System rejestracji czasu pracy – poznaj wady i zalety

Zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu rejestracji czasu pracy w Twojej firmie? Z pewnością jest to rozwiązanie, które przyniesie wiele korzyści zarówno Tobie, jak i Twoim pracownikom. Dzięki takiemu rozwiązaniu unikniesz pomyłek w rozliczaniu czasu pracy pracowników, a planowanie produkcji czy zarządzanie projektami stanie się dużo prostsze. Sprawdź, jakie są zalety i wady systemu RCP.

Jak działa system RCP?

Systemy RCP, czyli systemy rejestracji czasu pracy, pozwalają na elektroniczną rejestrację godziny wejścia i wyjścia pracowników. Zastępują tym samym papierowe listy, na których potwierdzeniem obecności pracownika jest jego podpis.

System rejestracji czasu pracy – dla kogo?

Z takiego rozwiązania może korzystać każda firma niezależnie od branży czy liczby zatrudnionych pracowników – od mikroprzedsiębiorstw, po korporacje z wieloma oddziałami w różnych lokalizacjach oraz podczas pracy zdalnej. Średni czas wdrożenia systemu RCP wynosi zwykle od 3 do 4 tygodni i uzależniony jest m.in. od wielkości systemu.

Jak rejestrować czas pracy?

Za rejestrator czasu pracy pracowników może posłużyć komputer, smartfon czy tablet. Dzięki połączeniu z Internetem wszystkie dane są na bieżąco wysyłane do systemu, dlatego możesz sprawdzić listę obecności pracowników z dowolnego miejsca na Ziemi. Rejestrowanie czasu pracy może przebiegać za pomocą różnych metod. Do wyboru masz m.in. czytnik zbliżeniowy, skaner kodów QR, czytnik IP68, monitorowanie pracy na komputerze czy usługi GPS.

Czytnik zbliżeniowy

Czytnik zbliżeniowy to nowoczesny terminal na karty zbliżeniowe lub tablet. Wystarczy przyłożyć kartę do urządzenia, żeby potwierdzić swoją obecność w pracy. W momencie skanowania karty urządzenie wykonuje nam zdjęcie, co dodatkowo niweluje ryzyko, że ktoś odbije kartę za innego pracownika. Działanie RCP opiera się na współpracy urządzeń rejestrujących z kartami identyfikującymi zatrudnione osoby. Jego podstawowymi elementami są rejestratory czasu pracy i karty zbliżeniowe.

Skaner kodów QR

Skanery kodów QR to alternatywa dla kart zbliżeniowych. Do wdrożenia tego rozwiązana wystarczy smartfon. Ta metoda jest wykorzystywana na siłowniach lub innych obiektach do skanowania popularnych kart sportowych np. MultiSport.

Czytnik IP68

Czytnik IP68 to także rozwiązanie na telefon. Dzięki swojej mobilności i właściwościom (odporność na wodę, pył i trudne warunki atmosferyczne) swoje zastosowanie szczególnie znajdzie w terenie, na budowie czy w miejscach z dużym zapyleniem.

Monitorowanie pracy na komputerze

Swoją obecność w pracy możesz potwierdzić także w przeglądarce internetowej. Zrobisz to po zalogowaniu się na swoje konto. Wystarczy komputer lub dowolne urządzenie mobilne z dostępem do Internetu.

Usługi lokalizacji GPS

Przy pomocy lokalizatora GPS możesz kontrolować pracowników pracujących zdalnie lub w terenie. System automatycznie przekształci współrzędne GPS na dokładny adres i zapisze go w raporcie. Wystarczy, że podasz współrzędne i promień definiujący dozwolony obszar, z którego pracownicy mogą się rejestrować. System automatycznie wykryje czy rejestracja była dokonana w tym obszarze i zdecyduje, czy zaliczyć czas pracy.

System kontroli czasu pracy – korzyści dla pracowników

System rejestracji czasu pracy to wiarygodna forma kontroli, która pozwoli ustrzec się przed pomyłkami. Ręczne wypełnianie listy obecności może wiązać się z pomyłkami, np. wpisanie nieprawidłowej liczby przepracowanych godzin, długości przerwy czy nieobecności. Takie błędy działają głównie na niekorzyść pracownika, ponieważ prowadzą do opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia za dany miesiąc lub naliczenia niewłaściwej kwoty.

Przy obecnych możliwościach i rozwiązaniach technologicznych papierowa lista obecności czy karty ewidencji czasu pracy to rozwiązania stosunkowo przestarzałe. W wyniku zdarzeń losowych takich, jak zalanie czy pożar, dane ulegną utracie bezpowrotnie.

Dzięki rejestracji czasu pracy elektroniczna ewidencja czasu pracy generuje się automatycznie, przez co unikniesz zbędnej papierologii.

Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy zdalnej?

System kontroli czasu pracy – korzyści dla pracodawcy

Wykorzystując system rejestracji czasu pracy w swojej firmie, wpływasz na poprawę dyscypliny wśród pracowników bez konieczności stosowania upomnień, wzywania na krępujące rozmowy lub nieustannego sprawdzania, czy każdy jest na swoim stanowisku pracy.

RCP to także wiarygodne źródło danych, którymi nie można manipulować lub ic h sfałszować. Program umożliwia także generowanie raportów będących podsumowaniem działalności pracownika w określonym czasie.

Elektroniczna lista obecności może też pozytywnie wpłynąć na motywację pracowników, którzy mają pewność, że są rozliczani z przepracowanych godzin w sposób sprawiedliwy, na takich samych zasadach.

Warto mieć na uwadze także podniesienie poziomu bezpieczeństwa, ponieważ dzięki zastosowaniu systemu rejestracji czasu pracy w połączeniu z systemem kontroli dostępu mamy pewność, że na teren naszej firmy dostaną się wyłącznie osoby uprawnione.

Sprawdź, co grozi za fałszowanie ewidencji czasu pracy.

System RCP – wady

Jak każdy system w przypadku braku sieci lub prądu system RCP przestanie działać. Trudnością może być też niechęć pracowników do tego typu rozwiązań. Niektórzy zatrudnieni podchodzą do takich rozwiązań sceptycznie, ponieważ są przekonani, że pracodawca chce śledzić każdy ich krok. Rozwiązaniem może być spotkanie zespołu lub przeprowadzenie szkolenia w celu  rozwiania wszelkich obaw i wątpliwości.

Sprawdź, gdzie zamontować elektroniczny rejestrator czasu pracy.

Rejestracja czasu pracy z Kadromierzem

System rejestracji czasu pracy to szereg korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i samego pracownika. Pozwala na rzetelną kontrolę czasu pracy, ułatwia i automatyzuje część zadań działu kadr oraz daje możliwość zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Narzędzie oferuje szereg innych dodatkowych funkcji, takich jak elektroniczne składanie wniosków urlopowych czy aplikacja mobilna dla pracowników.

Kadromierz pozwala na wygodną rejestrację czasu pracy za pomocą smartfona, bądź tabletu. Aplikacja jest wzbogacona o moduł elektronicznej ewidencji czasu pracy oraz listy płac. Program zlicza przepracowane godziny, nadgodziny, spóźnienia czy nieobecności i generuje raporty, na podstawie których wyliczona zostaje dokładna kwota wynagrodzenia pracownika. Właściciel firmy, a także jego menadżer (jeśli zostaną mu nadane takie prawa), ma możliwość wglądu w listę obecności swoich pracowników oraz ich grafiki online.

Chcesz zainwestować w system RCP online w swojej firmie? Wypróbuj Kadromierz i załóż darmowe konto.