji czasu pracy – miesięczna, roczna czy kwartalna – nie musi zawierać wszystkich tych informacji, które podaliśmy wcześniej. Dokument ten ma nieco skromniejszą formę dla pracowników, których obowiązuje zadaniowy czasy pracy. Dotyczy to również osób, którym wypłacane są ryczałty za pracę nocną lub godziny nadliczbowe. Ostatni z takich wyjątków to pracownicy, którym powierzono zarządzanie w imieniu pracodawcy zakładem pracy. Dla wymienionych osób wystarczające jest wpisanie dni pracy i urlopu bądź zwolnienia, bez uzupełniania godzin.

Wskazuj pełne i niepełne godziny pracy

Pamiętaj o tym, o czym niejeden pracodawca zapomina. Niezależnie czy miesięczna, czy roczna, karta ewidencji obecności w pracy powinna wskazywać nie tylko pełne godziny pracy, ale również i niepełne. Wówczas wpisuje się odpowiedni ułamek godziny lub liczbę minut.

Prowadź kartę ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej

Skorzystanie z dedykowanej aplikacji zdecydowanie ułatwi zachowanie porządku, a dodatkowo system wskaże ewentualne konflikty z Kodeksem pracy itp. Można również w tym celu przygotować specjalny arkusz kalkulacyjny lub posłużyć się jednym ze wzorów. Zobacz nasz wzór ewidencji czasu pracy!

Ewidencja czasu pracy z Kadromierzem

Aplikacja Kadromierz pozwala zebrać wszystkie dane, jakie powinna zawierać ewidencja czasu pracy, w jednym miejscu. Poza normalnymi godzinami pracy znajdziesz tam również informację o liczbie godzin nadliczbowych czy nieusprawiedliwione nieobecności. 

Kadromierz znacznie ułatwia prowadzenie dokumentacji pracowniczej, jednocześnie sprawdzając jej zgodność z Kodeksem pracy. Dzięki temu masz pewność, że unikniesz kary za nieprawidłowe ewidencjowanie czasu pracy, a przy okazji zaoszczędzisz czas na kilkukrotnym weryfikowaniu ewidencji pracy Twoich pracowników.