RODO i grafik pracy – wszystko, co należy wiedzieć

Wprowadzenie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO (ang. GDPR – General Data Protection Regulation) wywołało niemały zamęt zarówno wśród przedsiębiorców i kadr kierowniczych dużych korporacji, jak i pośród ich klientów. To jednak nie wszystkie grupy objęte nowymi przepisami.

Nie powinniśmy zapominać również i o szeregowych pracownikach, których dane są przecież przetwarzane przez pracodawców i także chronione przez nowe przepisy. Jedną z interesujących kwestii związanych z nowymi regulacjami są grafiki pracy, stąd nie dziwi fakt, że wiele osób wpisuje w wyszukiwarkę frazę „grafik pracy a RODO”. Zanim jednak konkretnie o grafiku, wróćmy na chwilę do początków.

Kiedy możemy zacząć przetwarzać dane pracowników w świetle RODO?

Do głównych założeń RODO należy m.in. zasada, że podmiot przetwarzający dane osobowe ma prawo dowiedzieć się na nasz temat jedynie tyle, ile jest dla niego niezbędne. Ponadto powinien on każdy przypadek gromadzenia takich danych jasno zakomunikować osobie zainteresowanej. Oznacza to więc, że – jako prowadzący firmę – powinniśmy przygotować stosowne druki i przedstawić je pracownikom. Podpisując takie dokumenty wyrażają oni zgodę na przetwarzanie ich danych oraz akceptują sposób i cel owego przetwarzania.

Grafik w pracy a RODO – powierzanie danych zewnętrznym podmiotom

Co więcej, musimy zadbać też o upoważnienia do przetwarzania danych dla firm zewnętrznych. Jakie firmy zewnętrzne mogą to być? Najczęściej sytuacja dotyczy biur rachunkowych, firm informatycznych, specjalistów od Bezpieczeństwa i Higieny Pracy itd. Specjaliści muszą mieć dostęp do tych danych, by poprawnie wykonać swoje usługi, np. księgowy musi wiedzieć, jak długo pracownik przebywał na urlopie lub zwolnieniu, żeby móc wyliczyć poprawnie wysokość jego wynagrodzenia. Dostęp do danych w tym celu musi jednak być odpowiednio usankcjonowany.

Jakie dane nie mogą się znaleźć w grafiku pracy zgodnym z RODO?

Danych dotyczących stanu zdrowia, a więc np. faktu przebywania przez pracownika na zwolnieniu lekarskim, nie powinno się pod żadnym pozorem udostępniać osobom trzecim. W związku z tym w grafiku dostępnym dla wszystkich zatrudnionych nie może znaleźć się zapis pt. „L4” w rubryce przypadającej danemu pracownikowi. Może to natomiast być oznaczenie „neutralne”, wskazujące po prostu na nieobecność (bez podawania jej przyczyny). Dobrym rozwiązaniem będzie skorzystanie z gotowego narzędzia elektronicznego, które automatycznie wykrywa różne konflikty w grafiku, a także dostosowuje jego kształt nie tylko do wymagań RODO, ale również i do kodeksu pracy.

Grafik pracy a RODO – zasada bezpieczeństwa

Jako pracodawcy musimy szczególnie zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych naszych pracowników. Niedopuszczalne jest np. wieszanie papierowego grafiku pracy na ścianie w pomieszczeniach, które odwiedzają klienci lub inne osoby trzecie. To kolejny powód, dla którego warto ten dokument prowadzić w formie elektronicznej.

Wygodnym systemem do prowadzenia elektronicznego grafiku pracy jest Kadromierz. Podczas 14-dniowego okresu próbnego przekonasz się o przewadze takiego rozwiązania nad papierem.

Zainteresowaliśmy Cię?

Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz