Grafik pracy:
niezbędnik kierownika w każdej firmie

Wstęp

Firmy nieustannie poszukują coraz lepszych, skuteczniejszych i efektywniejszych sposobów zarządzania. Rozwój przedsiębiorstwa zależy przede wszystkim od ludzi i ich kapitału (w postaci wiedzy, doświadczenia czy kreatywności), jak również sposobu organizacji ich pracy. Niezwykle ważnym aspektem z punktu widzenia całej organizacji jest także efektywne zarządzanie czasem pracy personelu. Odpowiednie działania zaoszczędzą Ci sporo czasu, stresu i problemów.

W naszym poradniku znajdziesz odpowiedzi na pytania dotyczące planowania czasu pracy w Twojej firmie oraz praktyczne wskazówki. Dowiesz się, jakie są zadania oraz wyzwania współczesnego menadżera, a także poznasz cechy idealnego grafiku pracy. Na końcu przygotowaliśmy dla Ciebie zestawienie narzędzi do planowania harmonogramu.

Harmonogram pracy jako wyzwanie dla menadżera

Czym jest harmonogram pracy? Spojrzenie w kontekście zarządzania firmą

Czas pracy

Czas pracy to okres, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy. Jest regulowany przez dzienny oraz tygodniowy wymiar. Pamiętaj, że bardzo ważne jest przestrzeganie rozwiązań legislacyjnych w zakresie czasu pracy, ponieważ to jedno z kluczowych obowiązków pracodawcy i pracownika wynikających z zawartego stosunku pracy.

W kontekście zarządzania organizacją możesz również mówić o efektywnym czasie pracy. W tym wypadku jest to różnica pomiędzy czasem nominalnym a nieobecnościami i postojami (które mogą wynikać zarówno z winy, jak i przyczyn niezależnych od pracownika, np. choroba, postój parku maszynowego).

Systemy czasu pracy

W Polsce funkcjonuje 7 systemów czasu pracy. Każdy z nich może różnić się innymi okresami rozliczeniowymi i innymi normami czasu pracy w ciągu doby. Najczęściej stosowanym systemem jest podstawowy system czasu pracy.

Podstawowy system czasu pracy

Przeciętny tygodniowy czas pracy wynosi nie więcej niż 40 godzin, a dzienny czas pracy ogranicza się do 8 godzin. Ważne jest również, aby okres rozliczeniowy nie przekraczał 4 miesięcy, ale może zostać wydłużony w niektórych przypadkach. W sektorze rolnictwa, hodowli zwierząt i ochrony osób może on wynosić maksymalnie 6 miesięcy. Natomiast, jeśli występują odpowiednie warunki techniczne lub organizacyjne, okres ten może się wydłużyć do 12 miesięcy.

Równoważny system czasu pracy

Równoważny system czasu pracy dopuszcza wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy w niektóre dni oraz proporcjonalne skrócenie w pozostałe dni. Praca powinna być zaplanowana tak, aby całkowity wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym nie przekraczał norm czasu pracy.

W równoważnym systemie czasu pracy można wydłużyć dobowy wymiar czasu pracy do 12 godzin. W określonych przypadkach ten czas może zostać wydłużony do 16 godzin (dozór urządzeń) lub do 24 godzin (pilnowanie mienia, ochrona ludzi, pracownicy zakładowych straży pożarnych i służb pracowniczych).

Przerywany system czasu pracy

Przerywany system czasu pracy charakteryzuje się występowaniem przerwy trwającej nie dłużej niż 5 godzin. Przerwa nie jest wliczana do czasu pracy, jednak za jej czas pracownik ma prawo do połowy wynagrodzenia.

Taki system pracy nie może być łączony ze skróconym tygodniem pracy, systemem równoważnym, pracą w ruchu ciągłym i systemem weekendowym.

Zadaniowy system czasu pracy

W tym systemie pracownik może sam organizować swoje działania z zachowaniem norm czasu pracy. Powinien pracować nie dłużej niż 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo.

