Umowa zlecenie a grafik pracy – co należy wiedzieć?

Umowa zlecenie to jedna z najpopularniejszych form zatrudnienia w Polsce, zwłaszcza w branżach wymagających elastyczności, takich jak gastronomia, handel czy logistyka. Choć zleceniobiorcy nie podlegają Kodeksowi pracy, to planowanie ich czasu pracy może stanowić wyzwanie. W tym artykule wyjaśnimy, w jakim sposób planować grafik dla zleceniobiorców oraz jakie przepisy należy uwzględnić, aby organizacja czasu świadczenia usług była zgodna z obowiązującym prawem.

Grafik pracy dla zleceniobiorców – co mówią przepisy?

Układanie grafiku dla zleceniobiorcy powinno znacznie różnić się od standardowej procedury planowania rozkładu czasu pracy dla osób zatrudnionych na umowie o pracę. To dlatego, że w przypadku osób na umowie zlecenie nie ma obowiązku pozostawania do dyspozycji pracodawcy w określonym miejscu i czasie. Wszystkie ustalenia dotyczące godzin wykonywania zlecenia powinny odbyć się za obopólną zgodą. W przeciwnym razie, jeśli to zleceniodawca sam narzuca godziny wykonywania zlecenia, to takie działanie może zostać uznane za zastępowanie stosunku pracy umową cywilnoprawną. Jest to niezgodne z prawem i podlega konsekwencjom prawnym.

Jak zatem postępować, jeśli jednak potrzebujemy ustalić harmonogram? Otóż konieczne jest uzgodnienie tego ze zleceniobiorcą. Przykładowo, jeśli w danej umowie nie ma wskazanych dokładnych godzin świadczenia usług, ale potrzebne jest układanie harmonogramu, to możliwe jest to wyłącznie po porozumieniu ze zleceniobiorcą np. poprzez zebranie od niego dostępności. W praktyce oznacza to, że zleceniobiorca sam deklaruje preferowane godziny pracy w zgodzie z potrzebami firmy, a zleceniodawca dopiero na podstawie dyspozycyjności może zaplanować grafik.

Ile wynosi minimalna stawka na umowie zlecenie w 2025 roku?

Grafik pracy na umowie zlecenie a cechy stosunku pracy

Co istotne, zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia nie może posiadać cech stosunku pracy, ponieważ ich występowanie może prowadzić do uznania takiej umowy za umowę o pracę.

Mówi o tym art. 22 § 1 Kodeksu pracy:

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Zatrudnienie na podstawie powyższych warunków może być uznane za stosunek pracy – bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy (art. 22 § 1¹ kp).

W związku z tym w przypadku umowy zlecenie powinno się unikać:

• narzucania zleceniobiorcy, by zlecenie wykonywał w określonych przez zleceniodawcę godzinach,
• narzucania zleceniobiorcy wykonywania zlecenia w określonym przez zleceniodawcę miejscu,
• oczekiwania dyspozycyjności zleceniobiorcy w narzuconym przez zleceniodawcę terminie,
• wydawania poleceń zleceniobiorcy, dotyczących szczegółów realizacji zadań.

Znamiona umowy o pracę – sprawdź, kiedy występują?

Grafik pracy zleceniobiorcy a wymiar czasu pracy

Jak już wspomniałam, umowa zlecenie nie podlega przepisom Kodeksu pracy. Oznacza to, że nie obowiązują w tym przypadku regulacje dotyczące czasu pracy,  m.in. normy 8 godzin dziennie i 40 tygodniowo. W związku z tym dzienny czas wykonywania zlecenia zależy wyłącznie od tego, co zostało ustalone z danym zleceniobiorcą. To samo dotyczy odpoczynków dobowych i tygodniowych oraz doby pracowniczej – przepisy Kodeksu pracy tutaj także nie obowiązują.

Wyjątkiem są natomiast sytuacje, jeśli w umowie zostaną zawarte informacje dotyczące czasu wykonywania zlecenia. Wówczas należy przestrzegać ustaleń, ponieważ stanowią one część warunków umowy. W praktyce oznacza to, że jeśli w umowie określono konkretne godziny wykonywania zlecenia lub maksymalny czas jego realizacji w danym okresie, obie strony są zobowiązane do ich przestrzegania.

 Wymiar czasu pracy a umowa zlecenie – co warto wiedzieć?

Umowa zlecenie a nadgodziny

W przypadku umowy zlecenia nie funkcjonuje pojęcie pracy w godzinach nadliczbowych. Co zatem w przypadku wykonywania zlecenia ponad ustalony ze zleceniobiorcą limit czasu? Otóż wszystko zależy od umowy. Istotny jest jednak fakt, że każda nadprogramowa godzina wymaga porozumienia pomiędzy stronami umowy. Wszelkie ustalenia dotyczące czasu pracy powinny bowiem wynikach z uzgodnień, a nie poleceń służbowych.

Wynagrodzenie również powinno wynikać z informacji zawartych w umowie. Jeśli brakuje zapisu, o innym sposobie rozliczenia godzin wynikających z przekroczenia ustalonego limitu, będzie to świadczyć o pensji równej stawce godzinowej przedstawionej w umowie.

Umowa zlecenie a dyspozycyjność

W przypadku umowy zlecenia zleceniobiorca nie musi być stale dyspozycyjny dla zleceniodawcy. Z tego względu nie powinien być zobowiązany do pozostawania w gotowości do wykonywania zlecenia w ściśle określonym czasie. Wszelkie ustalenia dotyczące obecności w określonych godzinach powinny wynikać z wzajemnych uzgodnień, a nie jednostronnych poleceń służbowych. Oznacza to, że zleceniobiorca ma prawo do elastycznego określania swojego czasu pracy, bez narzuconego grafiku, który byłby typowy dla stosunku pracy. Oczywiście godziny świadczenia usług można wspólnie ustalić, biorąc pod uwagę obopólne potrzeby i możliwości.

Jak zbierać dyspozycyjność od pracowików?

Palnuj grafik z Kadromierzem

Planowanie grafiku pracy może być wyzwaniem. Z pomocą przychodzi Kadromierz, który umożliwia sprawne zarządzanie harmonogramem i czasem pracy. Dzięki Kadromierzowi można w prosty sposób zbierać dyspozycyjność pracowników i zleceniobiorców, co pozwala na tworzenie grafiku bez narzucania godzin pracy, jednocześnie uwzględniając potrzeby firmy. System automatycznie analizuje dostępność personelu i pomaga dopasować zmiany w optymalny sposób. Ponadto funkcja wymiany zmian, możliwa między pracownikami, zapewnia większą elastyczność. Jeśli ktoś z zatrudnionych nie może pojawić się na zmianie, może łatwo znaleźć sobie zastępstwo.

Dzięki tym rozwiązaniom organizacja pracy na każdej umowie staje się bardziej przejrzysta, efektywna oraz zgodna z obowiązującymi przepisami.

Oprócz tego Kadromierz oferuje także automatyczną ewidencję czasu pracy i błyskawiczne rozliczenia czasu pracy. Koniecznie sprawdź, jak Tobie może ułatwić zarządzanie czasem pracy w firmie.