Jak ułożyć grafik pracy w gastronomii?

Efektywne zarządzanie personelem ma wpływ na wynik finansowy Twojej firmy. Posiadając zgrany zespół, masz nie tylko gwarancję zadowolenia klientów, ale także zyskujesz przewagę nad konkurencją. Ułożenie grafiku pracy, zwłaszcza w tak dynamicznej branży jak gastronomia, stanowi nie lada wyzwanie.

Przy układaniu harmonogramu należy mieć na uwadze, by wszystkie zadania związane z prowadzeniem restauracji zostały wykonane jak najszybciej, z wykorzystaniem jak najmniejszej liczby pracowników, przy zachowaniu najwyższego poziomu świadczonych usług, co finalnie przełoży się na zadowolenie klienta. Ponadto, należy jeszcze uwzględnić dobę pracowniczą, odpoczynki oraz pozostałe przepisy wynikające z Kodeksu pracy. I choć na pierwszy rzut oka może się to wydawać skomplikowane, są sposoby i dostępne na rynku narzędzia, żeby to ułatwić. Z poniższego artykułu dowiesz się, jak to zrobić.

System czasu pracy

O tym, jaki system pracy będzie obowiązywał w firmie, decyduje pracodawca. W gastronomii sprawdzi się ich kilka.

• System podstawowy, czyli praca 8 godzin dziennie oraz przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.
• Zmianowy rozkład czasu pracy, na przykład na dwie zmiany – pracodawca ustala widełki godzinowe, w zależności od specyfiki swojego lokalu. Nakładające się na siebie zmiany to częste rozwiązanie w gastronomii, gdyż nie brakuje wtedy rąk do pracy. Jedna zmiana kończy pracę, kolejna zaczyna i bezpośrednio przejmuje jej obowiązki. W zależności od rodzaju wykonywanej pracy czas zamiany wynosi od 30 do 60 minut.
• System równoważny pozwala na wydłużanie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę oraz połączenie z pracą zmianową.

Pracownicy mogą mieć niższy dobowy wymiar czasu pracy w tygodniu, a wyższy np. w weekendy, w trakcie większego ruchu. W nawiązaniu do tego można przyjąć tylko system weekendowy, gdzie praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta.

Niezależnie od zastosowanego systemu czasu pracy w lokalu gastronomicznym obowiązkowo należy zapewnić pracownikom łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.

Ustal wymiar czasu pracy

Przy układaniu grafiku w pierwszej kolejności ustal liczbę godzin, jaką pracownicy muszą przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Należy to zrobić zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy, czyli:

• Pomnóż normę tygodniową (40 h) przez liczbę pełnych tygodni, które wchodzą w skład danego okresu rozliczeniowego (np. jednego miesiąca),
• Do otrzymanego wyniku dodaj iloczyn normy dobowej (8 h) i liczby dni (pon-pt), które pozostały do końca okresu rozliczeniowego,
• Od otrzymanego wyniku odejmij liczbę świąt, które przypadają w danym okresie rozliczeniowym i wypadają w dniu innym niż niedziela,
• Na koniec pomnóż otrzymaną liczbę przez wysokość etatu (np. 1/2 etatu).

Praca powyżej tego wymiaru traktowana jest jako godziny nadliczbowe.

Zbierz dostępność pracowników restauracji

Zebrać dyspozycyjność personelu to jedno, uwzględnić to drugie. Jeszcze nie tak dawno, w przypadku zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę nikt nie sugerował się preferowanym czasem jego pracy. Dalej nie musisz tego robić, ale konkurencja w Twojej branży jest naprawdę duża i nie chodzi tu tylko o stawki, ale także o elastyczność, którą obecni na rynku pracownicy bardzo sobie cenią. Potrzebują możliwości łączenia życia zawodowego z prywatnym i dopasowania tego do kalendarza, co w przypadku sztywno narzuconego z góry harmonogramu będzie niewykonalne. Bierz pod uwagę sugestie grafikowe załogi i staraj się w miarę możliwości dopasować. Uwierz, że to docenią i się odwdzięczą.

Planuj z KPI

Planowanie z uwzględnieniem kluczowego wskaźnika efektywności (KPI – Key Performance Indicators) oznacza, że powinieneś oszacować ilość pracy, jaką pojedynczy pracownik (np. kelner, kucharz, braman) jest w stanie wykonać w konkretnym czasie.

