Roczna karta ewidencji czasu pracy – sprawdź, jak ją prowadzić!

Jednym z kluczowych dokumentów dla każdego przedsiębiorcy zatrudniającego przynajmniej jednego pracownika jest karta ewidencji czasu pracy. Na jej temat pojawia się sporo pytań i wątpliwości, dlatego poniżej przedstawiamy szereg wskazówek, ułatwiających jej prowadzenie. Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy i o czym musisz pamiętać podczas jej wypełniania? Wyjaśniamy.

Czy karta ewidencji czasu pracy jest obowiązkowa?

Zgodnie z art. 145 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. Decyzja na temat tego, jaki okres będzie ona obejmowała, nie jest narzucona w przepisach. Każdy pracodawca może wybrać czy w jego zakładzie pracy karta ewidencji czasu pracy przybierze formę roczną, kwartalną czy miesięczną. 

Ewidencja czasu pracy jest podstawą do obliczenia prawidłowego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Karty ewidencji czasu pracy powinny być dostępne dla pracownika na żądanie. 

Roczne karty ewidencji czasu pracy – jak prowadzić?

Mimo tego, że pracodawca może wybrać formę prowadzenia ewidencji czasu pracy, powinna być ona aktualizowana na bieżąco. Nie jest dopuszczalne, aby roczną kartę ewidencji czasu pracy uzupełnić pod koniec roku. W związku z tym minimum 1 raz w miesiącu należy ją zaktualizować, aby na jej podstawie pracownik otrzymał wypłatę wynagrodzenia.

Jak wypełniać roczną ewidencję czasu pracy pracownika?

Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy może wydawać się skomplikowane. Często bowiem wśród pracodawców pojawiają się pytania, jak prowadzić kartę ewidencji czasu pracy, co dokładnie powinna zawierać oraz jakie skróty w niej stosować. W związku z tym przedstawiamy garść informacji i porad, jak wypełnić taką kartę i co powinno się w niej znaleźć.

Prowadź indywidualną kartę ewidencji czasu pracy

Roczna karta ewidencji czasu pracy znacząco różni się od listy obecności. Są to dwa odrębne dokumenty, których nie powinno się mylić, co niestety często ma miejsce wśród pracodawców. Jedną z ważniejszych różnic pomiędzy nimi jest fakt, że lista obecności nie jest obowiązkowa i, w przeciwieństwie do karty ewidencji czasu pracy, może być prowadzona dla wielu osób na jednej kartce. Jest to jeden z powodów, dla których takie listy nie mogą spełniać funkcji kart ewidencji. Jedynie indywidualna karta czasu pracy pracownika jest zgodna z przepisami. 

Pamiętaj o obowiązkowych informacjach

Poniżej zamieszczamy obowiązkowe – z punktu widzenia przepisów – informacje, które musi zawierać roczna karta ewidencji czasu pracy. Wzór powielany w firmie powinien być do nich dostosowany. Pracodawca może też ująć inne przydatne dla siebie informacje związane z pracą.

1. Informacje o czasie pracy

W rocznej ewidencji czasu pracy pracownika należy zamieścić informacje o:

• godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie przepracowanych godzin,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych.

2. Urlopy

Roczna karta ewidencji czasu pracy powinna także uwzględniać wszystkie wykorzystane przez pracownika urlopy z oznaczeniem tytułów ich udzielania (dowolnych symboli, które jednoznacznie wskazywać będą rodzaj urlopu):

• urlopy wypoczynkowe – np. Uw,
• urlopy okolicznościowe – Uo,
• urlop na żądanie – Uż,
• urlopy bezpłatne – Ub,
• urlopy wychowawcze – Uwych,
• szkoleniowe – Usz,
• itd.

3. Nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione oraz zwolnienia od pracy

Konieczne jest również wypisanie w karcie ewidencji czasu pracy wszystkich nieobecności pracownika. Dotyczy to zarówno usprawiedliwionych nieobecności i nieusprawiedliwionych oraz zwolnień lekarskich. Wraz z nimi należy podać ich wymiar.

4. Dyżury

Jeśli w Twojej firmie pełnione są dyżury – informacja o nich także powinna pojawić się na rocznej karcie ewidencji. Należy wówczas wskazać godziny jego rozpoczęcia i zakończenia oraz czas trwania. Ponadto niezbędne jest także wskazanie miejsca ich wykonywania – w przypadku dyżurów pełnionych w domu, jak również w zakładzie pracy lub innym miejscu wskazanym przez pracodawcę. W ewidencji zależy oznaczyć rodzaj pełnionego dyżury. Za dyżury domowe nie należy się rekompensata, natomiast za pełnienie tych drugich pracownik otrzymuje czas wolny odpowiadający długości pełnionego dyżury lub, jeśli to niemożliwe, rekompensatę pieniężną. 

5. Informacje o czasie pracy pracownika młodocianego

Ten podpunkt dotyczy jedynie pracodawców, którzy w swoim zakładzie pracy zatrudniają osoby młodociane. W przypadku takich osób w karcie ewidencji powinna znaleźć się informacja o wymiarze czasu pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone jedynie z w celu przygotowania zawodowego. 

Wpisuj godziny zgodne ze stanem faktycznym

Do karty należy wpisywać jedynie faktyczny czas pracy pracownika. Jeśli jednego dnia przepracował np. 9 godzin, a kolejnego 7, to należy taki czas wpisać do karty, zamiast wpisywać po 8 godzin za każdy z dni. W innym przypadku dojdzie do sfałszowania ewidencji czasu pracy, co może skończyć się nawet karą więzienia.  

Sprawdź, co grozi za fałszowanie ewidencji czasu pracy! 

Nie prowadź karty zbyt szczegółowo

W niektórych przypadkach karta ewidencji czasu pracy – miesięczna, roczna czy kwartalna – nie musi zawierać wszystkich tych informacji, które podaliśmy wcześniej. Dokument ten ma nieco skromniejszą formę dla pracowników, których obowiązuje zadaniowy czasy pracy. Dotyczy to również osób, którym wypłacane są ryczałty za pracę nocną lub godziny nadliczbowe. Ostatni z takich wyjątków to pracownicy, którym powierzono zarządzanie w imieniu pracodawcy zakładem pracy. Dla wymienionych osób można prowadzić uproszczoną ewidencję pracy, w której wpisuje się wyłącznie dni pracy oraz urlopy bądź zwolnienia, bez uzupełniania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Wskazuj pełne i niepełne godziny pracy

Pamiętaj o tym, o czym niejeden pracodawca zapomina. Niezależnie czy to miesięczna, czy roczna karta ewidencji obecności w pracy – powinna wskazywać nie tylko pełne godziny pracy, ale również i niepełne. Wówczas wpisuje się odpowiedni ułamek godziny lub liczbę minut.

Prowadź kartę ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej

Korzystanie z dedykowanej aplikacji do ewidencji czasu pracy zdecydowanie ułatwi Ci cały ten proces. Programy umożliwiają automatyczne tworzenie dokumentów na podstawie przepracowanych godzin personelu. Dzięki nim możliwe jest zachowanie porządku oraz uniknięcie błędów. Dodatkowo system wskaże Ci ewentualne konflikty z Kodeksem pracy, jeśli godziny pracy nie będą zgodne z przepisami.

Sprawdź Kadromierz i zastanów się, czy nadal warto nadal korzystać z arkuszy kalkulacyjnych, takich jak ten – wzór ewidencji czasu pracy!

Ewidencja czasu pracy z Kadromierzem

Aplikacja Kadromierz to nowoczesne narzędzie do zarządzania czasem pracy. Program oferuje ewidencję czasu pracy, rejestracje, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele innych funkcjonalności. Pozwala zbierać informacje o czasie pracy i na ich podstawie automatycznie uzupełniać ewidencję. Narzędzie wylicza także pracę w godzinach nadliczbowych oraz sprawdza czas pracy zgodnie z Kodeksem pracy, wymiarem i systemem czasu pracy. Jeśli znajdzie ewentualne konflikty, dokładnie je wskaże. W każdej chwili możesz wprowadzić poprawki, a jeśli ich nie będzie – wystarczy zaakceptować dane i plik z ewidencją będzie gotowy.

Jak widzisz, Kadromierz zdecydowanie ułatwia prowadzenie dokumentacji pracowniczej, oszczędzając czas na ręcznym uzupełnianiu danych czy kilkukrotnym weryfikowaniu ewidencji pracy Twoich pracowników. Ponadto zgodność z Kodeksem pracy daje pewność, że w razie kontroli unikniesz kary za nieprawidłowe ewidencjowanie czasu pracy czy łamanie przepisów prawnych.