Załamana kobieta trzyma telefon w ręce.

Urlop na żądanie – jak wpływa na grafik pracy?

Pracownicy zatrudnieni z tytułu umowy o pracę mogą cieszyć się wieloma przywilejami. Jednym z nich jest możliwość skorzystania z urlopu wypoczynkowego – w tym urlopu na żądanie. W wyjątkowych okolicznościach może on umożliwić zatrudnionemu załatwienie niezbędnych spraw, bez obaw, że pracodawca wyciągnie wobec niego jakiekolwiek konsekwencje. Co warto wiedzieć na ten temat? Jak urlop na żądanie wpływa na grafik pracy?

Czym jest urlop na żądanie?

Jak sama nazwa wskazuje, urlop na żądanie to dni wolne od pracy, które pracownik może wziąć w przypadku wystąpienia niespodziewanej sytuacji życiowej. W odróżnieniu od urlopów takich jak urlop ojcowski czy macierzyński, nie da się go zaplanować z wyprzedzeniem. Obecnie na próżno dopatrywać się jednoznacznej definicji tego pojęcia.  W dużej mierze jego istota jest uzależniona od przyczyny złożenia wniosku o urlop, jak również reguł, których musi przestrzegać pracodawca. Niemniej jednak wszelkie aspekty związane z urlopem na żądanie są zawarte w Kodeksie pracy w artykule 167.

Urlop na żądanie – kiedy przysługuje?

Łatwo zatem wywnioskować, że urlop na żądanie przysługuje wyłącznie tym pracownikom, którzy są zatrudnieni na umowie o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych – czyli umowy zlecenia oraz umowy o dzieło – pracodawca nie ma obowiązku udzielać tego przywileju.

Kalendarz miesięczny leżący na biurku.

Urlop na żądanie – ile dni?

W każdym roku kalendarzowym pracownik zatrudniony na umowie o pracę ma do dyspozycji 4 dni urlopu. Jest on częścią podstawy urlopowej pracownika wynoszącej 20 bądź 26 dni na rok. Urlopów na żądanie z oczywistych powodów nie uwzględnia się w planach urlopowych. Tego typu dni wolne pracownik wykorzystuje, kiedy zaistniałe okoliczności nie pozwalają mu danego dnia stawić się w pracy.

W przypadku 8-godzinnego dnia pracy w 5-dniowym tygodniu pracy udzielenie wolnego na żądanie jest bardzo proste. Pracownik każdorazowo wykorzystuje 8 godzin. Sytuacja się komplikuje, gdy mamy do czynienia z równoważnym systemem czasu pracy, w którym np. jednego dnia pracownik ma przepracować 4, a innego 12 godzin. Niektórzy pracodawcy, zastanawiając się, ile urlopu na żądanie mają obowiązek udzielić, przeliczają go więc na godziny (8 x 4 = 32). Jest to jednak praktyka nieznajdująca uzasadnienia w przepisach Kodeksu pracy. Urlop jest bowiem zawsze udzielany w takiej liczbie godzin, jaka przypadałaby do przepracowania w dany dzień. Jeśli pracownik zgłosi wniosek o urlop na żądanie 4 razy w roku w dniach, w których miałby przepracować po 12 godzin, będzie to w pełni zgodne z prawem, a pracodawca nie ma możliwości skrócenia tego czasu z 48 (4 x 12) do wspomnianych wcześniej, 32 godzin.

W zależności od potrzeb każdy pracownik może dowolnie konfigurować przysługujący mu urlop na żądanie. Może zatem zdecydować się na:

  • 4 dni wolnego jednorazowo,
  • 4 dni wolnego osobno,
  • dwukrotnie po 2 dni wolnego,
  • jednorazowo 3 dni wolnego oraz jeden dzień osobno.

Niezależnie od tego, na jaką liczbę dni wolnych od pracy zdecyduje się zatrudniony, w żadnym wypadku nie ciąży na nim konieczność usprawiedliwiania swojej nieobecności przed pracodawcą. Według Kodeksu pracy urlop na żądanie jest bowiem czasem, z którego żaden pracownik nie musi się tłumaczyć, ponieważ najczęściej występującymi powodami są te ściśle osobiste. Urlop na żądanie wykorzystywany jest przede wszystkim w przypadku obowiązku nagłego załatwienia istotnych spraw, trudnych sytuacji życiowych czy zdrowotnych.

Kiedy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Choć w potocznej świadomości funkcjonuje przekonanie, że pracownik sam „przyznaje sobie” urlop na żądanie, faktycznie występuje on jedynie z wnioskiem do pracodawcy, a ten z kolei ów wniosek zatwierdza. W praktyce rzadko ma miejsce decyzja odmowna, ale jak najbardziej może ona wystąpić w uzasadnionych przypadkach.

