Kodeks pracy a grafik pracy – sprawdź najważniejsze kwestie!

Zarządzanie zespołem pracowników wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jednym z nich jest planowanie czasu pracy. Zadanie to nie zawsze jest jednak proste – wymaga od przełożonego odpowiedniego rozplanowania dni pracujących tak, by przygotowany grafik nie naginał norm prawnych oraz uwzględniał ewentualne potrzeby pracowników. O czym więc trzeba pamiętać, aby prawidłowo zaplanować grafik pracy zgodny z Kodeksem pracy? 

Grafik pracy jest niezbędnym narzędziem, jeżeli chodzi o usprawnienie funkcjonowania firmy – szczególnie tej, której praca odbywa się w nienormowanych godzinach. W głównej mierze to dzięki niemu możliwe jest rozplanowanie dni i godzin pracy dla konkretnych pracowników tak, aby była ona efektywna. Przydatne jest to, zwłaszcza gdy przedsiębiorstwo prowadzi system zmianowy lub tam, gdzie praca nie zatrzymuje się ani na chwilę.

Jak powinien wyglądać grafik pracy? Kodeks pracy

Zgodnie z artykułem 94 pkt 2 Kodeksu pracy obowiązkiem każdego pracodawcy jest „organizowanie pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy”. Oznacza to, że aby efektywnie zarządzać zespołem pracowników, pracodawca powinien odpowiednio zaplanować grafik przy jednoczesnym uwzględnieniu przepisów znajdujących się w Kodeksie pracy. 

Planowanie czasu pracy związane jest z przygotowaniem harmonogramu – zwanego również grafikiem pracy – który w danym okresie będzie stanowił źródło informacji na temat tego, kto, w jakich dniach i o jakiej porze będzie pełnił obowiązki zawodowe w firmie. Taki dokument musi być jednak zgodny z przepisami, które narzuca Kodeks pracy. O czym zatem pracodawca musi pamiętać, podczas planowania takiego rozkładu?

Wymiar czasu pracy

Planując harmonogram pracy, w pierwszej kolejności należy uwzględnić wymiar czasu pracy – czyli liczbę godzin, jaką pracownicy muszą przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Określenie tego aspektu jest możliwe poprzez zastosowanie obliczeń z art. 130 Kodeksu pracy. Zgodnie z nimi, wymiar czasu pracy określa się poprzez:

• pomnożenie normy tygodniowej (40 godzin) przez liczbę pełnych tygodni, wchodzących w skład danego okresu rozliczeniowego,

• dodanie do otrzymanego wyniku iloczynu normy dobowej (8 godzin) i liczby dni, które pozostały do końca danego okresu rozliczeniowego (tzw. dni wystające, które przypadają od poniedziałku do piątku),

• odjęcie od otrzymanego wyniku świąt, które występują w danym okresie rozliczeniowym i przypadają w dniu innym niż niedziela (każde takie święto obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin).

Przykład: W kwietniu 2024 roku są 4 pełne tygodnie pracy oraz 2 dni robocze (wystające). Dodatkowo w dniu innym niż niedziela wypada 1 święto (1 kwietnia – Poniedziałek Wielkanocny). Zgodnie z tym wymiar czasu pracy w kwietniu 2024 roku wynosi:

40 x 4 + 8 x 2 – 8 = 168 godzin (21 dni roboczych oraz 9 dni wolnych).

Doba pracownicza

W trakcie planowania czasu pracy niezbędne jest także przestrzeganie doby pracowniczej. Oznacza to, że z rozpoczęciem pracy przez zatrudnionego w danym dniu, muszą upłynąć co najmniej 24 godziny, aby w kolejnego dnia mógł on ponownie podjąć się wykonywania obowiązków zawodowych.

Odpoczynki dobowe i tygodniowe

Czas pracy zgodny z Kodeksem pracy nakłada na pracodawcę również obowiązek zapewnienia pracownikom należytego odpoczynku. Według art. 132 i art. 133 KP wynosi on odpowiednio co najmniej 11 godzin między kolejnymi dniami pracy (odpoczynek dobowy) oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego. W przypadku wystąpienia nagłych sytuacji (np. konieczności przeprowadzenia akcji ratowniczej lub usunięcia awarii) zastosowanie tych reguł może zostać ograniczone.

Pięciodniowy wymiar tygodnia pracy oraz dni wolne od pracy

Aby zaplanować harmonogram zgodnie z przepisami, wymagane jest uwzględnienie przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy oraz dni ustawowo wolne od wykonywania obowiązków zawodowych. Ponadto zgodnie z art. 151¹² Kodeksu pracy osobom pracującym w niedziele, przysługuje przynajmniej jedna wolna niedziela w ciągu 4 tygodni pracy.

Dyspozycyjność i urlopy pracownicze

Sporządzając grafik czasu pracy, należy wziąć pod uwagę także dyspozycyjność pracowników m.in. zgłaszane urlopy wypoczynkowe. Jest to szczególnie ważne w okresie wakacyjnym, ponieważ wtedy najwięcej osób chce brać wolne. W każdym systemie czasu pracy należy brać pod uwagę dni wolne pracowników.

