Załamana kobieta trzyma telefon w ręce.

Jak działa urlop na żądanie pracownika?

Autor: Kadromierz

wpis dodany: 23/12/2019

Przeczytaj w: 3 minuty

ostatnia aktualizacja: 04/01/2023

Urlop na żądanie jest przywilejem zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Pracownik może go wykorzystać w nagłych i wyjątkowych okolicznościach, które uniemożliwiają pojawienie się w pracy. Sprawdź, co musisz wiedzieć na temat urlopu na żądanie

Sprawdź, co znajdziesz w artykule:

  1. Czym jest urlop na żądanie?
  2. Komu przysługuje urlop na żądanie?
  3. Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?
  4. Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok?
  5. Czy urlop na żądanie można łączyć?
  6. Czy odmowa urlopu na żądanie może mieć miejsce?
  7. Czy urlop na żądanie jest płatny?
  8. Urlop na żądanie – kiedy zgłosić?
  9. Urlop na żądanie – jak zgłosić?
Zmartwiona kobieta rozmawiająca przez telefon.

Czym jest urlop na żądanie?

Urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego. Są to dni wolne od pracy, które pracownik może wykorzystać w przypadku wystąpienia niespodziewanej sytuacji życiowej. W odróżnieniu od urlopów takich jak urlop ojcowski czy macierzyński nie da się go zaplanować z wyprzedzeniem i zamieścić w planie urlopów.

Komu przysługuje urlop na żądanie?

Łatwo zatem wywnioskować, że urlop na żądanie przysługuje wyłącznie tym pracownikom, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych – czyli umowy zlecenia oraz umowy o dzieło – pracodawca nie ma obowiązku go udzielić.

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?

Jeśli jesteś zatrudniony na podstawie umowy o pracę, masz do dyspozycji 4 dni urlopu na żądanie, które są częścią urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni rocznie. Zatem, jeśli pracownik wykorzysta 4 dni urlopu na żądanie, będzie mógł przeznaczyć jedynie 16 lub 22 dni na urlopy wypoczynkowe.

Urlop na żądanie a równoważny system czasu pracy

Sytuacja się komplikuje, gdy mamy do czynienia z równoważnym systemem czasu pracy, w którym np. jednego dnia pracownik ma przepracować 4, a innego 12 godzin.

Niektórzy pracodawcy, zastanawiając się, ile urlopu na żądanie mają obowiązek udzielić, przeliczają go więc na godziny (8 × 4 = 32). Jest to jednak praktyka nieznajdująca uzasadnienia w przepisach Kodeksu pracy. Urlop jest zawsze udzielany w takiej liczbie godzin, jaka przypadałaby do przepracowania w dany dzień.

Jeśli pracownik zgłosi wniosek o urlop na żądanie 4 razy w roku w dniach, w których miałby przepracować po 12 godzin, będzie to w pełni zgodne z prawem, a pracodawca nie ma możliwości skrócenia tego czasu z 48 (4 × 12) do wspomnianych wcześniej, 32 godziny.

Ile przysługuje urlopu na żądanie w pierwszej pracy?

Jeżeli pracownik rozpoczyna swoją pierwszą pracę i nabywa prawa do dni wolnych wraz z upływem kolejnych miesięcy, wówczas może już wykorzystać pierwsze dni wolnego jako urlop na żądanie.

Mowa np. o sytuacji, w której pracownik przepracował 3 pełne miesiące i nabył prawo do 5 dni urlopu wypoczynkowego. 4 spośród tych 5 dni może wykorzystać w formie urlopu na żądanie.

Karty z kalendarza.

Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok?

Mimo że niewykorzystany urlop wypoczynkowy można wykorzystać w kolejnym roku kalendarzowym, sytuacja wygląda inaczej w przypadku urlopu na żądanie. Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu najpóźniej do końca roku, nie przechodzi on na rok kolejny.

Czy urlop na żądanie można łączyć?

W zależności od potrzeb każdy pracownik może dowolnie konfigurować przysługujący mu urlop na żądanie. Może zatem zdecydować się na:

  • 4 dni wolnego jednorazowo,
  • 4 dni wolnego osobno,
  • dwukrotnie po 2 dni wolnego,
  • jednorazowo 3 dni wolnego oraz jeden dzień osobno.