Zrób to rzetelnie – szybki kucharz, który popełnia błędy oraz wydaje nienależycie przygotowane posiłki, nie spełnia standardów jakości, a powolny kucharz, który wydaje znakomicie przygotowane posiłki, tych dotyczących ilości.

Musisz wiedzieć, ilu pracowników i z jakimi kwalifikacjami uwzględnić w harmonogramie pracy. Weź pod uwagę archiwalne dane, np. analizę utargów, pogodę, liczbę klientów z zeszłych lat, lecz przede wszystkim ile osób pracowało w danym dniu w poprzednich miesiącach i latach. Takie działanie pomoże Ci uniknąć nadgodzin, niedoborów kadrowych, a przede wszystkim zapewnić płynną pracę w lokalu.

Masz już bazę w postaci godzin, wiesz, jakie jest zapotrzebowanie na kadrę, znasz sugestie grafikowe, teraz dodatkowo musisz uwzględnić następujące składowe:

• Doba pracownicza – między rozpoczęciem jednej i kolejnej zmiany powinny upłynąć co najmniej 24 godziny.
• Odpoczynek tygodniowy – pracownikowi przysługuje 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu.
• Odpoczynek dobowy – początek kolejnej zmiany może być zaplanowany dopiero po upływie 11 godzin od końca poprzedniej zmiany.

W przypadku przejścia z jednej zmiany na drugą odpoczynek tygodniowy może trwać 24 h. Powinien obejmować niedzielę, a w przypadku pracy weekendowej – inny wyznaczony dzień.

Zapewnienie personelowi odpowiedniej ilości odpoczynku jest ważne w każdej branży, ale w gastronomii ma dość szczególne znaczenie. Zmęczony kelner może być opryskliwy dla klienta, a przepracowany kucharz – nie przygotować jedzenia z należytą starannością. Klient czeka, a lokal traci na opinii. Marnuje się jedzenie, a Tobie wzrastają koszty. Wniosek? Nie przemęczaj swojej załogi.

Dopuszczalne nadgodziny

Ograniczenie nieprzerwanego odpoczynku dobowego możliwe jest wyłącznie w dwóch wypadkach: w razie konieczności przeprowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska, a także ze względu na usuwanie awarii. Wyjątek można zastosować również w przypadku pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

Jeśli wystąpią powyższe przesłanki, pracownicy nie tracą prawa do odebranych im w ten sposób godzin odpoczynku. Pracodawca powinien zapewnić równoważny okres odpoczynku do końca okresu rozliczeniowego w wymiarze co najmniej 24 godzin.

W podstawowym systemie czas pracy nie może być dłuższy niż 8 godzin na dobę i 40 godzin w tygodniu w danym okresie rozliczeniowym, który nie może przekraczać 3 miesięcy. Norma ma charakter przeciętny, a wynika to z tego, że czas pracy we wszystkich tygodniach nie jest jednakowy.

Zapewnij czas wolny

Zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy osoby wykonujące pracę w niedzielę powinny mieć zapewnioną przynajmniej jedną niedzielę wolną od wykonywania obowiązków służbowych w ciągu 4 następujących po sobie tygodni. Musisz to uwzględnić w harmonogramie czasu pracy, w przeciwnym razie będzie to wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym.

Jeżeli grafik pracy sporządzany jest na dłuższy okres, weź pod uwagę plan urlopowy. Osoby zatrudnione na umowie o pracę raz w roku powinny wykorzystać urlop trwający nieprzerwanie co najmniej 14 dni. Pytaj załogę o plany z kilkutygodniowym, być może nawet miesięcznym wyprzedzeniem – np. czy zamierzają brać wolne w newralgicznych terminach, takich jak np. majówka, długie weekendy, wakacje czy święta. Odpowiedni zapas czasu pozwoli Ci na efektywniejsze zorganizowanie. Pamiętaj, że w zamian za pracę w święta przysługuje, oprócz podstawowego wynagrodzenia, dodatek za nadgodziny w wysokości 100%.

Teraz jeszcze pozostaje Ci pamiętać o pozostałych zaplanowanych sprawach, do których należą m.in. szkolenia, odbiór dni wolnych, jak również o tym, na co nie masz wpływu – sytuacje losowe czy zwolnienia lekarskie.

