Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy – co należy o niej wiedzieć?

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy stanowi poważne naruszenie obowiązków pracowniczych, które może prowadzić do różnorakich konsekwencji, w tym do zwolnienia dyscyplinarnego. W świetle prawa każdy pracownik jest zobowiązany do świadczenia pracy na rzecz pracodawcy, a każda nieobecność w miejscu pracy powinna być odpowiednio usprawiedliwiona. W niniejszym artykule przeanalizujemy, kiedy mówimy o nieusprawiedliwionej nieobecności, jakie są jej skutki oraz jak można zapobiegać takim sytuacjom.

Kiedy można mówić o nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy?

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy to sytuacja, gdy pracownik nie stawia się na swoim stanowisku pracy bez wcześniejszego uzgodnienia tego faktu z pracodawcą lub bez późniejszego przedstawienia ważnego powodu swojej absencji.

Zgodnie z polskim prawem pracownik przez nawiązanie stosunku pracy zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy w miejscu i w czasie wyznaczonym przez pracodawcę. W przypadku niemożliwości pojawienia się w pracy pracownik zobowiązany jest niezwłocznie informować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i okresu jej trwania, w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy. Jeśli takie powiadomienie nie nastąpi, a pracownik nie przedstawi później żadnych dokumentów potwierdzających ważność przyczyny swojej nieobecności, takie zachowanie można uznać za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Nieusprawiedliwione nieobecności mogą dotyczyć zarówno pojedynczych dni, jak i dłuższych okresów.

Jak należy informować pracodawcę o nieobecności w pracy?

Jeżeli z jakiegoś powodu pracownik nie jest w stanie pojawić się w pracy jego obowiązkiem jest niezwłoczne zawiadomienie pracodawcy o:

• przyczynie swojej nieobecności,
• przewidywanym okresie trwania nieobecności.

Zgłoszenia należy jednak dokonać nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Sposób przekazania takiej informacji pracodawcy zależy od wewnętrznych regulacji danego miejsca zatrudnienia, na przykład od regulaminu pracy. Najczęściej odbywa się to telefonicznie, e-mailowo czy poprzez aplikację urlopową.

Kiedy nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy staje się usprawiedliwioną?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy istnieje kilka dowodów, które mogą zostać zaakceptowane jako usprawiedliwienie nieobecności pracownika. Należą do nich:

• zwolnienie lekarskie,
• oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego,
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się w sądzie lub na policji,
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie delegacji w godzinach nocnych, która zakończyła się w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Oprócz tego rozporządzenie określa rodzaje zwolnień od pracy, które zgodnie z prawem powinny być udzielone pracownikowi.

Możliwe jest, że powody nieobecności wykraczają poza te ujęte w przepisach, takie jak pilne sprawy rodzinne, opieka nad chorym zwierzęciem czy nieprzewidziane problemy z dojazdem spowodowane awarią lub złymi warunkami pogodowymi. Decyzja o uznaniu takiego powodu za usprawiedliwiony zależy od postawy i decyzji pracodawcy.

Sprawdź, czym jest urlop z powodu siły wyższej.

Konsekwencje nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy niesie za sobą różnorakie konsekwencje. Wszystko zależy m.in. od zasad regulaminu obowiązującego w danym zakładzie pracy, dobrej woli pracodawcy, a także od ilości przewinień pracownika. Jeśli zatrudnionemu po raz pierwszy zdarzyło się mieć nieusprawiedliwioną nieobecność – może liczyć na łagodną formę konsekwencji. Z kolei regularne incydenty są poważnym naruszeniem obowiązków pracowniczych, które mogą skończyć się nawet zwolnieniem dyscyplinarnym.

Zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy za nieprzestrzeganie przez pracownika przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować kary porządkowe:

• karę upomnienia,
• karę nagany.

Co więcej, za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia pracodawca może również stosować karę pieniężną. Kwota za jeden dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być jednak wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika. W przypadku łącznych kar pieniężnych nie może przewyższać 10% wynagrodzenia pracownika po dokonaniu wszystkich potrąceń.

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy a zwolnienie dyscyplinarne

Zwolnienie dyscyplinarne jest najpoważniejszą konsekwencją stosowaną przez pracodawców w celu ukarania pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. Kodeks pracy jasno określa, że pracodawca ma prawo do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w przypadku, gdy pracownik dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Mówi o tym art.  52 §  1 (1), który brzmi następująco:

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych.

Nieusprawiedliwione nieobecności, szczególnie te powtarzające się, mogą być interpretowane jako takie naruszenie. Przed podjęciem decyzji o zwolnieniu dyscyplinarnym, pracodawca powinien jednak dokładnie zbadać okoliczności każdego przypadku nieobecności, a także umożliwić pracownikowi wyjaśnienie i usprawiedliwienie swojego zachowania.

