Jak prowadzić ewidencję czasu pracy Kadromierz

Fałszowanie ewidencji czasu pracy – sprawdź, co może za to grozić!

Jeżeli prowadzisz własną firmę, z pewnością wiesz, że jako pracodawca masz wiele obowiązków względem swoich pracowników. Jednym z nich jest prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych – to właśnie ona stanowi podstawę do wyliczania comiesięcznego wynagrodzenia czy przysługujących dni wolnych od zajęć służbowych. Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy lub jej fałszowanie, prowadzi do konsekwencji prawnych. Zobacz, co może za to grozić!

Kobieta pisząca na kartce papieru.

Ewidencja pracowników – kiedy jest obowiązkowa?

Ewidencja czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy. Świadczy o tym fakt, iż jej zasady są ściśle regulowane przez Kodeks pracy (art. 149 §1). Według zawartych w nim treści ewidencja pracowników pozwala na ustalanie wszelkich świadczeń, związanych z pracą – w tym wynagrodzenia, wypłaty dodatków czy godzin nadliczbowych. Tak sporządzony dokument nie wymaga podpisu pracownika. Niemniej jednak może on zażądać wglądu w dokumentację.

Od każdej reguły istnieją jednak pewne wyjątki – nie inaczej jest i w tym wypadku, o czym mówi art. 149 §2 Kodeksu pracy. Według niego pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy, zarządzających firmą w jego imieniu, jak również pracowników, którzy za godziny nadliczbowe lub pracę nocną otrzymują wynagrodzenie w postaci ryczałtu.

Niemniej jednak w każdym z powyższych przypadków w dalszym ciągu obowiązuje konieczność ewidencjonowania urlopów, dyżurów czy zwolnień chorobowych, opiekuńczych oraz wszelkich usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności.

Zdjęcie wydrukowanej listy obecności.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

Na wstępie warto zwrócić uwagę na jedną z najbardziej problematycznych kwestii: różnicę pomiędzy ewidencją czasu pracy a listą obecności. Bardzo wielu przedsiębiorców traktuje bowiem te pojęcia jako synonim, co w praktyce przekłada się na błędne monitorowanie czasu pracy zatrudnionych. W przypadku listy obecności mamy do czynienia wyłącznie z dokumentem, który potwierdza przyjście i wyjście pracownika do i z miejsca pracy.

Coraz częściej jednak zamiast osobistego podpisu na kartce stosuje się do tego różnorodne karty elektroniczne czy czytniki linii papilarnych. Lista obecności pracowników ma funkcję czysto informacyjną dla przedsiębiorcy i nie może stanowić podstawy do wyliczania wynagrodzenia czy dni wolnych od pracy. Co więcej, przełożony nie ma obowiązku prowadzenia takiej listy w swojej firmie – jej wdrożenie zależy wyłącznie od własnych preferencji.

Prawnik siedzi przy biurku i analizuje akty prawne.

Fałszowanie listy obecności pracy – co grozi?

Zgodnie z Kodeksem pracy nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest uznawane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, jakie przysługują mu z tytułu umowy zawartej z przedsiębiorcą (art. 281, punkt 6). Wobec tego przełożony musi liczyć się z możliwością nałożenia na niego kary grzywny.  Jej wysokość może sięgać nawet 30 000 zł. Celowe fałszowanie ewidencji pracowników może zaś zakończyć się karą pozbawienia wolności do 5 lat.

Fałszowanie ewidencji czasu pracy przez pracownika

Pracownicy czasem podejmują próbę fałszowania ewidencji czasu pracy w celu otrzymania wyższej wypłaty. Nie zdają sobie jednak sprawy z tego, że takie działanie to poważne naruszanie przepisów prawa pracy. Podlega ono karze grzywny, a w przypadku celowego działania – nawet karze ograniczenia wolności.

Aby ograniczyć szansę na wystąpienie nieprawidłowości, najlepszym sposobem będzie wprowadzenie elektronicznego systemu ewidencji pracy, który rejestruje spędzony przez pracownika w zakładzie pracy. Dodatkowo, program pozwala na zrobienie zdjęcia pracownikowi podczas wylogowywania się z systemu po skończonej zmianie. Dzięki temu mamy pewność, że zatrudniony zrobił to osobiście.

Fałszowanie ewidencji czasu pracy przez pracodawcę

Niektórzy pracodawcy również dopuszczają się nieuczciwych praktyk, które są wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy może zażądać wglądu w dokumentację pracowniczą i wykryć nieprawidłowości – ich sprawca podlega grzywnie. Jeśli jednak wystąpi podejrzenie popełnienia przestępstwa, sprawca podlega karze pozbawienia wolności.

Próby fałszowania ewidencji czasu pracy przez pracodawcę mają zwykle na celu uniknięcie płacenia dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych czy porze nocnej, a także zatajenie innych niezbędnych informacji, na podstawie których ustala się wynagrodzenie.

Mężczyzna prowadzi ewidencję czasu pracy na komputerze.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

Kwestia tego, jak najlepiej prowadzić ewidencję pracy w firmie jest zaś ściśle regulowana przez Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Według niej pracodawca ma obowiązek prowadzenia oddzielnej dokumentacji dla każdego z zatrudnianych przez siebie pracowników.

Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje na temat:

  • liczby przepracowanych godzin,
  • godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczby godzin przepracowanych w nocy,
  • liczby godzin nadliczbowych,
  • dni wolnych od pracy,
  • liczby godzin dyżuru (wraz z godziną jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejscem pełnienia),
  • rodzaju i wymiaru zwolnień z pracy,
  • rodzaju i wymiaru innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności,
  • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ewidencja pracowników może przyjmować zarówno formę miesięczną, jak i roczną. Warto jednak pamiętać, iż powinna być ona prowadzona na bieżąco oraz osobno dla każdego zatrudnionego. Tylko wtedy pracodawca zyskuje bowiem możliwość comiesięcznego wyliczenia pensji każdemu ze swoich podwładnych. Powyższe rozporządzenie nie narzuca jednak jednolitego wzoru ewidencji czasu pracy, dlatego też może być ona prowadzona na kilka różnych sposobów.

Wybór najkorzystniejszego w dużej mierze zależy od preferencji i możliwości danego przedsiębiorcy, jak również rodzaju prowadzonej działalności czy liczby zatrudnianego personelu.

Ewidencja czasu pracy – program

Najlepszym sposobem na ewidencjonowanie czasu pracy jest wdrożenie do firmy specjalnego programu, który automatycznie zbiera informacje i przeprowadza wszelkie niezbędne rozliczenia. W zakres funkcji, jakie oferuje Kadromierz wchodzi właśnie ewidencja czasu pracy. Dzięki niemu właściciele zarówno dużych, jak i małych przedsiębiorstw, mogą uniknąć konieczności żmudnego ewidencjonowania pracowników.

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz

Planowanie grafiku pracy
nie musi być skomplikowane!

Poznaj najlepszy system do tworzenia grafików i ewidencji czasu pracy.