Jak ułożyć grafik pracy w gastronomii?

Efektywne zarządzanie personelem ma wpływ na wynik finansowy Twojej firmy. Posiadając zgrany zespół, masz nie tylko gwarancję zadowolenia klientów, ale także zyskujesz przewagę nad konkurencją. Ułożenie grafiku pracy, zwłaszcza w tak dynamicznej branży jak gastronomia, stanowi nie lada wyzwanie.

Przy układaniu harmonogramu należy mieć na uwadze, by wszystkie zadania związane z prowadzeniem restauracji zostały wykonane jak najszybciej, z wykorzystaniem jak najmniejszej liczby pracowników, przy zachowaniu najwyższego poziomu świadczonych usług, co finalnie przełoży się na zadowolenie klienta oraz rentowność restauracji. Ponadto należy uwzględnić system czasu pracy, dobę pracowniczą, odpoczynki oraz pozostałe przepisy wynikające z Kodeksu pracy. I choć na pierwszy rzut oka może się to wydawać skomplikowane, są sposoby i dostępne na rynku narzędzia, żeby to ułatwić. Z poniższego artykułu dowiesz się, jak to zrobić.

System czasu pracy

O tym, jaki system pracy będzie obowiązywał w firmie, decyduje pracodawca. W gastronomii sprawdzi się ich kilka:

• System podstawowy, czyli praca 8 godzin dziennie oraz przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.
• Zmianowy rozkład czasu pracy, na przykład na dwie zmiany – pracodawca ustala widełki godzinowe, w zależności od specyfiki swojego lokalu. Nakładające się na siebie zmiany to częste rozwiązanie w gastronomii, gdyż nie brakuje wtedy rąk do pracy. Jedna zmiana kończy pracę, kolejna zaczyna i bezpośrednio przejmuje jej obowiązki. W zależności od rodzaju wykonywanej pracy czas zamiany wynosi od 30 do 60 minut.
• System równoważny pozwala na wydłużanie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę. Pracownicy mogą mieć wówczas wyższy dobowy wymiar czasu pracy w dniach większego natężenia ruchu, a mniejszy w dniach o mniejszym natężeniu lub otrzymać dzień wolny.
• System weekendowy – w tym systemie praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta. Dopuszczalne jest także, aby dobowy wymiar czasu pracy był przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca.

Niezależnie od zastosowanego systemu czasu pracy w lokalu gastronomicznym obowiązkowo należy zapewnić pracownikom łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.

Ustal wymiar czasu pracy

Przy układaniu grafiku w gastronomii w pierwszej kolejności ustal liczbę godzin, jaką pracownicy muszą przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Należy to zrobić zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy, czyli:

• Pomnóż normę tygodniową (40 h) przez liczbę pełnych tygodni, które wchodzą w skład danego okresu rozliczeniowego (np. jednego miesiąca),
• Do otrzymanego wyniku dodaj iloczyn normy dobowej (8 h) i liczby dni (pon-pt), które pozostały do końca okresu rozliczeniowego,
• Od otrzymanego wyniku odejmij liczbę świąt, które przypadają w danym okresie rozliczeniowym i wypadają w dniu innym niż niedziela,
• Na koniec pomnóż otrzymaną liczbę przez wysokość etatu (np. 1/2 etatu).

Praca powyżej tego wymiaru traktowana jest jako godziny nadliczbowe.

Odpoczynki dobowe i tygodniowe

Oprócz wymiaru i systemu czasu pracy musisz pamiętać także o kilku innych kwestiach, takich jak:

• Doba pracownicza – między rozpoczęciem jednej i kolejnej zmiany powinny upłynąć co najmniej 24 godziny.
• Odpoczynek tygodniowy – pracownikowi przysługuje 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu.
• Odpoczynek dobowy – początek kolejnej zmiany może być zaplanowany dopiero po upływie 11 godzin od końca poprzedniej zmiany.

W przypadku przejścia z jednej zmiany na drugą odpoczynek tygodniowy może trwać 24 h. Powinien obejmować niedzielę, a w przypadku pracy weekendowej – inny wyznaczony dzień.

Zapewnienie personelowi odpowiedniej ilości odpoczynku jest ważne w każdej branży, ale w gastronomii ma dość szczególne znaczenie. Zmęczony kelner może być opryskliwy dla klienta, a przepracowany kucharz – nie przygotować jedzenia z należytą starannością. Klient czeka, a lokal traci na opinii. Marnuje się jedzenie, a Tobie wzrastają koszty. Wniosek? Nie przemęczaj swojej załogi.

Praca w nadgodzinach

Pamiętaj, że pracy w godzinach nadliczbowych nie można planować. Nadgodziny dopuszczalne są tylko w nagłych i nieprzewidzianych sytuacjach takich jak:

• konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia, zdrowia, ochrony mienia lub środowiska,
• konieczność usunięcia awarii,
• szczególne potrzeby pracodawcy.

Jeśli istnieją ku temu przesłanki, możliwa jest praca w godzinach nadliczbowych. Należy jednak pamiętać, aby łączny czas pracy wraz z nadgodzinami nie przekraczał limitu określonego przez Kodeks pracy, tzn. przeciętnie 48 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Nie zapomnij o wolnej niedzieli

Zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy osoby wykonujące pracę w niedzielę powinny mieć zapewnioną przynajmniej jedną niedzielę wolną od wykonywania obowiązków służbowych w ciągu 4 następujących po sobie tygodni. Musisz to uwzględnić w harmonogramie czasu pracy, w przeciwnym razie będzie to wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym. Wyjątek stanowi tutaj wyłącznie system pracy weekendowej, w którym nie ma obowiązku zapewniania wolnej niedzieli raz na 4 tygodnie.

Plan urlopowy

Jeżeli grafik pracy sporządzany jest na dłuższy okres, weź pod uwagę plan urlopowy. Osoby zatrudnione na umowie o pracę raz w roku powinny wykorzystać urlop trwający nieprzerwanie co najmniej 14 dni. Pytaj załogę o plany z kilkutygodniowym, być może nawet miesięcznym wyprzedzeniem – np. czy zamierzają brać wolne w newralgicznych terminach, takich jak np. majówka, długie weekendy, wakacje czy święta. Odpowiedni zapas czasu pozwoli Ci na efektywniejsze zorganizowanie. Pamiętaj, że w zamian za pracę w święta przysługuje, oprócz podstawowego wynagrodzenia, dodatek za nadgodziny w wysokości 100%.

Teraz jeszcze pozostaje Ci pamiętać o pozostałych zaplanowanych sprawach, do których należą m.in. szkolenia, odbiór dni wolnych, jak również o tym, na co nie masz wpływu – sytuacje losowe czy zwolnienia lekarskie.

Zbierz dostępność pracowników restauracji

Zebrać dyspozycyjność personelu to jedno, uwzględnić to drugie. Jeszcze nie tak dawno, w przypadku zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę nikt nie sugerował się jego preferowanym czasem pracy. Dalej nie musisz tego robić, ale konkurencja w Twojej branży jest naprawdę duża i nie chodzi tu tylko o stawki, ale także o elastyczność, którą obecni na rynku pracownicy bardzo sobie cenią. Potrzebują możliwości łączenia życia zawodowego z prywatnym i dopasowania tego do kalendarza, co w przypadku sztywno narzuconego z góry harmonogramu będzie niewykonalne. Bierz pod uwagę sugestie grafikowe załogi i staraj się w miarę możliwości dopasować. Uwierz, że to docenią i się odwdzięczą.

Planuj z KPI

Planowanie z uwzględnieniem kluczowych wskaźników efektywności (KPI – Key Performance Indicators) oznacza, że powinieneś wyznaczyć sobie określone cele i dążyć do ich realizacji. Pozwoli Ci to kontrolować wydajność pracy pracowników czy zarządzanie budżetem.

W gastronomii jest wiele wartości, które możesz mierzyć. Weź pod uwagę archiwalne dane, np. analizę utargów, pogodę, liczbę klientów z zeszłych miesięcy, lecz przede wszystkim ile osób pracowało w danym dniu w poprzednich miesiącach i latach. Takie działanie pomoże Ci uniknąć nadgodzin, niedoborów kadrowych, a przede wszystkim zapewnić płynną pracę w lokalu.

W Kadromierzu możesz planować czas pracy na podstawie metryk budżetu i efektywności pracowników. Wystarczy przez jakiś czas zbierać informacje np. o liczbie gości w lokalu o określonych porach, liczbę obsługiwanych stolików przez kelnera czy ilość wydanych dań, a następnie zaimportować dane do narzędzia. Podczas układania grafiku pracy będziesz miał wgląd na wykresy, które podpowiedzą Ci, czy spełniasz założenia. Dzięki temu będziesz miał pewność, że w każdej chwili w pracy jest odpowiednia liczba pracowników, zapewniająca jakościową obsługę, a tym samym nie marnując budżetu na zbędny personel, kiedy ruch w restauracji jest znikomy.

Oprócz tego, w Kadromierzu możesz wyznaczyć sobie maksymalny udział procentowy kosztów pracy w przychodach i na podstawie tego planować harmonogram w restauracji. Za każdym razem, kiedy przekroczysz limit, wartości wyświetlą się na czerwono, co będzie wyraźnym sygnałem do redukcji roboczogodzin.

Informuj o zmianach w grafiku pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy grafik musi trafić do pracowników najpóźniej 7 dni przed jego wejściem w życie. Co zatem w sytuacjach, kiedy konieczna jest jego zmiana np. w przypadku choroby któregoś z pracowników czy urlopu na żądanie? Oczywiście pracodawca może wprowadzić zmiany, jeśli są one niezbędne. Musi jednak najpierw szczegółowo opisać możliwość wprowadzania takich modyfikacji grafiku pracy zmianowej w przepisach wewnątrzzakładowych.

Mimo wszystko wiadomo, że nagłe zmiany harmonogramu pracy nie są mile widziane przez pracowników, ponieważ zaburzają im prywatne plany. Warto zatem wprowadzić do firmy rozwiązanie, które w pewnym stopniu wyeliminuje niezadowolenie. Mowa tutaj o programie do grafików pracy, który ma możliwość wymiany zmian przez pracowników czy wysyłanie powiadomień o zmianach. Jeśli jeden z pracowników nie będzie mógł przyjść do pracy bez problemu znajdzie sobie zastępstwo, korzystając z aplikacji mobilnej zainstalowanej na własnym telefonie. Z kolei, gdy w dany dzień potrzebna będzie większa liczba rąk do pracy, poprzez system wyślesz do wszystkich pracowników stosowny komunikat z prośbą potwierdzenia. Funkcjonalności otwartych zmian i powiadomień znajdziesz w systemie Kadromierz.

Wybierz wzór harmonogramu lub grafik pracy online

Skoro już znasz wszystkie zasady układania grafiku pracy w gastronomii, teraz pora na wybór odpowiedniego sposoby na jego sporządzanie. W obecnych czasach dostępnych jest wiele opcji:

• miesięczne lub tygodniowe szablony grafików pracy do druku,
• tworzenie harmonogramu pracy w Excel,
• grafiki pracy online – w których układanie harmonogramu jest w 80% zautomatyzowane.

W przypadku wyboru tradycyjnej formy grafiku czas poświęcony na jego układanie z pewnością będzie o wiele dłuższy niż w przypadku elektronicznej formy. Ponadto ręcznie sporządzony grafik stwarza ryzyko błędów i niezgodności czasu pracy z Kodeksem pracy.

Z kolei grafik pracy online zapewnia automatyzację wielu czynności związanych z planowaniem czasu pracy – zbieranie dostępności, tworzenie harmonogramów, generowanie grafików, wymianę zmian czy nawet rozliczanie czasu pracy. Dodatkowo programy tego typu działają zgodnie z zasadami Kodeksu pracy, dzięki czemu weryfikują zgodność harmonogramu pracy z przepisami.

Planuj grafik pracy z Kadromierzem

Planowanie grafiku z zachowaniem wszystkich wytycznych będzie czasochłonne i wymagające od Ciebie szczegółowej znajomości przepisów. Możesz jednak ułatwić swoją pracę i skorzystać z dedykowanego ku temu rozwiązaniu, jakim jest Kadromierz – program dla gastronomii do układania grafików pracy. 

Jeśli skorzystasz z funkcji grafik pracy, układanie harmonogramu będzie łatwiejsze i szybsze. Kadromierz dysponuje aplikacją dla pracowników, w której m.in. zgłaszają swoją dyspozycyjność i wnioski urlopowe. Mają dostęp do grafiku na swoim telefonie – widzą każdą naniesioną zmianę i mogą szybko reagować np. w przypadku wspomnianych wcześniej otwartych zmian, kiedy konieczna jest wymiana lub uzupełnienie luki w grafiku.

Z kolei Ty możesz w dużym stopniu zautomatyzować proces planowania grafiku bez względu na liczbę pracowników, stanowisk czy nawet lokalizacji w gastronomii. Raz zaplanowany grafik dla całego zespołu zostanie jednym kliknięciem wygenerowany i przesłany dla każdego pracownika z osobna. Co istotne, system sprawdzi zgodność tego, co zaplanowałeś z przepisami Kodeksu pracy. W przypadku napotkania nieprawidłowości wyświetli stosowny komunikat, dzięki czemu naniesiesz odpowiednie korekty.

Oprócz tego w pakiecie z grafikiem pracy możesz również skorzystać z innych elektronicznych rozwiązań, np. ewidencji czasu pracy, listy płac, listy obecności czy wniosków urlopowych.

Wypróbuj planowanie grafiku pracy razem z Kadromierzem. Załóż darmowe konto i sprawdź, czy platforma spełnia Twoje oczekiwania.