Lista obecności a RODO – jak prowadzić?

Listy obecności stanowią jedno z najczęściej stosowanych narzędzi monitorowania stawienia się pracowników w pracy. Jednak w kontekście przepisów RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), ich prowadzenie wymaga szczególnej uwagi. W niniejszym artykule przeanalizujemy, jak zgodnie z obowiązującym prawem tworzyć listy obecności, jakie dane można na nich zamieszczać i w jaki sposób chronić prywatność pracowników.

Podstawy prawne prowadzenia list obecności

Mimo że Kodeks pracy nie wymaga prowadzenia list obecności pracowników, wskazuje, że pracodawca może ustalić sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Według art. 104 § 1 to w regulaminie pracy należy uregulować zasady organizacji i porządku w zakładzie pracy. Regulamin ten powinien zawierać m.in. warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy, przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Najprostszy i najpopularniejszy sposób monitorowania frekwencji w pracy to listy obecności, podpisywane przez pracowników. Są jednak inne metody sprawdzania obecności, np. w postaci przyłożenia karty pracowniczej do czytnika lub zalogowania się w systemie za pomocą kodu PIN.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

Lista obecności pracowników a ewidencja czasu pracy to dwa różne dokumenty, jednak są często mylone. Stosowanie ewidencji czasu pracy jest regulowane przepisami prawa pracy. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Zgodnie z §  6 Rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej, ewidencja czasu pracy powinna obejmować m.in:

• godziny pracy w poszczególnych dniach wraz z informacją o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• godziny nocne,
• godziny nadliczbowe,
• oznaczenie dni wolnych od pracy,
• urlopy i inne zwolnienia od pracy.
• nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione,
• zapis dni pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy.

Ewidencja ta jest przygotowywana przez dział kadrowy i dostępna wyłącznie dla pracownika, pracodawcy lub jego przełożonego. Może udostępnić tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie (art. 149 Kodeksu pracy).

Podsumowując, lista obecności służy jedynie do odnotowania frekwencji w danym dniu, a ewidencja zawiera więcej szczegółów dotyczących czasu pracy. W związku z tym pracownik nie musi informować o przyczynie swojej nieobecności, odnotowując absencję na liście obecności. Taka informacja należy do danych wrażliwych i nie powinna być ujawniana innym pracownikom i osobom postronnym na ogólnodostępnej liście obecności, znajdzie się ona natomiast w ewidencji czasu pracy.

Lista obecności a ochrona danych osobowych

RODO, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) definiuje dane osobowe jako informacje mogące zidentyfikować osobę fizyczną. Są to dane takie jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, lub identyfikator internetowy. Mogą to być również czynniki określające fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Zgodnie z art. 5 RODO dane osobowe:

• muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób zrozumiały dla osoby, której dane dotyczą,
• mogą być zbierane jedynie w konkretnych, prawnie uzasadnionych celach,
• nie mogą być przekazywane i przetwarzane dalej w sposób niezgodny z powyższymi celami,
• muszą być stosowane adekwatnie do celu oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Ponadto zgodnie z art. 9 RODO niektóre kategorie danych osobowych takie jak informacje dotyczące zdrowia nie mogą być przetwarzane w celu identyfikacji, ponieważ należą do rodzaju danych, których przetwarzanie jest zabronione.

Jakie dane może zawierać lista obecności?

Lista obecności pracowników powinna ograniczać się do imion i nazwisk oraz zaznaczenia obecności w ustalony sposób. Takie dane jak najbardziej mogą być umieszczane na dokumentacji służbowej bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zgód.

Na liście obecności mogą znajdować się takie dane jak:

• imię i nazwisko pracownika,
• data,
• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• podpis pracownika.

Nie powinny natomiast pojawiać się informacje, takie jak:

• powód nieobecności (np. choroba czy urlop),
• dane wrażliwe.

Przyczyny nieobecności powinny być znane tylko osobom upoważnionym do przetwarzania danych w tym zakresie. Takie informacje powinny być przechowywane oddzielnie, w dokumentacji kadrowej, dostępnej jedynie dla pracodawcy lub działu kadr.

Dane wrażliwe i ich ochrona

Przepisy RODO szczególnie chronią dane wrażliwe, takie jak informacje o stanie zdrowia, które mogą pojawić się w kontekście absencji pracownika. Zgodnie z art. 9 RODO, przetwarzanie takich danych jest zabronione, chyba że istnieje podstawa prawna lub zgoda osoby, której dane dotyczą.

Pracodawcy powinni unikać ujawniania danych zdrowotnych na listach obecności. Informacje te mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z rozliczeniem wynagrodzenia lub udzieleniem zwolnienia chorobowego, a dostęp do nich powinien mieć jedynie dział kadr.

Pracownicy również nie powinni ujawniać takich informacji oraz zadbać o odpowiednie przechowywanie listy obecności. Nie powinna ona pozostać w miejscu ogólnodostępnym lub zostać narażona na zniszczenie, lub zgubienie.

Jak prowadzić listy obecności zgodnie z RODO?

1. Minimalizacja danych: Listy obecności powinny zawierać tylko niezbędne dane, a nieobecności można oznaczać neutralnie, np. symbolem „N”.
2. Indywidualizacja list: Każdy pracownik może mieć oddzielną listę obecności dostępną tylko dla siebie.
3. Stosowanie numerów identyfikacyjnych: Zamiast imienia i nazwiska pracownika, można każdemu przypisać numer identyfikacyjny.
4. Ochrona dostępu: Listy obecności nie powinny być udostępniane w miejscach publicznie dostępnych, takich jak tablice ogłoszeń czy recepcje.
5. Cyfrowe systemy rejestracji: Alternatywą dla tradycyjnych list są elektroniczne listy obecności, które umożliwiają rejestrowanie czasu pracy bez ujawniania wrażliwych danych.

Konsekwencje naruszenia przepisów RODO

Naruszenie zasad ochrony danych osobowych może skutkować poważnymi konsekwencjami dla pracodawcy, w tym:

• karami finansowymi nakładanymi przez organ nadzorczy,
• ryzykiem odpowiedzialności cywilnej w przypadku szkód wyrządzonych naruszeniem danych.

Poza administracyjną karą pieniężną możliwa jest również odpowiedzialność karna (art. 107 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych). Jednak dotyczy to wyłącznie osób fizycznych np. pracowników lub kadry kierowniczej.

Dlatego warto zainwestować we wdrożenie odpowiednich procedur ochrony danych oraz szkolenia dla personelu.

Podsumowanie

Prowadzenie list obecności zgodnych z RODO wymaga szczególnej dbałości o ochronę danych osobowych pracowników. Kluczowe jest ograniczenie zakresu zbieranych danych, zapewnienie ich bezpieczeństwa oraz przestrzeganie zasady minimalizacji. Pracodawcy, którzy stosują się do tych zasad, nie tylko unikają ryzyka sankcji, ale również budują zaufanie wśród swoich pracowników.