Karta urlopowa – wzór i omówienie

Karta urlopowa pracownika jest inaczej określana jako wniosek urlopowy. To dokument, za pomocą którego pracownik zgłasza przełożonemu chęć skorzystania z urlopu. Karta urlopowa jest także ważnym elementem w dokumentacji pracowniczej. Dowiedz się, jaki jest obowiązujący wzór wniosku urlopowego.

Jak działa karta urlopowa?

Pracownik zgłasza chęć przejścia na urlop, wypełniając kartę urlopową i przekazując ją swojemu pracodawcy. Pracodawca natomiast wykorzystuje ten dokument do pisemnego udzielenia urlopu pracownikowi. Ponadto złożona przez pracownika karta urlopowa służy do celów dokumentacji i archiwizacji.

Jakie informacje powinna zawierać prawidłowo sporządzona karta urlopowa?

Ustawodawca nie określił szablonu kart urlopowych. Są one często tworzone wewnętrznie np. przez działy HR lub stanowią załączniki do regulaminów pracy. Jeśli w Twoim przedsiębiorstwie nie istnieje uniwersalny wzór takiego wniosku, możesz go stworzyć samodzielnie (lub skorzystać z gotowego szablonu zamieszczonego na dole artykułu). Ważne jest, żeby karta urlopowa zawierała następujące informacje:

• imię i nazwisko pracownika,
• dane firmy lub pracodawcy,
• nazwa zajmowanego stanowiska,
• proponowany termin urlopu (wraz z podaniem liczby dni),
• określenie charakteru urlopu (wypoczynkowy lub okolicznościowy),
• data i miejsce sporządzenia wniosku,
• podpis pracownika,
• miejsce na podpis pracodawcy.

Warto pamiętać, że prawidłowy wniosek powinien zawierać odpowiednie załączniki, które dokumentują prawo pracownika do danego urlopu (np. akt narodzin dziecka).

Jaki jest wymiar urlopu przysługującego pracownikowi?

Przed złożeniem karty urlopowej konieczne jest określenie liczby dni urlopu, która przysługuje danemu pracownikowi. Zgodnie z Kodeksem pracy istnieją następujące rodzaje urlopów:

• urlop wypoczynkowy — opisany w art. 152 Kodeksu pracy. Płatny urlop, którego długość jest zależna od stażu pracy (do stażu wlicza się także okres edukacji). Wymiar urlopu przysługujący pracownikowi ze stażem pracy poniżej 10 lat to 20 dni kalendarzowych w roku, a pracownikowi ze stażem powyżej 10 lat — 26 dni.
• urlop okolicznościowy — płatny urlop trwający zazwyczaj od 1 do 2 dni związany z ważnymi wydarzeniami np. własnym ślubem, śmiercią bliskiej osoby czy narodzinami dziecka. Do wniosku o taki urlop powinna zostać dołączona odpowiednia dokumentacja np. akt narodzin.
• urlop szkoleniowy — urlop przeznaczony dla pracowników, którzy podnoszą swoje kwalifikacje zawodowe. Jego wymiar wynosi od 6 do 21 dni roboczych i jest on płatny.
• urlop opiekuńczy — urlop w celu zapewnienia opieki bliskiej osobie (członkowi rodziny lub osobie zamieszkującej to samo gospodarstwo domowe). Może wynosić maksymalnie 5 dni kalendarzowych i jest nieodpłatny.
• urlop macierzyński — urlop przysługujący matce (oraz ojcu w zakresie, w jakim urlop nie zostanie wykorzystany przez matkę) po urodzeniu dziecka. Jego wymiar wynosi od 20 tygodni (w przypadku urodzenia jednego dziecka przy porodzie) do nawet 37 tygodni (w przypadku urodzenia pięciu lub więcej dzieci przy jednym porodzie). Rodzic przebywający na urlopie macierzyńskim (lub tacierzyńskim w przypadku ojca) ma prawo do odpowiedniego zasiłku.
• urlop rodzicielski — rozpoczyna się od razu po zakończeniu urlopu macierzyńskiego i trwa do 32 tygodni po urodzeniu jednego dziecka lub do 34 tygodni po urodzeniu więcej niż jednego dziecka. Przebywanie na urlopie rodzicielskim uprawnia do pobierania zasiłku.
• urlop wychowawczy — wynosi łącznie do 36 miesięcy i jest urlopem bezpłatnym. Urlop wychowawczy przysługuje jedynie pracownikom z co najmniej sześciomiesięcznym stażem pracy i uprawnia do korzystania z zasiłku jedynie pracowników o niskich dochodach.
• urlop ojcowski — płatny urlop przysługujący wyłącznie ojcom, wynoszący maksymalnie 2 tygodnie.

Karta urlopowa – wzór do druku

Poniżej pobierzesz wzór karty urlopowej w formacie .doc lub .pdf.

Karta urlopowa.doc Karta urlopowa.pdf

Czy pracodawca musi się zgodzić na udzielenie urlopu?

Warto pamiętać, że złożenie karty urlopowej jest jedynie informacją o tym, że dany pracownik zgłasza chęć przejścia na urlop. To pracodawca jednak ostatecznie udziela pracownikowi urlopu i wcale nie musi zastosować się do jego prośby. Pracodawca ma także prawo do tego, żeby w dowolnym momencie trwania urlopu odwołać z niego pracownika. Jest to jednak rzadko wykorzystywany przywilej, ponieważ w takiej sytuacji na pracodawcę przechodzą wszystkie koszty, które pracownik musiałby w związku z tym ponieść (np. transport, opłacony wyjazd wakacyjny).

Czy ewidencja urlopów jest obowiązkowa?

Wraz ze zmianami w Kodeksie pracy, które weszły w życie 1 stycznia 2019 roku, dokumenty odnośnie urlopu wypoczynkowego muszą być gromadzone obok ewidencji czasu pracy. Ewidencja urlopów stała się osobnym typem dokumentacji pracowniczej.

Zasady prowadzenia i przechowywania ewidencji urlopów zostały przedstawione w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nim pracodawca powinien prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (w tym dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego) oddzielnie dla każdego pracownika w formie papierowej lub elektronicznej.

Jak długo i gdzie przechowywać ewidencję urlopów?

Pracodawcy mają obowiązek przechowywać karty urlopowe przez 10 lat. Dotyczy to pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. Czas liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę. W przypadku pracowników zatrudnionych wcześniej, okres przechowywania ewidencji urlopów wynosi 50 lat, chyba że złożono raport informacyjny do ZUS.

Miejsce przechowywania dokumentacji urlopowej powinno być bezpieczne, tak aby chroniło dokumenty przed zniszczeniem, utratą lub dostępem osób nieuprawnionych.

Prowadzenie ewidencji urlopów z Kadromierzem

Jak już wspomniałam, dokumentacja urlopowa może być prowadzona w wersji papierowej lub elektronicznej. Jednak z wielu powodów warto zdecydować się na tę drugą opcję. Elektroniczna ewidencja urlopów za pomocą takiego systemu jak Kadromierz pozwoli Ci usprawnić zarządzanie absencjami w firmie. Dzięki programowi zapewnisz pracownikom i menadżerom łatwą procedurę zgłaszania i akceptowania wniosków urlopowych oraz zyskasz stały dostęp do danych o wszystkich nieobecnościach. Ponadto wyeliminujesz ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych, a także przyczynisz się do redukcji zużycia papieru – co korzystnie wpłynie na środowisko.