Brak świadectwa pracy od pracodawcy – co należy wiedzieć?

Jeśli zatrudniasz pracowników na podstawie umowy o pracę, Twoim obowiązkiem, po zakończeniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, jest wydanie świadectwa pracy. Dzięki temu dokumentowi pracownik, rozpoczynając nową pracę, może przedstawić dane dotyczące dotychczasowego zatrudnienia – w tym m.in. informację o stażu pracy. Niewydanie świadectwa pracy jest poważnym wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Sprawdź, co warto wiedzieć na ten temat.

Czym jest świadectwo pracy i do czego służy?

Świadectwo pracy to dokument, jaki pracodawca powinien przekazać pracownikowi po ustaniu stosunku pracy. Jego szczegółową treść, sposób i tryb wydawania, prostowania czy uzupełniania, a także pomocniczy wzór zawiera Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Zgodnie z nim w świadectwie pracy należy umieścić informacje dotyczące:

• okresów zatrudnienia,
• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
• rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk bądź pełnionych funkcji,
• trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem − strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia,
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku,
• wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• wykorzystanego urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy,
• zwolnienia od pracy ze względu na opiekę na dziecko wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych,
• informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach − na żądanie pracownika.

Świadectwo pracy powinno także zawierać pouczenie o prawie wystąpienia z wnioskiem pracownika do pracodawcy w celu sprostowania świadectwa pracy. Można to zrobić w ciągu 7 dni od otrzymania dokumentu. W przypadku, gdy pracodawca nie uwzględni tego wniosku, pracownik ma także prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie.

Sprawdź, gotowy wzór świadectwa pracy.

Czy pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy?

Wydanie świadectwa pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy wobec pracownika. Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy (z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy o pracę). W sytuacji, gdy nie jest to możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca powinien przesłać wspomniany dokument w ciągu 7 dni za pomocą poczty na adres pracownika bądź osoby upoważnionej. W takiej sytuacji, do akt osobowych pracownika należy dołączyć potwierdzenia nadania przesyłki.

Wydanie świadectwa pracy nie jest konieczne jedynie w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 7 dni od rozwiązania bądź wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Stanie się to obowiązkowe dopiero na wniosek pracownika. Wówczas pracodawca będzie miał 7 dni na dopełnienie tej czynności. Co ważne, wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Sprawdź, co musisz wiedzieć o zakończeniu współpracy z pracownikiem.

Niewydanie świadectwa pracy pracownikowi – konsekwencje dla pracodawcy

W sytuacji, gdy wraz z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, pracodawca odmawia wystawienia świadectwa pracy, pracownik, zgodnie z Kodeksem pracy, może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania dokumentu.

Co zrobić w sytuacji, gdy wytoczenie pozwu przeciwko pracodawcy nie jest możliwe (np. ze względu na zakończenie działalności)? Wówczas pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do świadectwa pracy. Na oba działania pracownik ma 3 lata – okres ten liczony jest od dnia, w którym dokument powinien zostać wystawiony.

Niewydanie pracownikowi świadectwa pracy to poważne wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Karą, jaką pracodawca może ponieść za niedopełnienie swojego obowiązku, jest grzywna w wysokości od 1 tys. do 30 tys. złotych. Ponadto, jeśli pracownik skieruje sprawę na drogę sądową, przysługuje mu także roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie za niewydanie świadectwa pracy, które przysługuje pracownikowi, jest równe wysokości wynagrodzenia za czas wykonywania pracy – kwota ta nie może być jednak większa niż równowartość wynagrodzenia za sześć tygodni pracy.

Brak świadectwa pracy a prawo do emerytury

Brak świadectwa pracy w aktach osobowych może wpłynąć na wysokość emerytury. Niewydanie tego dokumentu wiąże się z nieudokumentowaniem okresów składowych – oznacza to, że nie są one brane pod uwagę i pracownik otrzyma niższą emeryturę.

W sytuacji, gdy uzyskanie świadectwa pracy jest niemożliwe, pomocą może służyć Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W odpowiednim oddziale ZUS-u bądź na jego stronie internetowej można uzyskać informacje dotyczące archiwów, które zawierają dokumenty osobowe pracodawców.

Sprawdź nasz nowoczesny program do planowania i zarządzania czasem pracy. Elektroniczna ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, grafiki pracy czy RCP online – w jednym narzędziu!