Niezależnie od tego, na jaką liczbę dni wolnych od pracy zdecyduje się zatrudniony, w żadnym wypadku nie ma on obowiązku uzasadnienia swojego stanowiska. Kodeks pracy jasno zaznacza, że urlop na żądanie jest czasem, z którego żaden pracownik nie musi się tłumaczyć, ponieważ najczęściej występującymi powodami są te ściśle osobiste, np. śmierć bliskiej osoby.

Czy odmowa urlopu na żądanie może mieć miejsce?

Choć funkcjonuje przekonanie, że pracodawca zawsze ma obowiązek udzielenia urlopu na żądanie, nie do końca jest to prawdą. Po stronie pracownika leży złożenie wniosku, natomiast pracodawca ma prawo odmówić urlopu – w praktyce jednak odmowa pracodawcy rzadko ma miejsce i może wystąpić jedynie w uzasadnionych przypadkach.

Jednym z nich będzie zbiorowe skorzystanie z urlopu na żądanie przez grupę pracowników tego samego dnia, jeśli istnieją podejrzenia, że jest to forma strajku. Inna sytuacja, w której pracodawca może nie udzielić wolnego na żądanie, to konieczność zadbania o ważne interesy pracodawcy.

Dotyczy to m.in. zakładów produkcyjnych w okresie wzmożonej aktywności lub w czasie braków kadrowych. Nieobecność pracownika nie może więc rujnować grafiku firmy i powodować gorszej obsługi klientów bądź przestojów w produkcji.

Czy urlop na żądanie jest płatny?

Jako że urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, za jego wykorzystanie należy się wynagrodzenie w wysokości kwoty, jaką pracownik by otrzymał, pracując w tym czasie. Do wynagrodzenia za urlop należy wliczyć także zmienne składniki. Oblicza się je na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich 3 miesięcy przed urlopem. Jeśli kwoty te znacznie różnią się w ciągu tych miesięcy, okres ten można przedłużyć do 1 roku.

Kobieta rozmawia przez telefon, notuje na kartce papieru.

Urlop na żądanie – kiedy zgłosić?

Reguły dotyczące urlopu na żądanie wiążą się z nieco elastycznymi zasadami. Niemniej jednak obowiązkiem każdego pracownika jest poinformowanie pracodawcy o planowanym urlopie. Z racji tego, że bardzo często następuje on niespodziewanie, zatrudniony może zgłosić to najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Trzeba również pamiętać, że pod żadnym pozorem nie istnieje możliwość odbycia dnia wolnego oraz poinformowania pracodawcy o wykorzystanym urlopie na żądanie już po fakcie.

Urlop na żądanie – jak zgłosić?

Zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie pracy nie istnieje jeden określony sposób, za pomocą którego pracownicy powinni zgłaszać pracodawcom chęć skorzystania z urlopu na żądanie. Najlepiej więc zrobić to w najdogodniejszy dla siebie sposób.

Najczęściej wybieraną metodą jest więc telefoniczne lub e-mailowe poinformowanie przełożonego o dniu wolnym od pracy. Będąc w dobrych stosunkach z przełożonym, można także zdecydować się na krótką wiadomość SMS.

Elektroniczny wniosek o udzielenie urlopu – jak to działa?

W naglących sytuacjach połączenia telefoniczne lub wysyłane wiadomości tekstowe mogą bywać zawodne. Wystarczy, że przełożony nie będzie mógł odbyć rozmowy lub przeoczy informację o prośbie o przyznaniu dnia wolnego od pracy.

Aby uniknąć przykrych konsekwencji takich zdarzeń, warto stawiać na innowacyjne rozwiązania, które usprawniają zarządzanie firmą. Jednym z nich jest system Kadromierz, który wśród swoich licznych funkcji ma możliwość elektronicznego składania wniosków urlopowych.

Poprzez wygodną aplikację dla pracowników może on w kilka chwil utworzyć elektroniczne wnioski urlopowe, które następnie przekazuje pracodawcy w celu weryfikacji i rozpatrzenia. Po uzyskaniu zgody na urlop zatrudniony automatycznie zostaje o tym poinformowany przez aplikację Kadromierz. Dzięki temu wszystkie formalności zostają ograniczone do minimum – w tym także zbędna dokumentacja. W razie potrzeby można jednak swobodnie wydrukować ją z programu.

Załóż darmowe konto w Kadromierzu.
Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz