8 faktów, o których należy pamiętać podczas zawierania umowy zlecenia

Do podstawowych form zatrudnienia, oprócz umowy o pracę, należy umowa zlecenia. Jest ona umową cywilnoprawną, co oznacza, że podlega pod przepisy Kodeksu cywilnego. Na jej podstawie zleceniobiorca zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej na rzecz zleceniodawcy. W tym artykule znajdziesz 8 faktów o umowie zleceniu, o których musisz pamiętać.

Co to jest umowa zlecenie?

Umowa zlecenia to rodzaj umowy cywilnoprawnej, która podlega przepisom Kodeksu cywilnego. Stronami umowy zlecenia jest zleceniodawca i zleceniobiorca, który ma wykonać określoną czynność lub zadanie. Przyjmujący zlecenie nie jest pracownikiem zleceniodawcy, co oznacza, że nie chronią go przepisy prawa pracy. Z tego względu, osobie wykonującej zlecenie przysługują tylko takie prawa, jakie bezpośrednio wynikają z treści umowy.

Umowa zlecenia reguluje wynagrodzenie w formie stawki godzinowej, terminy realizacji zadania oraz inne istotne kwestie, takie jak warunki rozwiązania umowy. To elastyczna forma umowy, która ma szerokie zastosowanie w różnych dziedzinach – od usług marketingowych po prace remontowe. Umowa zlecenia jest szczególnie popularna wśród freelancerów, wolnych zawodów i osób, które świadczą usługi na własny rachunek.

Warto pamiętać, że umowa o zlecenie nie może nosić znamion stosunku pracy, takich jak podporządkowanie pracodawcy czy praca w stałych godzinach. Jeśli tak się stanie, w świetle prawa uznawana jest za umowę o pracę.

Odpowiedzialność na umowie zlecenia

Przedmiotem umowy zlecenia jest staranność działania w celu należytego wykonania zlecenia. W umowie zlecenia ważny jest fakt wykonywania pracy na rzecz zleceniodawcy, która niekoniecznie będzie prowadzić do określonego rezultatu. Nawet jeżeli efekty nie zadowolą zlecającego, musi on wypłacić wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy.

Co ważne, w przypadku umowy zlecenia maksymalny limit wysokości odszkodowania nie istnieje. A więc w przypadku powstania szkód materialnych zlecający może zażądać od zleceniobiorcy pełnego pokrycia strat, na które naraził zleceniodawcę.

Umowa zlecenie nie jest zamiennikiem dla umowy o pracę

Różnica między umową o pracę a umową zlecenia polega głównie na tym, że pracownik jest chroniony przez zapisy Kodeksu pracy, a zleceniobiorca nie. Zatem zleceniobiorca nie jest pracownikiem i jego zatrudnienie nie może nosić znamion stosunku pracy. Jeżeli więc zapisy umowy zlecania rodzą podejrzenie, że nawiązana relacja między stronami ma cechy umowy o pracę, pracodawcę mogą spotkać określone konsekwencje prawne. Jedną z nich może być wszczęcie postępowania w sprawie o ustalenie stosunku pracy przed sądem pracy. Kara za zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach stosunku pracy podlega karze grzywny, która wynosi do 1000 złotych do 30 000 złotych.

Dane do umowy zlecenia – co powinna zawierać?

Jak poprawnie skonstruować umowę zlecenia? Każda umowa zlecenia powinna zawierać następujące informacje:

• dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy,
• przedmiot umowy zlecenie,
• data zawarcia umowy,
• wysokość wynagrodzenia,
• czas trwania zlecenia,
• zasady wypowiedzenia umowy zlecenia (opcjonalnie),
• podpisy obu stron umowy.

Zaletą umowy zlecenia jest swoboda w zakresie ustalenia miejsca, czasu i sposobu wykonywania zadania. W umowie zlecenie można zawrzeć również inne zapisy, np. warunki rozwiązania umowy, kary umowne i inne.

Umowa zlecenie może być zawarta w formie ustnej, jak również zmiany, których strony chcą dokonać później. Z drugiej strony, można dodać zapis, że wszelkie zmiany w umowie mogą być wprowadzane jedynie przez formę pisemną, pod rygorem nieważności.

Nie wiesz, jak sformułować treść umowy? Pobierz darmowy wzór umowy zlecenia

Ewidencjonowanie czasu pracy zleceniobiorcy

Istotną rzeczą jest prowadzenie karty ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy. Sposób, w jaki będzie on potwierdzał liczbę godzin poświęconych na wykonanie zadania, wskazuje umowa zlecenie. Wzór dokumentu pozbawiony tej pozycji nie zwalnia zleceniobiorcy z potwierdzenia liczby godzin – może on to zrobić pisemnie lub w wersji elektronicznej. Na zleceniodawcy ciąży natomiast obowiązek gromadzenia archiwalnych dokumentów dotyczących czasu pracy przez 3 lata od dnia powstania wymagalności wynagrodzenia.

Ewidencja pracy zleceniobiorców może być również prowadzona za pomocą specjalnego programu, który rejestruje czas pracy pracownika i na podstawie zgromadzonych danych tworzy dokument. Taką funkcję posiada aplikacja Kadromierz, która ułatwia również rozliczanie godzin przepracowanych przez zleceniobiorców.

Opłacanie składek z tytułu umowy zlecenia

Chociaż umowa zlecenia jest znaczniej mniej korzystna dla zleceniobiorców niż umowa o pracę, nie oznacza to, że nie istnieją żadne obowiązki zleceniodawcy wobec zleceniobiorcy. Przedsiębiorca, podejmują współpracę z przyjmującym zlecenie, ma obowiązek odprowadzania składek na niektóre ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe) oraz ubezpieczenie zdrowotne. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne i opłacane przez zleceniobiorcę.

Przy zatrudnianiu studentów do 26 roku życia sprawa wygląda nieco inaczej, ponieważ zleceniodawca jest zwolniony z opłacania składek ZUS za studenta. Istnieją również inne warunki, które decydują o wysokości składek za poszczególnych zleceniobiorców.

Umowa zlecenie a podatek dochodowy

W przypadku umowy zlecenie, od wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie zleceniodawca musi naliczać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. Podstawę opodatkowania stanowi w tym przypadku przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodów oraz składki na ubezpieczenia społeczne. Umowa zlecenie podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych, które wynosi 18% lub 32% (w przypadku przekroczenia progu podatkowego).

Zleceniobiorca ma obowiązek na początku kolejnego roku rozliczyć swój PIT, aby upewnić się, że odprowadzane zaliczki były odpowiedniej wysokości. W przypadku nadpłaty należy się zwrot podatku zleceniobiorcy, a gdy nastąpiła niedopłata konieczne jest uregulowanie należności w urzędzie skarbowym.

Wypłata wynagrodzenia w formie stawki godzinowej

Wysokość wynagrodzenia dla zleceniobiorcy powinna być określona w taki sposób, by za każdą godzinę przysługiwała mu przynajmniej minimalna stawka godzinowa. Wzór dokumentu, używany w firmie podczas zatrudniania kolejnych osób, trzeba na bieżąco sprawdzać i – w razie potrzeby – aktualizować wraz z wysokością minimalnego wynagrodzenia. Od stycznia 2025 roku wysokość minimalnej stawki godzinowej to 30,50 zł brutto. Warto zauważyć, że umowa zlecenie umożliwia zrzeczenie się wynagrodzenia. Należy jednak wspomnieć o tym w dokumencie.

Wypowiedzenie umowy zlecenia

Umowa zlecenia zawarta na określony czas może zostać wypowiedziana ze skutkiem natychmiastowym – nie ma prawnie ustalonego okresu wypowiedzenia. Natomiast aby zerwać umowę zlecenia, w której jest taki zapis, odliczanie okresu wypowiedzenia liczy się od następnego dnia od złożenia wypowiedzenia. Należy jednak pamiętać, że takie działanie musi zostać uzasadnione – w innym przypadku może to zostać odebrane jako działanie na szkodę jednej ze stron i być podstawą do wypłacenia odszkodowania.

Mimo rozwiązania umowy przed wykonaniem zlecenia w całości przedsiębiorca powinien zwrócić wszelkie wydatki, które powstały do tej pory w wyniku wykonywania zadań określonych w umowie, a także wypłacić część wynagrodzenia odpowiadającą wkładowi pracy w realizację zlecenia.