
Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracownika?
Przeczytaj w: 2 minuty
ostatnia aktualizacja: 25/10/2018
Prowadzenie dokumentacji związanej z procesem rekrutacji, nawiązaniem stosunku pracy oraz jego ustaniem, to jeden z obowiązków pracodawcy. Akta osobowe pracownika powinny być przechowywane z zachowaniem porządku chronologicznego, co ułatwi dostęp do nich zarówno na użytek pracodawcy bądź pracownika, jak i podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Zasadniczo akta osobowe pracownika dzielą się na 3 podgrupy:
- dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie / procesu rekrutacji (A);
- dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia (B);
- dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy (C).
Każda z tych części teczki pracowniczej musi być opatrzona wykazem dokumentów, aktualizowanym na bieżąco. Trzeba pamiętać, że obowiązki nałożone na pracodawców przez przepisy prawa są niezależne od okresu zatrudnienia czy tzw. rotacji w zakładzie pracy. Oznacza to, że nawet jeżeli w firmie nawiązywany z wieloma kandydatami stosunek pracy nie trwa dłużej niż np. 2 tygodnie, pracownik działu kadr musi każdorazowo zakładać akta osobowe, a później je przechowywać. Każdy pracownik musi też posiadać osobną teczkę osobową– niedozwolone jest prowadzenie „wspólnych” akt.
Do części A zaliczają się m.in.:
- kwestionariusz osobowy
- dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia, np. świadectwa pracy od dotychczasowych pracodawców
- dyplomy i certyfikaty potwierdzające kwalifikacje pracownika
- orzeczenia lekarskie, mówiące o zdolności do danej pracy
W części B powinny się znaleźć np.:
- informacje o warunkach zatrudnienia
- potwierdzenie ukończenia stosownego szkolenia BHP przez pracownika
- oświadczenie dot. przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika
- dokumenty dot. uprawnień urlopowych, związane np. z posiadaniem dziecka poniżej 14 roku życia
Część C zawierać będzie natomiast:
- dokumenty, na podstawie których została rozwiązana lub wypowiedziana umowa o pracę
- kopię świadectwa pracy, którego oryginał otrzymał pracownik
- orzeczenie lekarskie dot. badań okresowych po rozwiązaniu stosunku pracy umowę o zakazie konkurencji, jeżeli dotyczy ona również okresu po rozwiązaniu stosunku pracy
Akta osobowe pracowników mają być przechowywane w siedzibie firmy, z zachowaniem wszelkich środków bezpieczeństwa zapobiegających ich zniszczeniu bądź dostaniu się w ręce osób trzecich. Jednocześnie powinien być zapewniony dostęp do dokumentów dla pracownika oraz kontrolera z Państwowej Inspekcji Pracy. Obowiązek gromadzenia dokumentacji osobowej obejmuje 50 lat od dnia ustania stosunku pracy z danym pracownikiem, natomiast w przypadku dokumentacji płacowej okres ten wynosi również 50 lat, ale od daty jej wytworzenia. Jeżeli w tym czasie pracodawca ogłosi upadłość lub właściciele podmiotu zadecydują o jego likwidacji, muszą oni przekazać akta osobowe do firmy zajmującej się przechowywaniem dokumentacji.
Powyższy artykuł prezentuje podstawowe informacje dot. akt pracownika, jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej np. o karcie ewidencji czasu pracy, kliknij tutaj.
14-dniowy darmowy okres próbny. Testujesz plan Premium. Nie wymagamy karty.