Zmiany w grafiku pracy – co należy wiedzieć?

Kodeks pracy wyraźnie określa, z jakim wyprzedzeniem pracodawca powinien przekazać pracownikom harmonogram pracy. Jednak co w sytuacji kiedy konieczne są zmiany w trakcie jego trwania? Czy pracodawca może zmienić grafik pracy z dnia na dzień? Czy możliwa jest taka zmiana bez akceptacji pracownika? W tym artykule dokładnie odpowiemy na te pytania i wyjaśnimy, jakie obowiązki w tym zakresie leżą po stronie pracodawcy oraz w jaki sposób dokonywać takich zmian.

Z jakim wyprzedzeniem pracodawca powinien przekazać grafik pracy?

Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy rozkład czasu pracy musi zostać wręczony pracownikowi najpóźniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy. W świetle przepisów niedopuszczalna jest więc sytuacja, w której pracownik poznaje swój grafik pracy na kolejny tydzień dopiero w piątek po południu.

Kiedy grafik w pracy nie musi być sporządzany?

Istnieją wyjątki od wyżej opisanych reguł, kiedy to pracodawca nie musi sporządzać i wręczać zatrudnionym rozkładu czasu pracy. Ma to miejsce, gdy:

• harmonogram pracy danego pracownika jest jasno określony w jego umowie o pracę, w regulaminie danego zakładu pracy czy w Kodeksie pracy,
• pracownika obowiązuje zadaniowy system pracy,
• pracownik ma ustalony indywidualny rozkład czasu pracy (na pisemny wniosek),
• pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu na podstawie art. 140 (1) Kodeksu pracy.

Zmiana grafiku pracy – Kodeks pracy

Zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawca może dokonać zmiany w grafiku w celu wyznaczenia dnia wolnego za pracę w niedzielę, święto lub inny dzień wolny wynikający z wymiaru pracy, a także, jeśli udziela czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych.

Bardzo często jednak zmiany w harmonogramie pracy pojawiają się z innego powodu, jakim są szczególne potrzeby pracodawcy m.in. choroba innego pracownika czy urlop na żądanie. Takie modyfikacje są oczywiście dopuszczalne, ale muszą spełniać pewne wymagania. Przede wszystkim powinny być:

• uzasadnione, niemożliwe do wcześniejszego przewidzenia i wynikające z przyczyn obiektywnych,
• zgodne z Kodeksem pracy m.in. zachowanie zasad dotyczących dobowych i tygodniowych odpoczynków czy przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
• zgodne z przepisami wewnątrzzakładowymi lub umową o pracę.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w stanowisku z 18 października 2013 roku określa, że możliwości zmiany harmonogramu pracy powinny być opisane w przepisach wewnątrzzakładowych.

Zastanawiasz się, co powinien zawierać grafik zgodny z Kodeksem pracy? Sprawdź!

Zmiana grafiku pracy z dnia na dzień

Nie ma jasnych wytycznych Państwowej Inspekcji Pracy dotyczących terminu, w jakim powinno nastąpić przekazanie pracownikom informacji o zmianie rozkładu czasu pracy. Kodeks pracy jednak wyraźnie określa, że kwestie dotyczące rozkładów i systemów powinny znaleźć się w przepisach wewnątrzzakładowych – w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy, lub w obwieszczeniu. W związku z tym, jeśli pracodawca przewiduje występowanie nagłych sytuacji, w których niezbędna będzie zmiana grafiku z dnia na dzień – powinien zawrzeć takie informacje w stosownym dokumentach zakładowych.

Zatem mówiąc prościej – możliwa jest zmiana grafiku pracy z dnia na dzień, jeśli jest to dopuszczalne w regulaminie zakładu. Jeśli natomiast brakuje takich zapisów, konieczne jest ich wprowadzenie i ogłoszenie treści zmian minimum 2 tygodnie przed ich wejściem w życie. Z kolei, jeśli w zakładzie występuje organizacja związkowa, niezbędne jest uzyskanie ich zgody i zawarcie protokołu dodatkowego do układu zbiorowego.

Nie należy jednak nadużywać tego przywileju. Ciągłe zmiany harmonogramu czasu pracy podawane do wiadomości pracowników w ostatniej chwili mogą zniechęcić pracowników. Takie działanie w rezultacie może skłonić ich do porzucenia pracy u danego pracodawcy.

Zmiany w grafiku pracy – o czym pamiętać?

Pracodawca musi pamiętać nie tylko o tym, z jakim wyprzedzeniem grafik pracy powinien trafić do pracowników, ale także i o szeregu przepisów regulujących czas i warunki pracy. Konieczne jest zatem przestrzeganie norm czasu pracy w stosowanych systemach czasu pracy np. 8 godzin dziennie i 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ponadto niezbędne jest także zachowanie zasady doby pracowniczej oraz odpowiedniej ilości odpoczynków dobowych i tygodniowych. Co do zasady, każdemu pracownikowi przysługuje przynajmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku raz w tygodniu. Jeżeli jednak osoba zatrudniona „przechodzi” na inną zmianę, mieszczącą się w ustalonym rozkładzie czasu pracy, okres ten może ulec skróceniu. Nie może on jednak trwać mniej niż 24 godziny.

Aby jednak nie dopuścić się żadnej pomyłki, warto korzystać z dedykowanej aplikacji do układania grafiku pracy – Kadromierz. Wykrywa ona automatycznie konflikty z Kodeksem pracy oraz uwzględnia preferencje poszczególnych pracowników.

Nie wiesz, jak ułożyć grafik pracy? Sprawdź!

Zmiany w grafiku pracy z Kadromierzem

Praca z Kadromierzem z pewnością ułatwi Ci wszystkie zadania związane z grafikiem pracy i rozliczaniem czasu pracy. Twoi pracownicy w łatwy sposób będą mogli złożyć swoją dyspozycyjność za pomocą dedykowanej temu aplikacji, a Ty zaoszczędzisz czas dzięki funkcji automatycznego układania harmonogramu pracy. Program powiadomi również pracowników o wszystkich zmianach w grafiku, wymagając od nich potwierdzenia otrzymania komunikatu. W ten sposób będziesz mieć pewność, że pracownicy wiedzą o nadchodzącym czasie pracy. Ponadto możliwe są także wymiany zmian, dzięki czemu w nagłym sytuacjach pracownicy sami znajdą sobie zastępstwo.

Nie są to jednak jedyne funkcje, które oferuje nasza aplikacja. Program również automatycznie uzupełni za Ciebie ewidencję czasu pracy pracowników oraz obliczy wynagrodzenie na podstawie przepracowanych godzin. Funkcjonalności jest jeszcze więcej – koniecznie sprawdź, jak ułatwiają pracę!