Ewidencja pracy zdalnej – jak to robić?

Jeszcze do niedawna na próżno można było szukać pojęcia pracy zdalnej w Kodeksie pracy. Sytuacja uległa jednak zmianie wraz z rozprzestrzeniającą się pandemią koronawirusa. Wtedy to wielu przedsiębiorców zdecydowało się na zmianę dotychczasowego sposobu funkcjonowania firmy na tryb pracy zdalnej. W żaden sposób nie wpłynęło to jednak na ich obowiązki względem pracowników. Jak więc prezentuje się kwestia prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika podczas wykonywania pracy zdalnej? Sprawdź z nami!

Praca zdalna a Kodeks pracy

Sytuacja, w której dotychczas wykonywana praca przeniosła się do prywatnych domów pracowników, stała się niebywale trudna. Z pomocą przyszła jednak Tarcza Antykryzysowa 4.0 z marca 2020 roku, która po raz pierwszy wprowadziła pojęcie  do obiegu, jednocześnie regulując wszelkie związane z nią kwestie. Została ona stworzona do celów prawidłowego ustalenia tego, jak powinny być definiowane czynności wykonywane z miejsca innego niż siedziba firmy oraz w jakich sytuacjach przedsiębiorca może zdecydować się na wysłanie pracownika na pracę w formie zdalnej.

Ustawa o pracy zdalnej

Zgodnie z artykułem 3 ustawy 1 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, zarówno w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, jak i w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, pracodawca lub odpowiednia osoba zarządzająca w imieniu pracodawcy zakładem pracy może polecić pracownikowi wykonywanie obowiązków zawodowych poza miejscem jej stałego wykonywania – czyli wysłać go na home office.

Warunki do pracy zdalnej

Niemniej jednak może nastąpić to wyłącznie wtedy, gdy pracownik ma niezbędne umiejętności oraz możliwości techniczne czy lokalowe do wykonywania takiej pracy. Ponadto praca w trybie home office musi być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W razie jakichkolwiek potrzeb materiałowych (np. narzędzi do pracy), to pracodawca jest zobowiązany zapewnić je zatrudnionemu. Oprócz tego wykonywana praca zdalna w żaden sposób nie może naruszać poufnych informacji oraz prawnie chronionych tajemnic – zarówno firmowych, jak i pracowniczych.

Ewidencja czasu pracy zdalnej – czy jest obowiązkowa?

Pandemia koronawirusa bez wątpienia odmieniła oblicze funkcjonowania wielu firm. Wielu przedsiębiorców musiało złożyć polecenia wykonywania pracy zdalnej swoim pracownikom. Początkowo jedną z najbardziej kontrowersyjnych kwestii w tym zakresie stanowiło przeniesienie na tę płaszczyznę dotychczas prowadzonego dotychczas rozkładu czasu pracy. W przypadku pracy stacjonarnej przełożony miał możliwość stałego monitorowania czasu pracy pracowników oraz wykonywanych przez nich zadań służbowych.

W tym miejscu warto nadmienić, że niezależnie od sposobu wykonywania czynności zawodowych – czy to w zakładzie pracy, hybrydowo czy zdalnie – przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy swoich pracowników w określony przez siebie sposób.

Ewidencja wykonywanych czynności a czasu pracy

W Tarczy Antykryzysowej 4.0 znalazły się również zapisy, dotyczące tego, iż na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonywanych czynności, uwzględniając ich szczegółowy opis oraz datę i czas faktu wykonywania pracy zdalnej. Zapis ten nie narzuca na przedsiębiorcę obowiązku wdrożenia tego w swojej firmie. To, czy pracownicy będą doręczać mu comiesięczną dokumentację z tego zakresu, zależy już wyłącznie od jego decyzji. Co więcej, ustawa ta nie określa również ścisłej formy, jaką ma przyjąć ewidencja czynności.

Sporządzanie ewidencji czynności nie jest jednak tożsame z ewidencją czasu pracy pracownika, której wykonywanie w dalszym ciągu spoczywa na barkach przełożonego. Niezmiennie to właśnie ona stanowi podstawę do wyliczania jego wynagrodzenia oraz wszelkich świadczeń związanych z pracownikiem. Nieprowadzona lub fałszowana ewidencja czasu pracy zdalnej może zaś wiązać się z konsekwencjami, w postaci kary grzywny, a nawet więzienia. Ewidencja czynności jest więc czymś, co ma wyłącznie pomóc przedsiębiorcy w przeprowadzaniu rozliczeń.

Jeżeli zaś chodzi formę dokumentacji, to w tej kwestii pracodawca ma dużą dowolność. Może bowiem wykorzystać do tego dotychczas stosowaną listę obecności (jednak w odmienionej formie, która umożliwi pracownikom wpisywanie wykonywanych czynności zawodowych). O wiele wygodniejszym rozwiązaniem jest jednak wprowadzenie bardziej innowacyjnych, wirtualnych sposobów, jak internetowe lub mobilne aplikacje.

Rozliczenie czasu pracy zdalnej

Ewidencja czasu pracy zdalnej niekiedy bywa żmudnym i pracochłonnym zadaniem. Aby więc ułatwić sobie comiesięczne rozliczanie świadczeń pracowniczych, warto skorzystać z bardziej zautomatyzowanych rozwiązań. Jednym z nich jest przeniesienie wszelkich niezbędnych danych, w jedno miejsce. Program do ewidencji czasu pracy Kadromierz gromadzi, eksportuje oraz rozlicza ewidencję pracy każdego zatrudnionego. Wszystko odbywa się online, dlatego możesz mieć pewność, że wprowadzone dane są na bieżąco aktualizowane.

Stanąłeś przed koniecznością wysłania swojego zespołu na pracę zdalną, jednak nie wiesz, czym zastąpić dotychczas używaną papierową listę obecności? Pomożemy Ci również i w tym zakresie! Kadromierz oferuje bowiem także dostęp do wygodnej rejestracji czasu pracy, dzięki której możesz monitorować wejścia i wyjścia pracowników z poziomu firmowego komputera, tableta, a nawet smartfona! Użycie elektronicznej listy obecności pozwoli Ci uzyskać informacje o czasie rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Jest to niezwykle wygodne rozwiązanie również dla pracowników – nie muszą oni bowiem samodzielnie uzupełniać papierowej listy, a następnie odsyłać jej do siedziby firmy. Niezaprzeczalnie jest to też lepszy sposób niż codzienne organizowanie telekonferencji lub wideoczatów. Z Kadromierzem Twoja firma stanie się więc wydajniejsza!