Jednym z nich będzie zbiorowe skorzystanie z urlopu na żądanie przez grupę pracowników tego samego dnia, jeśli istnieją podejrzenia, że jest to forma strajku. Inna sytuacja, w której pracodawca może nie udzielić wolnego na żądanie, to konieczność zadbania o ważne interesy pracodawcy. Dotyczy to m.in. zakładów produkcyjnych w okresie wzmożonej aktywności lub w czasie braków kadrowych. Urlop na żądanie nie może więc rujnować grafiku firmy i powodować gorszej obsługi klientów bądź przestojów w produkcji.

Dwóch mężczyzn siedzi po przeciwnych stronach biurka. Jeden z nich patrzy z powagą na drugiego, skrywającego twarz w dłoniach.

Czy urlop na żądanie jest płatny?

Jako że urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, za jego wykorzystanie należy się wynagrodzenie w wysokości kwoty, jaką pracownik by otrzymał pracując w tym czasie. Do wynagrodzenia za urlop należy wliczyć także zmienne składniki. Oblicza się je na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich 3 miesięcy przed urlopem. Jeśli kwoty te znacznie różnią się na przestrzeni tych miesięcy, okres ten można przedłużyć do 1 roku.

Urlop na żądanie – kiedy zgłosić?

Reguły dotyczące urlopu na żądanie wiążą się z nieco elastycznymi zasadami. Niemniej jednak obowiązkiem każdego pracownika jest poinformowanie pracodawcy o planowanym urlopie. Z racji tego, że bardzo często następuje on niespodziewanie, zatrudniony może zgłosić to najpóźniej w dniu rozpoczęcia wolnego. Trzeba również pamiętać, że pod żadnym pozorem nie istnieje możliwość odbycia dnia wolnego oraz poinformowania pracodawcy o wykorzystanym urlopie na żądanie już po fakcie. W tej sytuacji pojawia się jednak pytanie. Jak należy to zrobić, aby informacja o niepojawieniu się w pracy na pewno dotarła do przełożonego?

Urlop na żądanie – jak zgłosić?

Zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie pracy nie istnieje jeden określony sposób, za pomocą którego pracownicy powinni zgłaszać pracodawcom chęć skorzystania z urlopu na żądanie. Najlepiej więc zrobić to w najdogodniejszy dla siebie sposób. Najczęściej wybieraną metodą jest więc telefoniczne lub e-mailowe poinformowanie przełożonego o dniu wolnym od pracy. Będąc w dobrych stosunkach z przełożonym, można także zdecydować się na krótką wiadomość SMS.

Kobieta rozmawia przez telefon, notuje na kartce papieru.

Ile przysługuje urlopu na żądanie w pierwszej pracy?

Jeżeli pracownik rozpoczyna swoją pierwszą pracę i nabywa prawa do dni wolnych wraz z upływem kolejnych miesięcy, wówczas automatycznie te pierwsze dni może on wykorzystać jako urlop na żądanie. Mowa np. o sytuacji, w której pracownik przepracował 3 pełne miesiące i nabył prawo do 5 dni urlopu wypoczynkowego. 4 spośród tych 5 dni może on wykorzystać w formie urlopu na żądanie.

Elektroniczny wniosek o udzielenie urlopu

W naglących sytuacjach połączenia telefoniczne lub wysyłane wiadomości tekstowe mogą bywać zawodne. Wystarczy, że przełożony nie będzie mógł odbyć rozmowy lub przeoczy informację o prośbie o przyznaniu dnia wolnego od pracy. Aby uniknąć przykrych konsekwencji takich zdarzeń, warto stawiać na innowacyjne rozwiązania, które usprawniają zarządzanie firmą. Jednym z nich jest system Kadromierz, który wśród swoich licznych funkcji posiada możliwość  elektronicznego składania wniosków urlopowych.

Poprzez wygodną aplikację dla pracowników może on bowiem w kilka chwil utworzyć elektroniczne wnioski urlopowe, które następnie przekazuje pracodawcy w celu weryfikacji i rozpatrzenia. Po uzyskaniu zgody na wzięcie wolnego zatrudniony automatycznie zostaje o tym poinformowany przez aplikację Kadromierz. Dzięki temu wszystkie formalności zostają ograniczone do minimum – w tym także zbędna dokumentacja! W razie potrzeby można jednak swobodnie wydrukować ją z programu.

Wypróbuj za darmo

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz

Planowanie grafiku pracy
nie musi być skomplikowane!

Poznaj najlepszy system do tworzenia grafików i ewidencji czasu pracy.