Nowy pracownik w firmie – jakie dokumenty są niezbędne i jak ustalić grafik?

Tuż po pozytywnym rozpatrzeniu kandydatury w trakcie procesu rekrutacji, na pracodawcy zaczyna ciążyć obowiązek wdrożenia pracownika do firmy. Musi on nie tylko przygotować zespół na przyjście nowej osoby, ale przede wszystkim dopełnić wszelkich niezbędnych formalności, związanych z zatrudnieniem. O czym należy pamiętać, podczas kompletowania dokumentacji oraz organizowania najbliższych tygodni w pracy?

Zanim podpiszesz umowę…

Zatrudnianie nowego pracownika w szeregach firmy to niewątpliwie zadanie wymagające dużego zaangażowania, jeżeli chodzi o sprawy formalne. W dużej mierze cały proces opiera się na podpisaniu umowy zawierającej wcześniej ustalone reguły zatrudnienia. Zgodnie z artykułem 221 § 1-3 Kodeksu pracy, przed podpisaniem dokumentów pracodawca powinien dokonać weryfikacji danych, prezentowanych mu przez kandydata. Przede wszystkim chodzi o:

• dane osobowe,
• datę urodzenia,
• dane kontaktowe,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• dotychczasowe zatrudnienie.

Choć informacje te najczęściej są przekazywane przez zainteresowanego w formie ustnej już na etapie rozmowy rekrutacyjnej, to do poświadczenia o ich prawdziwości może posłużyć papierowy lub elektroniczny kwestionariusz osobowy. Dzięki niemu uda się uniknąć nieprzewidzianych komplikacji na dalszym etapie wypełniania sporządzonych dokumentów.

Umowa podstawą zawarcia współpracy

Najważniejszym dokumentem, jeżeli chodzi o zatrudnianie nowego pracownika, jest umowa, sporządzana w dwóch jednoznacznie brzmiących egzemplarzach. To właśnie ona stanowi podstawę do nawiązania współpracy między pracownikiem a pracodawcą, jednocześnie określając wszelkie zasady kooperacji. Obecnie przełożony może zaproponować kandydatowi zatrudnienie w oparciu o: umowę o pracę (na czas próbny, określony lub nieokreślony), umowę-zlecenie oraz umowę o dzieło.

Niezależnie od tego, jaka forma współpracy będzie obowiązywała w przypadku danego kandydata, prawne obowiązki pracodawcy obligują go do klarownego określenia warunków zatrudnienia. W przypadku umów opierających się o Kodeks pracy musi on zdawać sobie sprawę z konieczności zgłoszenia pracownika do ZUS-u oraz opłacania za niego comiesięcznych składek. Przydatnym narzędziem do szybkiego wyliczenia wszelkich kwot jest bezpłatny kalkulator płac. Pracownik zaś może swobodnie wykorzystać kalkulator wynagrodzeń do obliczenia kwoty netto swoich miesięcznych zarobków.

Dokumenty dla nowego pracownika. O czym należy pamiętać?

Tuż obok umowy o pracę, niezwykle ważne dokumenty stanową skierowanie na badania lekarskie (czasami też niezbędna jest książeczka sanepidowska) oraz przeprowadzenie obowiązkowego szkolenia BHP. Ich dostarczenie jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia pracy w danej firmie. Ponadto wśród obowiązkowej dokumentacji nowego pracownika nie może zabraknąć:

• informacji o przetwarzaniu danych osobowych – w momencie zatrudnienia pracodawca staje się bowiem administratorem danych pracownika, które następnie będą przez niego przetwarzane,
• informacji o równym traktowaniu – jej zapisy mają zapobiegać dyskryminacji w miejscu pracy,
• oświadczenia o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu – obowiązującego osoby, które mieszkają poza miejscem świadczenia obowiązków zawodowych, których codzienna praca wiąże się z koniecznością dojazdu,
• oświadczenia o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich – przysługującego pracownikom posiadającym co najmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat,
• wniosku o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń – jeżeli pracownik w ramach świadczonej pracy pragnie ubezpieczyć w ZUS-ie pozostałych członków swojej rodziny,
• PIT-2 – oświadczenia, które służy do obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Udzielenie informacji na temat warunków zatrudnienia

Obowiązki pracodawcy nie kończą się jednak wyłącznie na sporządzeniu i uregulowaniu niezbędnych formalności. Zadaniem przełożonego jest też jak najlepsze wdrożenie pracownika w dotychczasowy system pracy, w tym szczegółowe przedstawienie mu warunków zatrudnienia. Zgodnie z artykułem 29 § 3 Kodeksu pracy w ciągu 7 dni od zawarcia umowy, podwładny powinien otrzymać na piśmie informacje na temat:

• obowiązujących norm czasu pracy (dobowej i tygodniowej),
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia,
• wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej długości okresu wypowiedzenia umowy.

Do zadań pracodawcy należy również zapoznanie pracownika z obowiązującym regulaminem miejsca pracy oraz wprowadzenie go do wszelkich baz i systemów, w których występują pozostali zatrudnieni. Standardem staje się także rozpoczęcie prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Jak zorganizować grafik – praca z nowym członkiem zespołu

Pierwsze tygodnie pracy z nowo zatrudnioną osobą mogą stanowić nie lada wyzwanie – szczególnie jeżeli chodzi o ustalanie grafiku. Niewątpliwie na początku będzie ona potrzebowała wdrożenia, przez co nie można liczyć jej jako „pełnowymiarowego członka zespołu”. Bezpiecznym rozwiązaniem jest więc dołączenie zatrudnionego do pozostałych członków danego zespołu, aby mógł on odbyć należyte szkolenia z zakresu wykonywanych obowiązków.

Standardowo rozkład czasu pracy powinien być dostarczony pracownikom najpóźniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy. W przypadku nowego pracownika trzeba jednak liczyć się z koniecznością stosowania korekt. Aby mógł on na bieżąco zapoznawać się ze wdrażanymi zmianami, dobrym rozwiązaniem może okazać się grafik online oferowany przez narzędzie Kadromierz. Za jego pomocą każdy pracownik w kilka chwil otrzyma wiadomość o planowanych zmianach, jednocześnie mogąc dostosować się do bieżących wymogów pracodawcy. Sprawdź sam, jakie zalety ma grafik online!
Kadromierz ułatwi pracę nowo zatrudnionej osobie!

Wypróbuj za darmo