Faktura a rachunek – poznaj różnice

Czynny podatnik VAT, a więc osoba odprowadzająca ten rodzaj podatku do urzędu skarbowego, ma obowiązek wystawiać faktury dla każdej transakcji. Podmioty zwolnione z VAT-u mogą natomiast wystawiać również rachunki. Fakturę muszą przygotować jedynie wtedy, gdy zażąda tego ich kontrahent.

Kto wystawia rachunek uproszczony?

Dokumentem tym posługują się przede wszystkim podmioty zwolnione z podatku VAT. Takie zwolnienie może wynikać z dwóch przyczyn. Pierwsza to osiąganie obrotów, dla których nie ma obowiązku odprowadzania podatku od towarów i usług. Druga natomiast to całkowite zwolnienie dla danego rodzaju usług. Z takiego przywileju korzystają m.in. osoby świadczące usługi medyczne, zarządzające funduszami inwestycyjnymi czy zajmujące się pośrednictwem ubezpieczeniowym.

W jakim terminie trzeba przygotować rachunek?

Na przygotowanie rachunku przedsiębiorca ma 7 dni od:

• wykonania usługi lub sprzedaży – jeżeli wcześniej zażądano od niego przygotowania rachunku;
• zażądania wystawienia rachunku – jeżeli miało ono miejsce już po dokonaniu sprzedaży lub wyświadczeniu usługi (kontrahent „przypomniał sobie”, że potrzebuje rachunku).

Jeżeli nabywca towaru lub usługi zgłosi się po rachunek do przedsiębiorcy po upływie ponad 3 miesięcy od daty transakcji, ten nie ma obowiązku wystawienia rachunku.

Inaczej jest w przypadku urzędu skarbowego – dokumenty stanowiące dowód dokonanej czynności powinny być przez podatnika przechowywane przez okres co najmniej 5 lat. Dotyczy to zarówno faktur, jak i rachunków. Przedsiębiorca może być zobowiązany przez właściwy urząd skarbowy do przedstawienia tychże dokumentów podczas kontroli.

Rachunek uproszczony a faktura – na co zwrócić uwagę?

Oba dokumenty są do siebie dość podobne, a główną różnicę stanowi fakt, że wzór rachunku sprzedaży nie zawiera stawki ani kwoty podatku od towarów i usług. Poniżej przedstawiamy informacje, które muszą znaleźć się zarówno na rachunku, jak i na fakturze:

• dane sprzedawcy oraz nabywcy (imię i nazwisko, nazwa, adres, dla faktury również nr NIP),
• data sprzedaży i wystawienia dokumentu,
• rodzaje towarów lub usług, ich ilości,
• łączna należność nabywcy.

Jak wspomniano powyżej, na fakturze obowiązkowo znajdą się: wartość netto poszczególnych pozycji, stawka i kwota podatku oraz suma brutto.

Formularz rachunku bez VAT a faktura – co dla korzystających ze zwolnienia?

Warto zwrócić uwagę, że różnice pomiędzy rachunkiem a fakturą są niewielkie i dotyczą jedynie kilku rubryk, które dla osób zwolnionych z VAT-u zawsze pozostają takie same. Trzeba w nich jedynie wpisać „zw” oraz – jeżeli korzysta się ze zwolnienia przedmiotowego – podać podstawę prawną. Przy zwolnieniu podmiotowym do limitu 200 000 zł nie ma natomiast takiego obowiązku. Z powyższych względów wiele firm zdecydowało się korzystać jedynie z faktur, a całkowicie wyeliminowało z obiegu dokumentów dotychczasowe rachunki. Taki manewr chętnie stosują też podmioty prowadzące działalność w różnych sferach, spośród których część jest obłożona VAT-em, podczas gdy inne są zwolnione z tego podatku.