CASE STUDY

Zaczarowana Kraina

Opiekunki, przedszkolanki i rodzice

Firma
Zaczarowana Kraina
Branża
Edukacja
Liczba lokalizacji
4
Liczba pracowników
20
main-image
Podliczenie ilość godzin w miesiącu
3 – 4 godziny 30 – 40 minut
Ilość kart obecności do archiwizacji (rocznie)
1500 stron 0 stron
Kontrola obecności
brak danych 100% kontroli

O firmie

W 2008 r. Powstał pierwszy klub malucha “Zaczarowana Kraina”. Na samym początku była dwójka dzieci, po roku już 15. Dzieci rosły, a wraz z nimi zapotrzebowanie na miejsca. Nowa placówka powstawała w momencie gdy nasz pierwszy rocznik przechodził do następnej grupy wiekowej. Obecnie “Zaczarowana Kraina” to jeden żłobek i trzy punkty przedszkolne. Naszą inspiracją jest uśmiech dziecka i stworzenie mu warunków dla rozwoju poznawczego, emocjonalnego i fizycznego. Jesteśmy rodzicami i na bazie własnych doświadczeń stworzyliśmy miejsce, gdzie dzieci mogą spędzać czas w sposób rozwijający ich umiejętności i wyobraźnię.

Certyfikaty Zaczarowanej Krainy

Wyzwanie

Potrzeba ewidencji pojawiła się w momencie zmiany formy z “klubu malucha” na “punkt przedszkolny” i “żłobek niepubliczny”. Dbałyśmy o to by wszystko rozwijało się pod kątem bezpieczeństwa oraz zgodnie z przepisami. W momencie odbioru dziecka rodzice podpisywali się na papierowej liście obecność. Nie sprawiało to większego problemu, miałyśmy zestawienie na których zapisywane były wszystkie dane z przebiegu dnia dziecka, godzina przyjścia, drzemki, informacje o żywieniu. Gdy rodzic przychodził odebrać swoje dziecko, opiekunka podchodziła, zdawała relację z danego dnia, czytała najważniejsze informacje, a finałem tej rozmowy był podpis na liście. Na koniec miesiąca rzucałyśmy wszystkie listy na stół i następowało zliczanie godzin z kalkulatorem. O ile dziecko korzystało z pełnego pakietu, ilość godzin nie była dla nas istotna. Jednakże w przypadku dzieci z wykupionym karnetem czasowym, ważne dla nas z biznesowego punktu widzenia było przypilnowanie ilości wykorzystanych godzin z pakietu. Cała stworzoną w ten sposób dokumentację trzeba było zmagazynować, mamy ją do dziś.

Rozwiązanie

Przede wszystkim w Kadromierzu wykorzystujemy funkcje rejestracji czasu pracy (RCP). Aktualnie, gdy na koniec miesiąca trzeba sprawdzić, ile dane dziecko spędziło godzin w przedszkolu, wystarczy znaleźć je w systemie, zaznaczyć okres, który nas interesuje, podać zaokrąglenie i gotowe. Zajmuje to sekundę. Po stronie opiekunek jest przypilnowanie logowania się przez rodziców. Jeśli jakiś rodzic zapomni to uruchomienie rejestracji ręczne. Brak konieczności pracy z listami daje dużą oszczędność czasu. Poza tym wszystko jest łatwo dostępne w chmurze, również dane archiwalne, więc nie musimy żadnych papierów magazynować.

Sala Zaczarowanej Krainy

Wprowadzenie i korzyści

Podobnie jak w przypadku podstawowych aplikacji, włączasz i od razu działasz. Program jest dla nas bardzo intuicyjny, więc nie miałyśmy żadnego problemu z obsługą. Z początku niewielkie problemy z funkcjonowaniem wynikały głównie ze złego doboru sprzętu czy braku Internetu. Wydaje nam się to normalną sprawą przy wdrażaniu nowego rozwiązania. Przy współpracy z obsługą platformy, po niewielkich zmianach funkcjonuje wszystko bez zarzutu.

Rodzice bardzo pozytywnie zareagowali na Kadromierz, który był nowinką techniczną, sprytnym rozwiązaniem istniejącego problemu. Spodobała się innowacyjność podejścia, to że logowanie zastąpiło analogowy podpis. Niewiele głosów sceptycznych dotyczyło głównie nowego PIN’u do zapamiętania. Aktualnie rodzice mają to we krwi, gdy tablet nie działa, bo ktoś zapomniał podłączyć do ładowania, sami pytają o to gdzie się mogą zalogować. W „Zaczarowanej Krainie” funkcjonuje to w ten sposób, Kasia jest managerem na każdej lokalizacji więc ma dostęp do wszystkich danych. Opiekunki kontrolują tylko wejścia/wyjścia, gdy dany rodzic zapomni włączają rejestracje ręcznie. Dzieci to „pracownicy”. W sytuacji gdy dziecko nie zostanie wylogowane, czyli jest cały czas w „pracy”, Kadromierz to podświetla, a my wiemy, że coś jest nie tak i należy to sprawdzić, by skorygować.

Kadromierz to dla nas ogromna oszczędność czasu. Dzieci są w „Zaczarowanej Krainie” na podstawie różnych pakietów. Nie mamy sztywnych zasad, że na przykład do 9 wszyscy muszą być w przedszkolu, w związku z tym godziny są bardzo ruchome. Rodzice przychodzą i odbierają dzieci dowolnie. Wcześnie musiałyśmy każdą kartkę przewertować, liczyć tak naprawdę minutami, wpisywać w wszystko do Excela, a na końcu gdzieś te papiery składować. Po prostu „papierologia”. Kadromierz to dla nas elektroniczny zapis, że danego dnia dziecko było obecne w „Zaczarowanej krainie”. Jednakże w przypadku rodziców korzystających z pakietów godzinowych, Kadromierz realnie pilnuje naszych interesów.

Opowiadały

Agata Liberska-Stec i Katarzyna Wiecińska-Rybka

Zaczarowana Kraina