Inne czynniki

Kodeks pracy jasno określa zasady, jakie muszą zostać uwzględnione, aby grafik pracy był zgodny z obowiązującymi przepisami. Jednak to nie wszystko, o czym musi pamiętać przedsiębiorca w trakcie jego planowania. Rozpisując grafik pracy w zakładzie, należy bowiem uwzględnić także czynniki wewnętrzne, takie jak:

• zgłaszane nieobecności pracowników,
• zwolnienia lekarskie,
• urlopy szkoleniowe,
• pracę w nadgodzinach (w tym czas wolny, który pracownik odbiera za nadgodziny),
• przerwy w pracy.

Czy grafik pracy jest obowiązkowy?

Harmonogram czasu pracy to przydatny dokument, który pomaga uregulować kwestie związane z czasem pracy osób zatrudnionych w danej firmie. Jednak jego przygotowywanie nie zawsze jest obowiązkowe.

Zgodnie z art. 129 § 4 Kodeksu pracy grafiku czasu pracy nie wymaga się, gdy:

• rozkład czasu pracy pracowników wynika z: prawa pracy, obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy lub z umowy o pracę,
• praca wykonywana jest w systemie zadaniowym,
• zastosowanie ma ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy.

Grafiki pracy nie są więc wymagane w firmach kierujących się sztywnymi i z góry ustalonymi godzinami funkcjonowania – czyli zazwyczaj w podstawowym systemie czasu pracy uwzględniającym pełnienie obowiązków zawodowych przez 5 dni w tygodniu przy zachowaniu 8-godzinnej normy dobowej. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy praca przyjmuje formę zmianową. Wtedy prowadzenie harmonogramu czasu pracy staje się koniecznością.

Zmiany w grafiku a Kodeks pracy

Każdy pracodawca ma obowiązek przekazywać grafik pracy pracownikom minimum z tygodniowym wyprzedzeniem okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Może być on dostarczany na różne sposoby – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Istotne jest także, aby pracownicy mieli stały wgląd w przygotowany harmonogram czasu pracy.

Sprawdź, z jakim wyprzedzeniem należy wręczyć pracownikowi grafik pracy.

Kodeks pracy natomiast nie zawiera żadnych informacji o zmianie grafiku pracy w trakcie miesiąca. Oznacza to, że przepisy prawa nie zakazują takiego działania. Jeśli zatem w Twojej firmie konieczna jest czasami taka modyfikacja, warto zamieścić wszystkie informacje o zmianie rozkładu czasu pracy w przepisach wewnątrzzakładowych np. w regulaminie pracy czy w obwieszczeniu. Dotyczy to m.in. zapisu – kiedy harmonogram pracy może ulec zmianie, z jakim wyprzedzeniem należy poinformować pracownika o zmianie oraz kto może dokonać modyfikacji. Należy jednak mięć na uwadze nie tylko konieczność zapewnienia ciągłości funkcjonowania zakładu pracy, a także dobro i możliwości pracownika. 

Efektywny harmonogram zgodny z przepisami Kodeksu pracy

Planowanie czasu pracy w firmie to wymagające zadanie, które nakłada na przedsiębiorcę wiele dodatkowych obowiązków, których nie należy bagatelizować. Trzeba bowiem pamiętać, że grafik pracy niezgodny z Kodeksem pracy może przyczynić się do wielu nieprzyjemnych sytuacji, niekiedy kończących się nawet na sali sądowej. Dodatkowo w trakcie tworzenia grafiku mogą pojawić się nieprzewidziane sytuacje, takie jak choroby czy praca w godzinach nadliczbowych. I choć bezpośrednio nie da się ich uniknąć, można znacznie ułatwić cały ten proces. Jak to zrobić?

Z wykorzystaniem intuicyjnego narzędzia online, jakim jest Kadromierz. Funkcja grafik pracy pozwala tworzyć dzienne, tygodniowe oraz miesięczne harmonogramy przy jednoczesnym uwzględnieniu wszelkich norm Kodeksu pracy. Odpowiednia weryfikacji bieżących zapisów, pozwala uniknąć łamania przepisów prawa pracy. W Kadromierzu wszystko odbywa się zgodnie z panującymi zasadami!

Ponadto stworzony harmonogram zostanie wysłany do wszystkich pracowników jednocześnie za pomocą jednego kliknięcia. Mało tego, możliwa jest także wymiana zmian między pracownikami, więc nagłych sytuacjach, kiedy ktoś z zatrudnionych rozchoruje się w dniu pracy – może samodzielnie załatwić sobie zastępstwo za pomocą aplikacji. Koniecznie skorzystaj z darmowego okresu próbnego i sprawdź, jak przydatny jest nasz program.

Artykuł zweryfikowany przez prawnika:
Łukasz Dej