Lista płac – co powinna zawierać

Jednym z przydatnych w firmie dokumentów jest lista płac. Choć formalnie nie ma obowiązku jej sporządzania, może się ona przydać w różnych celach. Pracodawca skorzysta z niej m.in. by zweryfikować poprawność deklaracji wysyłanych do ZUSu.

Co zawiera przykładowa lista płac?

Na tym dokumencie powinny znaleźć się m.in. następujące rubryki:

  • nazwa firmy
  • okres, za który obowiązuje lista
  • imię i nazwisko pracownika
  • data wypłaty wynagrodzenia
  • numer listy
  • podpisy autorów listy
  • poszczególne składniki wynagrodzeń

Ważne, by wśród części składowych wynagrodzenia wypisać osobno składki na ubezpieczenia społeczne (zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy), ubezpieczenie zdrowotne, zaliczkę na podatek dochodowy itp. Może się to okazać przydatne w przyszłości, np. gdyby druk listy płac miał posłużyć w celach dowodowych. Od połowy 2019 r. kolejnym elementem list płac staną się kwoty odprowadzane na Pracownicze Plany Kapitałowe.

Wzór listy płac powinien być tworzony w oparciu o ewidencję czasu pracy, podpisaną przez strony umowę o pracę oraz zestawienie przysługujących pracownikowi dodatkowych składników wynagrodzenia.

Lista płac w formie elektronicznej

Podobnie, jak wiele innych rodzajów dokumentów, swoje odzwierciedlenie w formie elektronicznej może znaleźć także lista płac. Wzór Excel – jeżeli jest odpowiednio sporządzony – będzie stanowił znaczne ułatwienie dla pracowników obsługi księgowo-kadrowej. Jeszcze więcej funkcjonalności oferują specjalne programy, zaprojektowane konkretnie dla osób zajmujących się tworzeniem i weryfikacją list płac.

Do największych zalet takiego oprogramowania należy funkcja automatycznego wyliczania składek emerytalnych, rentowych, chorobowych, zdrowotnych czy tych trafiających na fundusze pracy oraz gwarantowanych świadczeń pracowniczych. Dzięki temu pojedyncze dni urlopu bądź zwolnienia lekarskiego nie powodują konieczności liczenia wszystkiego „od nowa”. Aplikacja samodzielnie koryguje wartości zobowiązań. Wyświetla ona także stosowne komunikaty, jeżeli wynagrodzenie danego pracownika jest zwolnione z niektórych składek (zwłaszcza tych na fundusz pracy bądź gwarantowanych świadczeń pracowniczych).

Lista wynagrodzeń – o czym należy pamiętać

Omawiany dokument może obejmować jedynie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. W przypadku wykonawców (umowa o dzieło) lub zleceniobiorców (umowa zlecenie) sporządza się natomiast rachunki i to one stanowią podstawę do wypłaty wynagrodzenia.

Jeżeli listę płac prowadzi się w formie elektronicznej, warto pamiętać o dostosowaniu jej do druku oraz przechowywaniu kopii na dysku zewnętrznym lub odpowiednio zabezpieczonym serwerze, znajdującym się poza siedzibą Firmy. Dzięki temu zapobiegnie się utracie dokumentacji na skutek zdarzeń losowych, np. zalania biura.

comments powered by Disqus