Urlop uzupełniający – czym jest i jak go liczyć?

Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowie o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 lub 26 dni wolnych od pracy w przypadku przepracowania 10 lat pracy. Jednak co w sytuacji, kiedy pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru urlopu w trakcie roku kalendarzowego? W tym artykule odpowiemy na to pytanie i wyjaśnimy, czym jest urlop uzupełniający i jak go liczyć.

Co to jest urlop uzupełniający?

Urlop uzupełniający to dodatkowe dni wolne od pracy, które przysługują każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę po osiągnięciu 10 lat stażu pracy liczonego do wymiaru urlopu.

Wymiar urlopu zgodnie z Kodeksem pracy wynosi:

• 20 dni urlopu wypoczynkowego – dla pracowników poniżej 10 lat stażu pracy,
• 26 dni urlopu wypoczynkowego – dla pracowników poniżej 10 lat stażu pracy.

Urlop uzupełniający jest różnicą między wyższym wymiarem urlopu a niższym. Wynosi on 6 dodatkowych dni wolnych od pracy.

Co wlicza się do stażu pracy?

Staż pracy to okres, w którym pracownik był zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Do tego okresu zalicza się również czas edukacji.

Zgodnie z art. 155. Kodeksu pracy, do stażu pracy wlicza się okres nauki w wymiarze:

• nie więcej niż 3 lata – za ukończenie zasadniczej szkoły zawodowej,
• nie więcej niż 5 lat – za ukończenie średniej szkoły zawodowej,
• 4 lata – za ukończenie średniej szkoły ogólnokształcącej,
• 6 lat – za ukończenie szkoły policealnej,
• 8 lat – za ukończenie szkoły wyższej.

Należy pamiętać, że okresów nauki nie można sumować. Oznacza to, że osoba po ukończeniu studiów otrzyma 8 lat do stażu pracy, a nie 8 lat studiów + 4 lata liceum.

Po więcej informacji na ten temat zapraszamy na nasz wpis – Od kiedy przysługuje 26 dni urlopu?

Kiedy nabywa się prawo do urlopu uzupełniającego?

Prawo do urlopu uzupełniającego nabywa się z początkiem roku, ale jego wykorzystanie przysługuje dopiero od dnia osiągnięcia wymaganego progu stażu pracy i po wykorzystaniu całego urlopu wypoczynkowego w niższym wymiarze. To oznacza, że pracownik, który wcześniej miał prawo do 20 dni urlopu, teraz zyskuje dodatkowe 6 dni. To daje łącznie 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Zgodnie z art.  158. Kodeksu pracy:

Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający.

Wyjaśnijmy to na przykładzie:

Anna rozpoczęła swoją pierwszą pracę 1 września 2021 roku, zaraz po ukończeniu studiów. Wówczas jej wymiar urlopu wypoczynkowego wynosił 20 dni. W 2023 roku Anna wykorzystała całą pulę urlopu już w czerwcu i nie miała już możliwości skorzystania z płatnego dnia wolnego. Jednak 1 września 2023 nabyła już prawo do 26 dni urlopu (8 lat studiów + 2 lata pracy), więc otrzymała urlop uzupełniający w wymiarze 6 dodatkowych dni wolnych od pracy.

A co w przypadku, gdyby Anna nie wykorzystała niższego wymiaru urlopu do końca roku?

W takim przypadku Anna nie otrzymałaby urlopu uzupełniającego, ponieważ nie byłby jej potrzebny.

Jak oblicza się urlop uzupełniający?

Obliczanie urlopu uzupełniającego polega na ustaleniu różnicy pomiędzy nowym wymiarem urlopu (26 dni) a dotychczasowym wymiarem urlopu (20 dni). W praktyce oznacza to, że pracownik, który nabył prawo do dłuższego urlopu, otrzymuje dodatkowe 6 dni urlopu wypoczynkowego.

Co istotne – urlopu uzupełniającego nie wylicza się na zasadzie proporcji. Każdy pracownik otrzymuje pełen urlop w wymiarze dodatkowych 6 dni, bez względu na to, czy osiągnie wymagany próg stażu pracy w styczniu czy grudniu. Wymogiem jest to, aby najpierw wykorzystać urlop w wymiarze 20 dni wolnych od pracy. W przeciwnym razie przyznanie urlopu uzupełniającego nie nastąpi, ponieważ nie będzie on potrzebny pracownikowi. W takiej sytuacji pracownik otrzyma swój pierwszy wyższy wymiar urlopu dopiero w kolejnym roku kalendarzowym.

Jeśli jednak pracownik otrzyma urlop uzupełniający, ale nie zdąży go wykorzystać do końca roku, wówczas urlop przechodzi na kolejny rok i musi zostać wykorzystany w pierwszym kwartale.

Wniosek o urlop uzupełniający – wzór

Aby otrzymać urlop uzupełniający, z reguły wystarczy poinformować pracodawcę i przekazać mu wszystkie niezbędne dokumenty potwierdzające przepracowanie 10 lat pracy. Są to świadectwa pracy i dyplomy ukończenia szkoły. Po zweryfikowaniu przez pracodawcę spełnienia wymagania uzyskania dodatkowego urlopu, przydzielone zostaną pracownikowi dodatkowe dni wolne. Wówczas możliwe będzie złożenie wniosku o urlop, który jest niczym innym jak standardowym wnioskiem o urlop wypoczynkowy. Większość firm posiada własne wzory wniosków papierowych lub korzysta z elektronicznych wniosków urlopowych, takich jak oferuje Kadromierz.

Urlop uzupełniający nauczyciela

Istnieje także osobna definicja dla urlopu uzupełniającego dla nauczycieli zatrudnionych w placówkach, w których przewiduje się wakacje i ferie zimowe. Urlop uzupełniający w tym przypadku dotyczy wolnego w ciągu roku szkolnego, jeśli nauczyciel nie mógł wykorzystać 8 tygodni urlopu wypoczynkowego (bieżącego) w czasie ferii szkolnych – zimowych i letnich łącznie.

Nauczycielowi przysługuje urlop uzupełniający z powodu niezdolności odbycia urlopu wypoczynkowego w okresie ferii szkolnych z przyczyny:

• choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• urlopu ojcowskiego,
• urlopu rodzicielskiego,
• urlopu dla poratowania zdrowia,
• odbywania ćwiczeń wojskowych lub krótkotrwałego przeszkolenia wojskowego.

Wszystkie przepisy dotyczące urlopu uzupełniającego nauczycieli ustanowione są w art. 66. Karty Nauczyciela.