O czym należy pamiętać, układając harmonogram czasu pracy?

Układanie grafiku pracy nie należy do łatwych zadań. Wyzwanie jest szczególnie trudne, gdy w firmie pracuje wiele osób lub wręcz przeciwnie – idealnie tyle, by pokryć wszystkie godziny. Dobrze skonstruowany grafik powinien nie tylko uwzględniać dyspozycyjność kadry pracowniczej, lecz również przepisy prawa pracy. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, o czym musisz pamiętać, tworząc harmonogram pracy w swojej firmie.

Czym jest i co powinien zawierać grafik pracy?

Grafik pracy lub inaczej harmonogram czasu pracy to dokument, który zawiera rozplanowane dni i godziny wykonywania obowiązków służbowych przez zatrudnione w danym zakładzie osoby. Prawidłowo sporządzony grafik pracy powinien uwzględniać szereg różnych aspektów, takich jak:

• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• system czasu pracy,
• wymiar czasu pracy,
• okres rozliczeniowy,
• doba pracownicza,
• odpoczynek dobowy,
• odpoczynek tygodniowy,
• 5-dniowy tydzień pracy,
• wolna niedziela przynajmniej raz na 4 tygodnie,
• dni wolne od pracy,
• urlopy pracowników.

Wymiar czasu pracy

Żeby móc przygotować harmonogram pracy, pracodawca powinien w pierwszej kolejności określić wymiar czasu pracy pracowników zatrudnionych przypadający na dany okres rozliczeniowy. Przepisy dotyczące tego zagadnienia znajdują się w art. 130 k.p. i mówią o tym, że określenie liczby godzin polega na pomnożeniu normy tygodniowej przez liczbę pełnych tygodni w danym miesiącu. Do otrzymanej liczby pracodawca powinien dodać iloczyn normy dobowej oraz liczbę dni roboczych (od poniedziałku do piątku) w danym okresie rozliczeniowym. Na koniec otrzymany wynik wystarczy pomniejszyć o święta wypadające przypadające dni inne niż niedziela.

Odpoczynek i dni wolne

Zgodnie z Kodeksem pracy, a dokładniej art. 132 odpoczynek pomiędzy zmianami musi wynosić co najmniej 11 godzin. Pracownik nie może pracować więcej niż 13 godzin danego dnia. Dodatkowo układając grafik, trzeba pamiętać o wymiarze doby pracowniczej. Pojęcie to oznacza kolejne 24 godziny od chwili rozpoczęcia pracy. W praktyce stosując dobę pracowniczą, pracownik może rozpocząć pracę kolejnego dnia najwcześniej o tej samego godzinie, w której zrobił to dnia poprzedniego. W ciągu tygodnia zatrudniony ma prawo do 35-godzinnego odpoczynku. Układając harmonogram czasu, zatrudniający powinien pamiętać o tych zależnościach, gdyż karami za nieprzestrzeganie przepisów mogą być nie tylko niezadowolenie i przemęczenie pracowników, ale również dotkliwe sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę ma prawo do wolnej niedzieli przynajmniej raz na 4 tygodnie. Dodatkowo w każdym roku kalendarzowym może ona wykorzystać przysługujący jej urlop wypoczynkowy.

Układając harmonogram czasu pracy, pracodawca powinien wziąć również pod uwagę dni ustawowo wolne od pracy. Natomiast w przypadku niektórych przedsiębiorstw pewne czynności mogą być wykonywane w święta i inne dni wolne. Niemniej, zgodnie z art. 1511 §1 k.p. za takie zmiany pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje dodatek za nadgodziny w wysokości 100% wynagrodzenia.

Przekazanie grafiku przed rozpoczęciem pracy

Harmonogram czasu pracy powinien zostać przedstawiony pracownikom nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem okresu jego obowiązywania. Art. 129 §3 k.p. określa, że harmonogram czasu pracy może być przedstawiony w formie elektronicznej lub formie papierowej i musi obejmować co najmniej 1 miesiąc. Powinien być również czytelny i niepozostawiający wątpliwości co do dni i godzin pracy.

Metryki budżetu – sprawdź, jak zaplanować grafik pracy zgodnie z zapotrzebowaniem i budżetem.

Kiedy pracodawca nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy?

W niektórych przedsiębiorstwach obowiązuje tzw. sztywny czas pracy. Jest to sytuacja, w której wszyscy zatrudnieni pracują w tych samych, z góry ustalonych godzinach. Wtedy nie musi on myśleć nad tym, jak ułożyć harmonogram czasu pracy. Pracodawca powinien zamieścić informację o takiej zasadzie w wewnętrznym regulaminie firmy lub w umowach z pracownikami. Wówczas zatrudniający nie musi sporządzać harmonogramu pracy.

W zadaniowym systemie czasu pracy również nie ma obowiązku układania grafiku. Pracownik jest wówczas rozliczany wyłącznie z wykonania powierzonych zadań. Kolejnym przypadkiem, w którym pracodawca nie musi układać harmonogramu pracy dla swoich pracowników, jest ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy. Taka sytuacja powinna jednak zostać dokładnie opisana w umowach lub regulaminach, tak żeby pracownicy nie mieli wątpliwości, kiedy i na jakich zasadach będzie odbywać się rozliczenie.

Jeśli masz problem z ułożeniem grafiku pracy, który uwzględniałby wszystkie aspekty, o których napisaliśmy wyżej, możesz skorzystać z platformy Kadromierz. Jest to system do zarządzania i monitorowania czasu pracy, który umożliwia automatyczne generowanie grafiku pracy za pomocą jednego kliknięcia.

Dodatkowo Kadromierz daje łatwy i szybki dostęp do ewidencji przepracowanych godzin pracowników oraz innych potrzebnych raportów. Poznaj pozostałe funkcje podczas darmowego okresu próbnego!