Praca w ruchu ciągłym

Praca w ruchu ciągłym stosowana jest w zakładach, które nie mogą przerywać swojej pracy m.in. ze względu na konieczność nieustannej pracy maszyn. W tym systemie tygodniowy wymiar czasu pracy może zostać wydłużony do 43 godzin przy okresie rozliczeniowym trwającym nie dłużej niż miesiąc.

Praca weekendowa

Praca weekendowa wprowadzana jest na wniosek pracownika, który wykonuje pracę od piątku do niedzieli oraz w święta. Praca w takim systemie nie może przekraczać 12 godzin dziennie, a okres rozliczeniowy przekraczać 1 miesiąca.

System skróconego tygodnia pracy

System skróconego tygodnia pracy również można wprowadzić na wniosek pracownika. W takim przypadku praca może być wykonywana przez mniej niż 5 dni w tygodniu, a dobowy wymiar czasu pracy wydłużony do 12 godzin. Okres rozliczeniowy wynosi maksymalnie miesiąc.

Kim jest współczesny menadżer? Wszechstronne zachowania menadżera

Jak zdefiniujemy współczesnego menadżera? Na pewno i Ty zgodzisz się ze stwierdzeniem, że dobry kierownik jest na wagę złota z uwagi na konieczność pełnienia różnorodnych funkcji w firmie. Poniżej opisaliśmy pokrótce obszary pracy menadżera.

Finanse

Powinieneś rozumieć zagadnienia związane z zarządzaniem finansami i dostrzegać, że powiązania pomiędzy poszczególnymi elementami ekonomicznymi przekładają się na sukces finansowy firmy.

Monitorowanie kosztów, kontrola wydatków i świadomość skąd biorą się przychody firmy to wiedza, która współcześnie jest niezbędna, aby właściwie spełniać obowiązki menadżera.

PR & marketing

Dopełnieniem obrazu idealnego menadżera będą kompetencje związane z budowaniem pozytywnego wizerunku firmy. Na pewno przydatna będzie podstawowa wiedza z zakresu marketingu i public relations, ale również otwartość na wykorzystanie nowoczesnych kanałów komunikacji, pomysły na reklamę i sprzedaż.

Oczywiście nie musisz robić wszystkiego sam! Dobrym pomysłem będzie zatrudnienie dedykowanych osób (np. specjalisty ds. marketingu czy specjalisty ds. social mediów) lub rozpoczęcie współpracy z freelancerami.

Zarządzanie pracownikami

Zarządzanie zasobami ludzkimi jest jednym z kluczowych zadań każdego menadżera. Sukces organizacji zależy w dużej mierze od efektywnego zarządzania personelem. Musisz umiejętnie kierować, motywować i rozwijać zespół pracowników, aby osiągnąć zamierzone cele. Zarządzanie zasobami ludzkimi obejmuje takie aspekty jak: rekrutacja i selekcja pracowników, szkolenia, rozwój, ocena, wynagradzanie oraz retencja talentów.

Menadżerowie muszą być elastyczni i umiejętnie dostosowywać swoje podejście do różnych typów pracowników. Pozwoli to na efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi i osiągnięcie sukcesu organizacyjnego, a także utrzymanie wysokiego poziomu satysfakcji z pracy wśród pracowników.

Znajomość prawa pracy

Znajomość prawa pracy jest niezwykle istotna dla każdego menadżera. Dlaczego? Ponieważ Kodeks pracy reguluje wiele aspektów związanych z zatrudnieniem i relacjami pracowniczymi. Pełniąc tę funkcję, jesteś odpowiedzialny(a) za zarządzanie zespołem, a wiedza na temat prawa pracy pozwoli Ci efektywnie i świadomie podejmować decyzje personalne.

Dzięki zrozumieniu przepisów dotyczących np. czasu pracy, wynagrodzeń, urlopów czy zwolnień unikniesz nieporozumień i konfliktów z pracownikami. Menadżer, który ma solidną wiedzę z zakresu prawa pracy, może także lepiej chronić interesy swojej organizacji, dbając o przestrzeganie obowiązujących regulacji prawnych i minimalizując ryzyko wystąpienia sporów lub kar finansowych. Znajomość prawa pracy to kluczowy element skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi i budowania zdrowych relacji w miejscu pracy.