Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracownika?

Prowadzenie dokumentacji związanej z procesem rekrutacji, nawiązaniem stosunku pracy oraz jego ustaniem, to jeden z obowiązków pracodawcy. Akta osobowe pracownika powinny być przechowywane z zachowaniem porządku chronologicznego, co ułatwi dostęp do nich zarówno na użytek pracodawcy bądź pracownika, jak i podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Zasadniczo akta osobowe pracownika dzielą się na 3 podgrupy:

• dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie / procesu rekrutacji (A);
• dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia (B);
• dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy (C).

Każda z tych części teczki pracowniczej musi być opatrzona wykazem dokumentów, aktualizowanym na bieżąco. Trzeba pamiętać, że obowiązki nałożone na pracodawców przez przepisy prawa są niezależne od okresu zatrudnienia czy tzw. rotacji w zakładzie pracy. Oznacza to, że nawet jeżeli w firmie nawiązywany z wieloma kandydatami stosunek pracy nie trwa dłużej niż np. 2 tygodnie, pracownik działu kadr musi każdorazowo zakładać akta osobowe, a później je przechowywać. Każdy pracownik musi też posiadać osobną teczkę osobową– niedozwolone jest prowadzenie „wspólnych” akt.

Do części A zaliczają się m.in.:

• kwestionariusz osobowy
• dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia, np. świadectwa pracy od dotychczasowych pracodawców
• dyplomy i certyfikaty potwierdzające kwalifikacje pracownika
• orzeczenia lekarskie, mówiące o zdolności do danej pracy

W części B powinny się znaleźć np.:

• informacje o warunkach zatrudnienia
• potwierdzenie ukończenia stosownego szkolenia BHP przez pracownika
• oświadczenie dot. przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika
• dokumenty dot. uprawnień urlopowych, związane np. z posiadaniem dziecka poniżej 14 roku życia

Część C zawierać będzie natomiast:

• dokumenty, na podstawie których została rozwiązana lub wypowiedziana umowa o pracę
• kopię świadectwa pracy, którego oryginał otrzymał pracownik
• orzeczenie lekarskie dot. badań okresowych po rozwiązaniu stosunku pracy umowę o zakazie konkurencji, jeżeli dotyczy ona również okresu po rozwiązaniu stosunku pracy

Akta osobowe pracowników mają być przechowywane w siedzibie firmy, z zachowaniem wszelkich środków bezpieczeństwa zapobiegających ich zniszczeniu bądź dostaniu się w ręce osób trzecich. Jednocześnie powinien być zapewniony dostęp do dokumentów dla pracownika oraz kontrolera z Państwowej Inspekcji Pracy. Obowiązek gromadzenia dokumentacji osobowej obejmuje 50 lat od dnia ustania stosunku pracy z danym pracownikiem, natomiast w przypadku dokumentacji płacowej okres ten wynosi również 50 lat, ale od daty jej wytworzenia. Jeżeli w tym czasie pracodawca ogłosi upadłość lub właściciele podmiotu zadecydują o jego likwidacji, muszą oni przekazać akta osobowe do firmy zajmującej się przechowywaniem dokumentacji.

Powyższy artykuł prezentuje podstawowe informacje dot. akt pracownika, jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej np. o karcie ewidencji czasu pracy, kliknij tutaj.