Informuj o zmianach w grafiku pracy

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca jest uprawniony do zmian w grafiku pracy, jeśli są one uzasadnione wyznaczeniem dnia wolnego za pracę w niedzielę, święto lub inny dzień wolny, lub za pracę w nadgodzinach. Zmiana harmonogramu pracy możliwa jest również w przypadku okoliczności niezależnych od pracodawcy – np. w przypadku choroby któregoś z pracowników czy urlopu na żądanie. Zasady dotyczące poprawek w grafiku pracy zmianowej powinny być szczegółowo opisane w przepisach wewnątrzzakładowych.

Tak jak grafik musi trafić do pracowników najpóźniej 7 dni przed jego wejściem w życie, tak o każdej zmianie muszą zostać oni niezwłocznie poinformowani. Podczas korzystania z aplikacji pracowniczych powiadomienie wyświetli się na urządzeniu mobilnym. Jeszcze lepiej, gdy korzystasz z takiej aplikacji, która w sytuacjach kryzysowych dysponuje funkcją otwartych zmian. W praktyce oznacza to, że gdy jeden z pracowników nie może przyjść do pracy, możesz wyznaczyć w zastępstwie (po konsultacji z daną osobą) innego pracownika lub ten może sam zgłosić na ochotnika i wpisać w wolne okienko. Całość zajmuje kilka minut i odbywa się z poziomu telefonu. Funkcjonalność otwartych zmian znajdziesz w systemie Kadromierz.

Wybierz wzór harmonogramu

Harmonogram przedstawiony w postaci tabeli lub diagramów. Każdy z pracowników na danej zmianie rozpoczyna oraz kończy pracę o tej samej godzinie. Ułatwia to sprawdzenie obecności i punktualności pracowników. Co więcej, taki sposób tworzenia grafiku pozwala na zorganizowanie odprawy pracowniczej i przekazanie kadrze istotnych informacji. Należy jednak pamiętać, iż ta metoda najlepiej sprawdza się w restauracjach, które są otwarte tylko w porach serwowania posiłków, gdyż w ten sposób klienci nie odczuwają bezpośrednio zmiany personelu.

Grafiki poszczególnych pracowników powinny współgrać ze schematem pracy oraz przepływem klientów. Ten rodzaj harmonogramu jest korzystniejszy od tego w postaci tabeli, gdyż w godzinach największego obciążenia liczba pracowników stopniowo wzrasta, natomiast z biegiem dnia maleje.

Planuj grafik pracy z Kadromierzem

Planowanie grafiku z zachowaniem wszystkich powyższych wytycznych będzie czasochłonne i będzie wymagać od Ciebie szczegółowej znajomości przepisów. Możesz ułatwić swoją pracę i skorzystać z dedykowanego ku temu rozwiązaniu, jakim jest Kadromierz, czyli elektroniczny grafik pracy.

Jeśli skorzystasz z funkcji grafik pracy, układanie harmonogramu będzie łatwiejsze i szybsze. Kadromierz dysponuje aplikacją dla pracowników, w której m.in. zgłaszają swoją dyspozycyjność i preferowane dni wolne. Mają dostęp do grafiku na swoim telefonie – widzą każdą naniesioną zmianę i mogą szybko reagować np. w przypadku wspomnianych wcześniej otwartych zmian, kiedy konieczna jest wymiana lub uzupełnienie luki w grafiku.

Z kolei ty możesz wprowadzić dowolną liczbę pracowników, stanowisk i lokalizacji, co bardzo ułatwia zadanie, gdy w gastronomii ma się ich kilka. Co ważne, system sprawdzi zgodność tego co zaplanowałeś z przepisami Kodeksu pracy i natychmiast poinformuje Cię o nieprawidłowościach, dzięki czemu naniesiesz odpowiednie korekty. Program jest przejrzysty i prosty w obsłudze.

Możesz również skorzystać z innych elektronicznych rozwiązań, np. ewidencji czasu pracy, listy płac, listy obecności czy wniosków urlopowych.

Wypróbuj planowanie grafiku pracy razem z Kadromierzem. Założ darmowe konto i przekonaj się, czy platforma spełnia Twoje oczekiwania.