Sposoby na zautomatyzowanie twojego miejsca pracy

Mieszanka Internetu i technologii przyniosła dla biznesu wiele innowacyjnych rozwiązań pozwalających na zwiększanie ilości wykonywanych zadań, jak i kontrolę procesów, nad którymi musimy się skupiać w codziennej pracy. Na szczęście, wiele z tych niekoniecznie przyjemnych i ciekawych zadań można usprawnić oraz zautomatyzować.

Programy, które z dnia na dzień automatyzują nasze codzienne funkcjonalności, zaczynając od planowania czasu pracy zatrudnionych przez nas osób, a kończąc na aplikacjach, które powstały z potrzeby ułatwienia naszej pracy. Systemy CRM/ERP czy też śledzenie czasu oraz oprogramowanie do zarządzania naszymi codziennymi zadaniami mogą łatwo zwiększyć produktywność, oraz zapas czasu, jaki uzyskamy dzięki takim rozwiązaniom.

Oprogramowanie do planowania pracy pracowników

Jedną z oczywistych zalet oprogramowania do planowania pracy jest całodobowy dostęp do aplikacji za pomocą telefonu komórkowego, tabletu, czy też osobistego komputera. Zarówno menadżer, jak i pracownicy posiadają dzięki temu dostęp do grafików publikowanych online, otrzymują również na swoje skrzynki pocztowe, powiadomienia odnośnie do zmiany w aktualnym grafiku oraz przypomnienie o potrzebie załatwienia pewnych niedokończonych formalności.

Dopasowanie grafiku do dostępności zatrudnionych przez nas osób staje się zautomatyzowane oraz efektywniejsze. Pracownicy mogą zanotować swoją dostępność albo czas wolny, który potrzebują w danym dniu. Takie zabezpieczenie, jakim jest zredukowanie nieoczekiwanych braków kadrowych, pozwoli menadżerowi skupić się na jego głównych zadaniach związanych z zarządzaniem sprzedażą.

Grafik pracy on-line

Zdalne planowanie grafiku oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy, oraz daje pewność, że pracownik nie oszukuje w kwestii wypełniania swoich obowiązków w pracy, pokazuje również wszelkie spóźnienia i zlicza powstałe nadgodziny. Dzięki oprogramowaniu znikają również wszelkie problemy związane z zamianą planowanej zmiany przez zatrudnione osoby, dzięki takiej funkcjonalności, pracownik, który dokonał zmiany swoich godzin pracy, posiada zabezpieczenie w przypadku, jeżeli zastępująca go osoba nie pojawi się w pracy. Zgubiony grafik pracy czy też zapominanie o zmianach występujących w nim to już przeszłość, dzięki temu wszelkie nieporozumienia odejdą w niepamięć.

W sytuacjach, gdy pracownik zmuszony jest do wcześniejszego wyjścia lub wie, że się spóźni, dzięki oprogramowaniu takim jak Kadromierz jest on w stanie zakomunikować swój brak zdolności do pracy, dzięki temu istnieje też duża szansa, że takie profilaktyczne działanie uchroni Cię od niepotrzebnych strat wynikających z braku obsady w danych godzinach, poprawi to również komunikację między zatrudnionymi przez Ciebie osobami.

Aplikacje zwiększające indywidualną produktywność.

Często, kiedy myślisz o zwiększeniu swojej produktywności, sięgasz po Internet, w którym ilość rozproszonych informacji, jest tak duża, że ciężko Ci wyłapać jakąś konkretną poradę. Przypomina to polowanie dużych ryb na mniejsze skupiające się w ławicach, mnogość małych ryb zaburza możliwość skoncentrowanie się na jednej konkretnej, dlatego też nasze poszukiwanie, jak i polowanie dużych ryb bardzo często spełza na niczym.

Poszukując aplikacji na pewno uda nam się natknąć na oprogramowanie takie jak Evernote, które pozwala zwiększać naszą produktywność. Aplikacje takie pozwalają na tworzenie i przypinanie indywidualnych notatek, na temat zadań, które musimy wykonać w danym dniu lub czasu. Pozwalają one na budowanie kolekcji ciekawych informacji oraz kolekcji stron www, na które zaglądamy od czasu do czasu w celu poszukiwania jakichś inspirujących dla nas informacji. W dodatku takie aplikacje pozwalają nam na sprawniejsze czytanie i odpowiadanie na e-maile. Najczęściej taki software posiada również kalendarz oraz funkcjonalne przypominanie nam o zaplanowanych zadaniach.

Systemy CRM/ERP

Usprawnieniom twojego przedsiębiorstwa mogą służyć również systemy CRM (customer resource management) i ERP (enterprise resource planning)

Zintegrowanie się z takim oprogramowaniem zapewnia mnogość ważnych funkcjonalności w jednym programie. Takie programy integrują sprzedaż na stronie internetowej z innymi częściami twojego przedsiębiorstwa, takimi jak kupowanie półproduktów, lista płac czy zarządzanie klientami. Pomagają one w dużym stopniu w sprzedaży oraz w śledzeniu i wysyłaniu zamówień twoich klientów w jednym programie. Najczęściej takie oprogramowania współpracują również z Google, Dropbox, czy Mail Champ.

Ogólnie rzecz biorąc, technologia CRM/ERP stanie się w końcu bardzo ważnym elementem sukcesu wielu przedsiębiorstw, szczególnie dla ich działów sprzedaży. Takie oprogramowanie zawiera najczęściej zarządzanie interakcjami z klientem czy kupcem. Oczywistością jest też fakt, że pozwalają na łatwe automatyzowanie twojej firmy, organizowanie i synchronizowanie procesów skupionych na kliencie, pozwalają też pozyskać większą ilość nowych klientów.

Monitorowanie czasu

Innym sposobem na zwiększenie produktywności przez automatyzowanie jest śledzenie czasu poświęconego na dany projekt czy zadanie. Sporo aplikacji może być używana do monitorowania czasu spędzanego przez klientów lub losowe osoby na naszej stronie internetowej. Istnieją również aplikacje, np. Kadromierz, które pozwalają śledzić czas pracy zatrudnionych przez nas osób. Dzięki temu możesz ocenić produktywność pracy twojej firmy oraz wykazać pewne niezgodności, oraz dojść do ciekawych wniosków odnośnie do ulepszenia procesów pracy twojego przedsiębiorstwa. Dzięki takim aplikacjom możesz stworzyć ciekawe raporty, które pozwolą Ci na znalezienie słabych stron twojego produktu, jak i twoich pracowników.

Produktywność oraz wydajność w biznesie zależy w dużym stopniu od produktywności i wydajności twoich pracowników. Innowacje technologiczne i narzędzia do tworzenia środowiska kontroli czasu mogą zapewnić wysoką jakość organizacyjną oraz porządek, które to stanowią kluczowe elementy w dzisiejszym środowisku pracy, które można określić mianem udanego.