Kobieta siedzi w biurze obok biurka, przegląda kalendarz.

Zmiany w grafiku pracy – co należy wiedzieć?

Funkcjonowanie każdej firmy uzależnione jest od szeregu czynników, wśród których duże znaczenie ma odpowiednie planowanie wykonania powierzonych zadań przez pracowników. W tym celu układany jest grafik pracy. Do kiedy należy go przedstawić pracownikom? Jakie obowiązki w tym zakresie leżą po stronie pracodawcy? Czy zmiany w grafiku pracy są możliwe?

Zatrudniając zespół ludzi, należy uwzględnić zapotrzebowanie na ich pracę w różnych okresach. Dotyczy to zwłaszcza szeroko pojętego handlu, ale także i działalności produkcyjnej czy sektora usług. Grafik pracy na miesiąc lub na dłuższy okres jest przydatny nie tylko właścicielowi przedsiębiorstwa, ale również i samym pracownikom. Otrzymując stosowny rozkład czasu pracy, są oni w stanie rozplanować aktywności pozazawodowe – zadbać o zorganizowanie opieki nad dziećmi, przewidzieć czas na odpoczynek, załatwienie spraw urzędowych czy wizyty u lekarza.

Zastanawiasz się, co powinien zawierać grafik zgodny z Kodeksem pracy? Sprawdź!

Trzy osoby siedzą przy biurku. Jedna z nich pisze na komputerze, druga wskazuje ręką na ekran.

Zmiany w grafiku – aspekty prawne

Zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawca może dokonać zmiany w grafiku w celu wyznaczenia dnia wolnego za pracę w niedzielę, święto lub inny dzień wolny wynikający z wymiaru pracy, a także, jeśli udziela czasu wolnego za nadgodziny.

Bardzo często jednak zmiany w grafiku pojawiają się z innego powodu, jakim są okoliczności niezależne od pracodawcy. Powinny być one uzasadnione, niemożliwe do wcześniejszego przewidzenia i wynikające z przyczyn obiektywnych. Takie zmiany stosuje się m.in. w przypadku choroby pracowników, urlopu okolicznościowego czy na żądanie.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w stanowisku z 18 października 2013 roku dookreśla, że możliwości zmiany harmonogramu pracy powinny być opisane w przepisach wewnątrzzakładowych.

Mężczyzna i kobieta dyskutują nad kartką papieru.

Zmiana grafiku pracy z dnia na dzień

Nie ma jasnych wytycznych Państwowej Inspekcji Pracy dotyczących terminu, w jakim powinno nastąpić przekazanie pracownikom informacji o zmianie rozkładu czasu pracy. Kwestia, z jakim wyprzedzeniem pracodawca może zmienić godziny pracy, powinnna zostać natomiast jasno określona w regulaminie pracy danego zakładu.

Zatem możliwa jest zmiana grafiku pracy z dnia na dzień, jeśli jest to dopuszczalne w regulaminie pracy. Nie należy jednak nadużywać tego przywileju. Ciągłe zmiany harmonogramu czasu pracy podawane do wiadomości pracowników w ostatniej chwili mogą zniechęcić pracowników. Takie działanie w rezultacie może skłonić ich do porzucenia pracy u danego pracodawcy.

Na pierwszym planie budzi i kalendarz z zaznaczoną datą. Z tyłu osoba przegląda dokumenty.

Z jakim wyprzedzeniem powinien być grafik pracy?

Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy rozkład czasu pracy – zwany potocznie grafikiem – musi zostać wręczony pracownikowi najpóźniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy. W świetle przepisów niedopuszczalna jest więc sytuacja, w której pracownik poznaje swój grafik pracy na kolejny tydzień dopiero w piątek po południu.

Wspomniany harmonogram można przedstawić pracownikom zarówno w tradycyjnej formie pisemnej, jak i w postaci elektronicznej. To drugie rozwiązanie zdecydowanie zyskuje w ostatnich latach na popularności. Osoby zatrudnione mogą poznać grafik pracy w każdej chwili, jeżeli tylko dysponują dostępem do Internetu.

Kobieta układa grafik pracy.

Kiedy grafik w pracy nie musi być sporządzany?

Istnieją wyjątki od wyżej opisanych reguł, kiedy to pracodawca nie musi sporządzać i wręczać zatrudnionym rozkładu czasu pracy. Ma to miejsce, gdy:

  • harmonogram pracy danego pracownika jest jasno określony w jego umowie o pracę, w regulaminie danego zakładu pracy czy w kodeksie pracy,
  • pracownika obowiązuje zadaniowy system pracy,
  • pracownik ma ustalony indywidualny rozkład czasu pracy (na pisemny wniosek),
  • pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu na podst. art. 1401 kodeksu pracy.

Na biurku leży kalendarz z zaznaczonymi datami.

Zmiany w grafiku pracy – o czym pamiętać?

Pracodawca musi pamiętać nie tylko o tym, z jakim wyprzedzeniem grafik pracy powinien trafić do pracowników, ale także i o szeregu przepisów regulujących czas i warunki pracy. By nie dopuścić się żadnej pomyłki, warto skorzystać z dedykowanej aplikacji. Wykrywa ona automatycznie konflikty z Kodeksem pracy oraz „biorącej pod uwagę” preferencje poszczególnych pracowników.

Co do zasady, każdemu pracownikowi przysługuje przynajmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku raz w tygodniu. Jeżeli jednak osoba zatrudniona „przechodzi” na inną zmianę, mieszczącą się w ustalonym rozkładzie czasu pracy, okres ten może ulec skróceniu. Nie może on jednak trwać mniej niż 24 godziny.

Nie wiesz, jak ułożyć grafik pracy? Sprawdź!

Grafik pracy widoczny w aplikacji Kadromierz.

Zmiany w grafiku pracy z Kadromierzem

Praca z Kadromierzem z pewnością ułatwi Ci wszystkie prace związane z grafikiem pracy. Twoi pracownicy w łatwy sposób będą mogli złożyć swoją dyspozycyjność za pomocą dedykowanej temu aplikacji, a Ty zaoszczędzisz czas dzięki funkcji automatycznego grafiku pracy.

Nie są to jednak jedyne funkcje, które oferuje nasza aplikacja. Program powiadomi również pracowników o wszyskich zmianach w grafiku, wymagając od nich potwierdzenia otrzymania komunikatu. W ten sposób będziesz mieć pewność, że pracownicy wiedzą o nadchodzącym czasie pracy. Kadromierz usprawnia proces komunikacji, sprowadzając wszystkie rozmowy telefoniczne czy na czacie internetowym do jednego komunikatu widocznego dla wszystkich.

Wypróbuj za darmo

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz

Planowanie grafiku pracy
nie musi być skomplikowane!

Poznaj najlepszy system do tworzenia grafików i ewidencji czasu pracy.