Grafik pracy a RODO – wszystko, co należy wiedzieć!

Autor: Kadromierz

14 listopada 2018

Przeczytaj w: 3 minuty

Wprowadzenie ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych – RODO (ang. GDPR – General Data Protection Regulation) wywołało niemały zamęt zarówno wśród przedsiębiorców i kadr kierowniczych dużych korporacji, jak i pośród ich klientów. To jednak nie wszystkie grupy objęte nowymi przepisami.

Nie powinniśmy zapominać również i o szeregowych pracownikach, których dane są przecież przetwarzane przez pracodawców i chronione przez nowe przepisy. Jedną z interesujących kwestii związanych z nowymi regulacjami są grafiki pracy. Nie dziwi zatem fakt, że wiele osób wpisuje w wyszukiwarkę frazę „grafik pracy a RODO”.

Dwie osoby przekazują między sobą dokument.

Co to jest RODO?

RODO, czyli Rozporządzenie o Danych Osobowych, to zbiór przepisów określających, jak zbierać, przechowywać i przetwarzać dane osobowe klientów czy pracowników.

Do głównych założeń RODO należy m.in. zasada, że podmiot przetwarzający dane osobowe ma prawo dowiedzieć się na nasz temat jedynie tyle, ile jest dla niego niezbędne. Ponadto powinien on każdy przypadek gromadzenia takich danych jasno zakomunikować osobie zainteresowanej. Oznacza to więc, że – jako prowadzący firmę – powinniśmy przygotować stosowne druki i przedstawić je pracownikom. Podpisując takie dokumenty, wyrażają oni zgodę na przetwarzanie ich danych oraz akceptują sposób i cel owego przetwarzania.

Jakich danych nie można przetwarzać?

Zgodnie z art. 9 Rozporządzenia, zabronione jest przetwarzanie danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. W szczególnych przypadkach zapis ten może być uchylony w prawnie uzasadnionych celach.

Grafik w pracy a RODO – powierzanie danych zewnętrznym podmiotom

Co więcej, musimy zadbać też o upoważnienia w zakresie przetwarzania danych dla firm zewnętrznych. Jakie firmy zewnętrzne mogą to być? Najczęściej sytuacja dotyczy biur rachunkowych, firm informatycznych, specjalistów BHP itd. Specjaliści muszą mieć dostęp do tych danych, by poprawnie wykonać swoje usługi, np. księgowy musi wiedzieć, jak długo pracownik przebywał na urlopie lub zwolnieniu, żeby móc wyliczyć poprawnie wysokość jego wynagrodzenia. Dostęp do danych w tym celu musi jednak być odpowiednio usankcjonowany.

Kobieta układa grafik pracy.

Grafik pracy a RODO

Zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym ochrony danych osobowych informacji o stanie zdrowia pracownika nie można udostępniać osobom trzecim. Zatem fakt przebywania przez pracownika na zwolnieniu lekarskim nie może być oznaczony, jeśli grafik czasu pracy jest dostępny dla wszystkich pracowników. Możemy jednak użyć oznaczeń neutralnych, ogólnie oznaczających nieobecność. W ten sposób w grafiku znajdzie się informacja o nieobecności pracownika, a pracodawca nie naruszy granic przepisów. Dobrym rozwiązaniem będzie skorzystanie z gotowego narzędzia elektronicznego, które automatycznie wykrywa różne konflikty w grafiku, a także dostosowuje jego kształt nie tylko do wymagań RODO, ale również i do Kodeksu pracy.

Zastanawiasz się, czy możliwe jest wprowadzenie zmiany w grafiku pracy? Zobacz, co należy wiedzieć!

Grafik pracy a RODO – zasada bezpieczeństwa

Pracodawca musi szczególnie zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych pracowników. Niedopuszczalne jest wieszanie papierowego grafiku pracy na ścianie w pomieszczeniach, które odwiedzają klienci lub inne osoby trzecie. To kolejny powód, dla którego warto ten dokument prowadzić w formie elektronicznej.

Zdjęcie wydrukowanej listy obecności.

Lista obecności a RODO

Pozyskiwanie informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy nie musi mieć formy papierowej. Coraz częściej pracownicy spotykają się z potwierdzaniem swojej obecności poprzez zalogowanie się do dedykowanego systemu lub odbijanie kart w miejscu pracy.

Co prawda lista obecności nie jest obowiązkowym dokumentem pracowniczym, jednak większość pracodawców decyduje się na jej prowadzenie ze względów praktycznych. Przepisy Kodeksu pracy nie określają jednak informacji, jakie na takiej liście powinny się znaleźć.

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, w której wyszczególnione zostają szczegółowe informacje, m.in. w jakich godzinach pracownik przebywał w miejscu pracy, jego dni wolne, godziny nadliczbowe, praca w porze nocnej itd. Nie należy jej jednak mylić z listą obecności.

Zobacz, co powinna zawierać ewidencja czasu pracy!

Powody nieobecności a RODO

Na liście obecności wiszącej w zakładzie pracy nie można oznaczać powodów swoich nieobecności.  Nie ma znaczenia czy pracownik nie przyszedł do pracy z powodu choroby, urlopu czy innych spraw osobistych. Podobnie jak w przypadku grafiku – nieobecność musi zostać oznaczona neutralnie. Następnie jej powód należy przekazać bezpośrednio do osoby upoważnionej, np. managera czy pracodawcy.

Informacje takie jak imię i nazwisko pracownika są zazwyczaj powszechnie znane przez współpracowników. Lista zawierająca wyłącznie te dane może być widoczna dla innych zatrudnionych.

Elektroniczna lista obecności a RODO

Najbezpieczniejszym sposobem prowadzenia listy obecności pracownika jest przeniesienie jej do odpowiedniej aplikacji – Kadromierza. Umożliwia ona indywidualne udostępnianie grafików pracownikom, tak aby nie mieli wglądu w harmonogram pracy współpracowników. Dzięki temu w grafiku możemy zawrzeć wszystkie potrzebne informacje bez naruszenia przetwarzania danych osobowych. Osoby trzecie nie będą miały do nich wglądu. Analogiczna sytuacja ma miejsce w przypadku elektronicznego grafiku czasu pracy.

Program zbiera również dane, na podstawie których tworzy elektroniczną ewidencję. Rejestracja czasu pracy pozwoli Ci mieć wgląd do faktycznych nieobecności i spóźnień pracowników.

Kadromierz jest dopasowany do wymagań RODO czy Kodeksu pracy. Prowadząc dokumentację pracowniczą w aplikacji elektronicznej, masz pewność, że Twoje działania będą zgodne z obowiązującym prawem.

Wypróbuj za darmo

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz