Jak ułożyć grafik pracy – sprawdź!

Im większa firma, więcej lokalizacji, stanowisk pracy i różnych zadań do wykonania, tym trudniejsze i bardziej czasochłonne układanie grafiku pracy. Na szczęście istnieje zbiór dobrych praktyk, które ułatwiają cały proces i zmniejszają ryzyko pomyłek. Sprawdź, jak ułożyć grafik pracy oraz jakie są zasady jego układania.

Jak zrobić grafik?

Zasady układania grafiku pracy mogą wydać się skomplikowane. Tworzony przez pracodawcę rozkład czasu pracy powinien uwzględniać przede wszystkim przepisy zawarte w Kodeksie pracy. Dotyczą one m.in. respektowania 5-dniowego tygodnia pracy, a także konieczności uwzględnienia dni wolnych. W przypadku osób, które pracują w niedzielę, pamiętaj o zapewnieniu jednej wolnej niedzieli w miesiącu. Do podstawowych kwestii zalicza się też nieprzerwany odpoczynek dobowy (min. 11 godzin przerwy między zmianami) oraz tygodniowy (min. 35 godzin przerwy od pracy, również nieprzerwanie). W grafiku należy także uwzględnić  także wymiar czasu pracy oraz obowiązujący pracownika system czasu pracy.

Zobacz, jak powinien wyglądać grafik zgodny z Kodeksem pracy.

Jak ułożyć harmonogram pracy zmianowej?

Aby stworzyć harmonogram pracy zmianowej, warto zebrać od pracowników tzw. prośby grafikowe. Pamiętaj również o informacjach w planie urlopowym. Wzięcie ich pod uwagę jest kluczowe, aby ułożyć grafik pracy, który będzie optymalny dla pracownika i pozwoli mu pogodzić pracę z innymi obowiązkami. Wprowadzenie pracy zmianowej nie zwalnia pracodawcy z zachowywania przepisów prawa pracy. To, o czym nie możesz zapominać, to:

• nieprzerwany odpoczynek dobowy,
• nieprzerwany odpoczynek tygodniowy,
• doba pracownicza,
• przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy,
• jedna wolna niedziela w miesiącu,
• liczba godzin odpowiednia do wymiaru etatu.

Sprawdź, jak ułożyć grafik na pół etatu.

Z jakim wyprzedzeniem powinien być grafik?

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o grafiku z odpowiednim wyprzedzeniem – co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w danym okresie rozliczeniowym. W czasach, gdy niemal każdy ma dostęp do Internetu w swoim smartfonie bądź komputerze, warto nowoczesną technologię wykorzystać do udostępniania pracownikom grafiku czasu pracy online.

Grafik pracy a zapotrzebowanie na zmianie

Grafik pracy zmianowej jest korzystnym rozwiązaniem zwłaszcza dla pracodawcy, który musi planować rozkład czasu pracy według zapotrzebowania na pracę w danym okresie. Dzięki odpowiedniemu grafikowi można zaplanować czas pracy, tak aby odpowiadał na potrzeby lokalu. Jeśli występują okresy wzmożonego zapotrzebowania, wówczas należy zaplanować więcej pracowników. Natomiast gdy zapotrzebowania spada – warto ograniczyć liczbę pracowników na danych stanowiskach.

Indywidualny rozkład czasu pracy

W przypadku układania grafiku pracy nie można zapomnieć o indywidualnym rozkładzie czasu pracy. Taki system jest stosowany na pisemny wniosek pracownika. Pracodawca nie może sporządzać harmonogramu czasu pracy indywidualnej bez wcześniejszego ustalenia go z pracownikiem.

Rozkład ten jest dostosowywany do potrzeb pracownika, który np. w określone dni musi odbierać wcześniej dziecko z przedszkola. Pracodawca może pozwolić na niestandardowe godziny pracy np. od 8:15 do 16:15.

Układanie grafiku pracy – najlepsze sposoby i rady!

Planowanie czasu pracy może się odbywać w formie papierowej, w programach typu Excel czy przy użyciu wyspecjalizowanych w tej dziedzinie aplikacji internetowych. Możesz również wykorzystać gotowy wzór grafiku pracy.

Harmonogram czasu pracy układany za pomocą Excela czy kartki papieru jest rozwiązaniem czasochłonnym i nieefektywnym. Pracownicy mogą być narażeni na otrzymanie harmonogramu z błędami, takimi jak niezgodność z przepisami Kodeksu pracy czy powielanie zmian w jednym dniu na kilku lokalizacjach. Optymalnym rozwiązaniem w dzisiejszych czasach jest korzystanie z aplikacji internetowej do układania harmonogramu czasu pracy. W przeciwieństwie do kartki papieru i ołówka grafiki online pozwalają swobodnie wprowadzać poprawki bez potrzeby kreślenia i zamazywania.

Korzystając z aplikacji internetowej, zarówno tygodniowy, jak i miesięczny grafik pracowniczy dla średniej wielkości zespołu utworzysz w kilka chwil. W ten sposób w większych firmach oszczędza się wiele godzin, dotychczas spędzanych na drobiazgowym analizowaniu czasu, jaki mogą przepracować poszczególni pracownicy czy eliminowaniu ewentualnych konfliktów z Kodeksem pracy.

Jak ułożyć grafik pracy w Kadromierzu?

Planowanie harmonogramu pracy z wirtualnym pomocnikiem pomaga uniknąć błędów, które mogłyby się później okazać trudne do wyłapania i naprawienia. Co więcej, cały proces przebiega błyskawicznie, a po zatwierdzeniu grafiku przez kierownika, przygotowany harmonogram czasu pracy wysyłany jest do wszystkich pracowników jednocześnie.

Późniejsze kontrolowanie liczby przepracowanych godzin i naliczanie wynagrodzenia również niezwykle szybkie i proste. Dzięki innowacyjnemu systemowi rejestracji czasu pracy nie ma „uciekających” godzin. Wystarczy zaadaptować jedno z posiadanych urządzeń do funkcji terminalu RCP. Dzięki temu błyskawicznie dowiesz się o spóźnieniu lub nieobecności któregoś z pracowników, a także o pracy w godzinach nadliczbowych.

Zgodność z przepisami Kodeksu pracy

Grafik online posiada wbudowane skrypty, które automatycznie wychwytują ewentualne konflikty z Kodeksem pracy, m.in. zapobiegają przekraczaniu etatu, zapewniają odpowiednią przerwę dobową itd. To bardzo istotne regulacje, o których nie wolno zapominać. Program pomoże Ci ustrzec się przed ewentualnymi karami za przypadkowe złamanie wyżej wymienionych przepisów.

Uwzględnianie dyspozycyjności

Jeżeli pracownik ma na swoim telefonie aplikację Kadromierz może zadeklarować dyspozycyjność i złożyć wnioski urlopowe online. Dzięki temu utworzenie harmonogramu pracy odbywa się błyskawicznie na podstawie wszystkich danych. Manager nie musi wówczas zbierać dyspozycyjności i próśb grafikowych oddzielnie dla każdego pracownika, ponieważ informacje te znajdują się w systemie. Podczas układania grafiku w programie nieobecności pracowników są wyraźnie oznaczone, więc z pewnością nie zaplanujesz zmiany dla pracownika będącego na urlopie.

Układanie grafiku pracy według zapotrzebowania lub ograniczonych kosztów pracy

W programie możliwe jest układanie rozkładu czasu pracy według zapotrzebowania w danych dniach i godzinach lub limitu kosztów pracy. Jeśli występują w Twojej firmie godziny szczytu, możesz wprowadzić dane do systemu, który na tej podstawie będzie weryfikował, czy spełniasz założenia. W przypadku gdy chcesz kontrolować koszty pracy, możesz ustawić limit budżetu poniesionego na personel. Na podstawie stawki godzinowej i ilości pracowników w danym dniu – system obliczy, ile wynoszą łączne koszty i porówna do założeń.

Sprawdź, jak zaplanować grafik pracy według metryk budżetu i efektywności pracy.

Wymiana zmian

Dzięki aplikacji mobilnej Kadromierz pracownicy mogą wymieniać się zmianami, w razie nagłych i nieprzewidzianych sytuacji. Jeśli ktoś się rozchoruje w czasie, kiedy miał harmonogram pracy online, bez problemu może znaleźć sobie zastępstwo.

Jeden grafik – kilka lokalizacji

Praca firm, które mają kilka lokali, jest dużo trudniejsza do zorganizowania niż w przypadku jednego miejsca. Nie ma jednak obaw, jeżeli grafik czasu pracy układa się z użyciem nowoczesnego interfejsu. Takie programy, jeżeli przydzieli się pracownika na dany dzień do jednej lokalizacji, automatycznie wykluczają go z pozostałych punktów. W przypadku układania harmonogramu pracy na kartce papieru nietrudno przez przypadek sprawić, że jedna z osób będzie musiała być obecna w dwóch miejscach jednocześnie.

Dostępność 24 h

Olbrzymią zaletą grafików pracy działających w sieci jest nieograniczona dostępność dla pracowników. Przedsiębiorca unika dzięki temu ryzyka, że poda harmonogram pracy do wiadomości zatrudnionych z opóźnieniem. Wystarczy jedno kliknięcie „publikuj” i każdy z zatrudnionych może wyświetlić grafik na swoim telefonie.

Automatyczna ewidencja czasu pracy

Zaletą aplikacji online do układania harmonogramu pracy jest ogrom czasu, jaki uda się zaoszczędzić, nie musząc samodzielnie analizować ewidencji czasu pracy. Tego typu programy same gromadzą dane na temat przepracowanych godzin, a ich podsumowanie przed wypłatą wynagrodzenia można wykonać poprzez kilka kliknięć.