Lista obecności – jako podstawa ewidencjonowania czasu pracy

Na barkach każdego przedsiębiorcy spoczywa szereg obowiązków, których wypełnienie jest niezbędne do efektywnego prowadzenia firmy. Jednym z nich jest ewidencjonowanie czasu pracy zatrudnianych pracowników. Pomocnym, choć nie zastępczym, elementem sporządzania tego dokumentu może być lista obecności. Co daje i czy jest ona obowiązkowa?

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

W pierwszej kolejności warto zaznaczyć, iż zgodnie z Kodeksem pracy (art. 149) prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe. Niemniej pojęcie to nie jest tożsame ze sporządzaniem listy obecności. Głównym zadaniem ewidencjonowania jest rejestrowanie aktywności pracowników, na podstawie którego zostaje ustalone wynagrodzenie. Dokument ten stanowi także punkt odwołania w przypadku naruszenia praw pracowniczych (jak choćby prawa do odpoczynku).

Za pomocą ewidencji czasu pracy odnotowuje się: ogólny czas pracy (czyli ilość przepracowanych godzin, czas rozpoczęcia i zakończenia czynności zawodowych, jak również godziny nadliczbowe), dyżury, urlopy i zwolnienia lekarskie oraz nieusprawiedliwione nieobecności. Ponadto, należy tutaj podkreślić, że dokumentacja ewidencji musi zawierać także wszelkie wnioski składane przez pracownika – np. dokumentowane zwolnienia w przypadku nagłych zdarzeń losowych. Dodamy też, że ewidencja czasu pracy od 2019 roku może być prowadzona w formie elektronicznej. Pamiętajmy, jednak, aby tej kwestii nie bagatelizować, bowiem zgromadzone dane są kluczowe w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Czym jest lista obecności?

Szeroko rozumianej ewidencji czasu pracy nie można więc utożsamiać z nieobowiązkową listą obecności. Dokument ten w dużej mierze służy do rejestrowania godzin wyjścia i wejścia każdego pracownika. Obecnie przełożony może prowadzić listę obecności zatrudnionych na dwa sposoby: w formie papierowej, gdzie każdy pracownik fizycznie podpisuje się na liście oraz elektronicznie, za pomocą odbicia imiennej karty lub zalogowania się w systemie. W każdym z tych przypadków dokument powinien być jednak odpowiednio przygotowany.

Na samej górze strony należy umieścić pełną nazwę zakładu pracy. Poniżej powinna znaleźć się informacja o tym, za jaki miesiąc (i rok) prowadzona jest ewidencja. W kolejnych rubrykach należy wymienić nazwiska wszystkich zatrudnionych pracowników, pozostawiając im miejsce na złożenie podpisu przy konkretnej dacie. Na liście nie powinno zabraknąć również pola na podpis kierownika.