Należy jednak pamiętać, że wręczenie pracownikowi rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika powinno odbyć się w ciągu jednego miesiąca, licząc od dnia uzyskania przez pracodawcę informacji o przyczynie nieobecności. Późniejsza chęć zwolnienia będzie niezgodna z prawem.

Nieobecność nieusprawiedliwiona a urlop

Jeśli nieobecność nieusprawiedliwiona pracownika trwa co najmniej jeden miesiąc, wpływa to na wymiar urlopu wypoczynkowego. Ma to jednak miejsce tylko, gdy pracownik wróci do pracy, chociaż na jeden dzień. Wówczas każdy miesiąc nieusprawiedliwionej nieobecności obniża wymiar urlopu o 1/12. W przypadku gdy zatrudniony nie pojawi się w pracy – wymiar urlopu pozostaje bez zmian.

Nieobecność nieusprawiedliwiona w świadectwie pracy

Informacja o nieusprawiedliwionych nieobecnościach nie powinna znaleźć się w świadectwie pracy. Dane o nieobecnościach w pracy, które zamieszczane są w świadectwie pracy, dotyczą wyłącznie okresów nieskładkowych. Z tego względu zwolnienia lekarskie jest podawane w świadectwie, ale nieusprawiedliwiona nieobecność już nie, ponieważ nie jest ona okresem nieskładkowym.

Druga kwestia dotyczy sytuacji kiedy rozwiązanie stosunku pracy było spowodowane zwolnieniem dyscyplinarnym. W takim przypadku pracodawca powinien ograniczyć się wyłącznie do wskazania w treści świadectwa pracy sposobu rozwiązania umowy (rozwiązania bez zachowania okresu wypowiedzenia złożone przez pracodawcę). Niedopuszczalne jest natomiast zamieszczenie informacji o przyczynie rozwiązania umowy.

Jak pracodawca może przeciwdziałać nieusprawiedliwionym nieobecnościom?

Jeśli w Twojej firmie występuje regularny problem z nieusprawiedliwioną nieobecnością wśród pracowników, warto zastanowić się nad tym, co może temu przeciwdziałać.

Zdecydowanie kluczowym działaniem w tej kwestii jest wdrożenie jasnych procedur dotyczących zgłaszania nieobecności oraz ich usprawiedliwiania. Kolejną kwestią jest budowanie kultury organizacyjnej opartej na wzajemnym szacunku i zrozumieniu, gdzie pracownicy czują się wartościowi i są świadomi konsekwencji swoich działań. Ponadto zasadne może być także wprowadzenie systemów motywacyjnych dla pracowników regularnie obecnych w pracy oraz tych, którzy wykazują się wzorową postawą.

Kontroluj czas pracy z Kadromierzem

Dobrym pomysłem może być Kadromierz – aplikacja do grafików pracy, rejestracji czasu pracy i elektronicznych wniosków urlopowych. Umożliwia ona między innymi wymianę zmian z innymi pracownikami, składanie wniosków o urlop czy zgłaszanie nieobecności. W sytuacji kiedy pracownik rozchoruje się na dzień przez swoją zmianą, może wymienić się dniem pracy z kolegą z zespołu. Nie musi więc ryzykować tym, że następnego dnia nie obudzi się na ranną zmianę z powodu osłabienia. Podobny przypadek dotyczy osób, które nagle potrzebują urlopu na żądanie – nie muszą wówczas dzwonić do przełożonych z prośbą o udzielenie wolnego, tylko jednym kliknięciem zgłaszają urlop. Jak widać Kadromierz umożliwia stworzenie dogodnego środowiska do zarządzania czasem pracy, który jest przyjazny nie tylko dla pracodawców, ale i pracowników. Ponadto Ty jako pracodawca na bieżąco możesz kontrolować wszystkie nieobecności, urlopy, zwolnienia lekarskie czy spóźnienia do pracy.

Sprawdź, dlaczego warto korzystać z programu do zarządzania czasem pracy Kadromierz.

Podsumowanie

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy jest poważnym problemem, który wymaga uwagi zarówno ze strony pracowników, jak i pracodawców. Rozumienie i przestrzeganie zasad etyki pracy, obowiązków pracowniczych oraz potencjalnych konsekwencji takich nieobecności jest kluczowe dla zapewnienia efektywnego i harmonijnego funkcjonowania każdego miejsca pracy. Nagła nieobecność pracownika często nie tylko zakłóca bieżące działania firmy, ale również generuje dodatkowe koszty i wymaga reorganizacji pracy pozostałych pracowników. Co więcej, powtarzające się nieobecności bez uprzedzenia mogą prowadzić do pogorszenia atmosfery w zespole, gdyż obciążają one pozostałych pracowników i mogą być źródłem konfliktów. Pracodawcy, stojąc w obliczu takiej sytuacji, mają prawo do podjęcia odpowiednich kroków dyscyplinarnych w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.