5 powodów, dla których warto sporządzać elektroniczną listę obecności

Autor: Kadromierz

28 kwietnia 2022

Przeczytaj w: 2 minuty

Elektroniczna lista obecności to funkcjonalny raport, który oszczędza czas i ułatwia codzienną pracę pracodawcom czy specjalistom HR. Naturalnie w dobie cyfryzacji rejestracji rozpoczęcia i zakończenia pracy można dokonywać wirtualnie. Należy jednak pamiętać, że lista obecności w pracy, w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy, nie jest obowiązkowa. Są to dwa różne dokumenty. Dowiedz się, jakie ma zalety lista obecności online.

Możliwość kontrolowania listy z każdego miejsca na świecie

Wykorzystując system rejestracji czasu pracy oparty o nowoczesne technologie, możesz zyskać wgląd w stan kadrowy – niezależnie czy jesteś w domu, w delegacji, czy innym dowolnym miejscu na Ziemi. Z tej możliwości chętnie korzystają menadżerowie oraz szefowie małych, średnich i dużych firm. Mogą szybko sprawdzić, czy lista obecności pracowników została w danym dniu prawidłowo wypełniona i czy np. widnieje na niej elektroniczny podpis pracownika, jak wygląda kwestia absencji i usprawiedliwiania nieobecności. Jeśli okaże się, że braki w personelu są zbyt duże, można błyskawicznie podjąć środki zaradcze i przeorganizować pracę zakładu. Pogląd w czasie rzeczywistym i możliwość szybkiego reagowania to jedna z wielu zalet elektronicznej listy obecności.

Ograniczenie błędów lub możliwości oszustwa

Papierowe dokumenty mogą zawierać mnóstwo błędów, zwłaszcza jeżeli w firmie pracuje większa grupa osób. Często zdarza się, że pracownik wpisze się w nieprawidłowej rubryce lub pomyli datę, nawet jeśli przygotowany został doskonały wzór listy obecności. W przypadku wykorzystywania narzędzi elektronicznych ryzyko błędu jest natomiast ograniczone do minimum. Ciężko pomylić się np. przy odbijaniu swojej karty magnetycznej.

Odrębną kwestię stanowią próby oszustwa, jakich dopuszczają się niektórzy pracownicy. Narzędzie do rejestracji czasu pracy można ustawić w taki sposób, by robiło ono zdjęcie osobie wpisującej swój kod. Dzięki temu nie ma ryzyka, że „uczynny” kolega sfałszuje czyjąś obecność w pracy, przykładając cudzą kartę.

Inną metodą np. w przypadku pracy zdalnej, jest zastosowanie lokalizatora GPS, który wskazuje aktualne położenie pracownika. Taka funkcja umożliwia pracodawcy sprawdzenie, czy zatrudniony znajduje się w miejscu, które zadeklarował.

Sprawdź, co grozi za fałszowanie ewidencji czasu pracy!

Wyższa trwałość nośnika

Wykorzystując nowoczesną technologię w sprawie dokumentacji pracowniczej, możesz być pewnym, że nawet pożar nie spowoduje utraty danych. Papier może ulec zniszczeniu, ale w przypadku elektronicznej rejestracji czasu pracy do wszystkich informacji mamy dostęp w chmurze. Dzięki temu w razie zdarzeń losowych bądź kradzieży nie ma problemu z odtworzeniem zniszczonej lub uszkodzonej listy obecności.

Łatwa dostępność do archiwalnych danych

Istnieją sytuacje, w których trzeba sięgnąć daleko wstecz, by potwierdzić czyjąś obecność w pracy lub zakwestionować ją – np. w przypadku roszczeń odszkodowawczych z tytułu wypadku przy pracy. Gdy w zakładzie funkcjonuje papierowa lista obecności, może to zająć sporo czasu. Program Excel bądź dedykowane aplikacje dostarczają potrzebnych danych o wiele szybciej. Wystarczy wykonać kilka kliknięć, by dostosować filtr, zamiast przekładać całe sterty dokumentów czy segregatorów.

Ochrona środowiska

Różnicę widać zwłaszcza w większych firmach – do dokumentowania czasu pracy w tradycyjny sposób zużywa się mnóstwo papieru. Przenosząc się na nowoczesne nośniki, ratujemy życie tysięcy drzew.

Elektroniczna lista obecności z Kadromierzem

Aplikacja Kadromierz oferuje prosty i wygodny sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy, który jest uzupełniony o listy obecności oraz listy płac. Niezależnie od liczby pracowników, wielkości firmy czy umowy program prowadzi rejestrację czasu pracy wyposażoną w moduł fotorejestracji zdarzeń. Kadromierz zlicza przepracowane godziny, nadgodziny, spóźnienia czy nieobecności i generuje raporty, na podstawie których wyliczona zostaje dokładna kwota wynagrodzenia pracownika. Właściciel firmy, a także jego menadżer (jeśli zostaną mu nadane takie prawa), ma możliwość wglądu w listę obecności swoich pracowników oraz ich grafiki.

Wypróbuj za darmo
Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz