Ewidencja czasu pracy a Kodeks pracy

Jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w skład której m.in. wchodzi ewidencja czasu pracy pracownika. Jej poprawne prowadzenie pozwoli na prawidłowe rozliczenie czasu pracy oraz uniknięcie poważnych konsekwencji prawnych. Sprawdź, jaki jest związek między ewidencją czasu pracy a Kodeksem pracy.

Ewidencja czasu pracy – co to jest?

Ewidencja czasu pracy jest elementem dokumentacji pracowniczej. Jej prowadzenie jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia czasu pracy pracownika. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej ewidencja czasu pracy powinna zawierać następujące elementy:

• liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbę godzin nadliczbowych,
• dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbę godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ponadto w nagłówku, obok nazwy dokumentu, należy podać także informacje na temat systemu czasu pracy pracownika, obowiązującego okresu rozliczeniowego oraz wymiaru czasu pracy w danym okresie.

Pobierz przykładowy wzór ewidencji przepracowanych godzin.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

Ewidencja czasu pracy i lista obecności nie są pojęciami tożsamymi. Lista obecności jest zazwyczaj prostym dokumentem, który służy do potwierdzania obecności w pracy. Najczęściej zawiera jedynie datę, informację o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz podpis pracownika. Prowadzenie listy obecności nie jest obowiązkowe, chociaż z pewnością przydaje się w firmach, które mają zmienne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy swoich pracowników. Obecnie odchodzi się od papierowych list obecności ze względu na ich stosunkową nietrwałość i zastępuje się je elektronicznymi kartami wstępu czy aplikacjami do rejestracji czasu pracy online.

Ewidencja czasu pracy – Kodeks pracy

Zgodnie z art. 149. Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników w celu prawidłowego ustalania wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ponadto pracodawca jest zobowiązany do udostępniania ewidencji na każde żądanie pracownika.

Nie ewidencjonuje się godzin pracy natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych:

• w systemie zadaniowym pracy,
• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
• pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za
• pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej.

W ich przypadku konieczne będzie jednak ewidencjonowanie dyżurów, zwolnień chorobowych oraz pozostałych, usprawiedliwionych bądź nie, nieobecności w pracy.

Zasady ewidencji czasu pracy pracownika

Najczęściej można natrafić na prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie miesięcznej, choć w niektórych zakładach pracy spotyka się także kwartalną bądź roczną kartę ewidencji czasu pracy. Ten ostatni rodzaj sprawdzi się w szczególności w zakładach pracy, w których praca odbywa się w stałych godzinach. Ewidencję należy prowadzić na bieżąco i dodatkowo sprawdzić przed każdą wypłatą wynagrodzenia, czy została zaktualizowana w celu wypłacenia prawidłowej kwoty.

Ponadto przepisy dopuszczają prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników w formie papierowej lub elektronicznej. Coraz więcej firm przychyla się do wyboru tej drugiej formy ze względu na wygodę oraz bezpieczeństwo użytkowania – elektroniczna ewidencja czasu pracy jest trwalsza, a dodatkowo zaalarmuje Cię na wypadek ewentualnych konfliktów z Kodeksem pracy. Co istotne, wybór formy powinien być jednakowy dla całości dokumentacji pracowniczej bądź jej wyodrębnionej rodzajowo części.

Brak prowadzenia ewidencji czasu pracy – konsekwencje

Kodeks pracy uznaje nieprowadzenie ewidencji czasu pracy za poważne wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Czyn ten zagrożony jest grzywną w wysokości od 1 tys. do 30 tys. złotych. W przypadku celowego sfałszowania ewidencji czasu pracy kara może być dotkliwsza. Takie działanie może zostać potraktowane jako przestępstwo i skutkować karą pozbawienia wolności do lat 5. Aby zapobiegać tego rodzaju nadużyciom, warto wprowadzić elektroniczną rejestrację oraz ewidencję czasu pracy, która pomoże zarówno pracownikom, jak i pracodawcom sprawdzać na bieżąco prawidłowość zgromadzonych danych.

Elektroniczna ewidencja czasu zgodna z Kodeksem pracy

Korzystanie z elektronicznej ewidencji czasu pracy przynosi wiele korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Istnieje kilka powodów, dla których warto rozważyć wprowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy. Przede wszystkim, prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej eliminuje błędy ludzkie związane z ręcznym wprowadzaniem danych. Systemy te są zazwyczaj zoptymalizowane pod kątem dokładności, co pozwala na precyzyjne monitorowanie czasu przepracowanego. Ponadto są one zaprojektowane tak, aby spełniały wymogi prawa pracy, co ułatwia przestrzeganie przepisów i minimalizuje ryzyko naruszeń.

Automatyczne zbieranie danych o czasie pracy przyspiesza proces ewidencji i zwalnia z konieczności ręcznego sumowania godzin. Dzięki temu czas, który wcześniej był poświęcany na te zadania, można teraz przeznaczyć na bardziej wartościowe czynności. Aplikacje do elektronicznego ewidencjonowania czasu pracy często oferują także funkcje automatycznego generowania raportów. To ułatwia analizę danych dotyczących czasu pracy, zarządzanie kosztami pracy i podejmowanie decyzji opartych na rzetelnych informacjach. Ponadto mogą łatwo integrować się z innymi systemami, takimi jak systemy kadrowo-płacowe, dzięki czemu przepływ informacji pomiędzy różnymi obszarami firmy jest bardziej płynny.

Ewidencjonuj czas pracy zgodnie z Kodeksem pracy razem z Kadromierzem

Kadromierz to niezastąpiona aplikacja, która stawia na wygodę i kompleksowość w zarządzaniu czasem pracy. Dzięki możliwości zgromadzenia wszystkich niezbędnych danych w jednym miejscu aplikacja ta sprawia, że ewidencja czasu pracy staje się prostsza i bardziej przejrzysta. Oferuje nie tylko informacje o godzinach pracy, ale także szczegółowe dane dotyczące godzin nadliczbowych i nieusprawiedliwionych nieobecności.

Co więcej, Kadromierz nie tylko ułatwia codzienną dokumentację pracowniczą, ale również skrupulatnie weryfikuje jej zgodność z Kodeksem pracy, co pozwala uniknąć konsekwencji związanych z nieprawidłowym ewidencjonowaniem czasu pracy. Skorzystanie z Kadromierza to nie tylko gwarancja zgodności z przepisami, ale także oszczędność cennego czasu, który wcześniej był poświęcany na wielokrotne sprawdzanie ewidencji pracy pracowników.

Dlatego, jeśli pragniesz efektywności, precyzji i bezpieczeństwa w zarządzaniu czasem pracy, Kadromierz to idealne rozwiązanie, które zrewolucjonizuje Twoje codzienne obowiązki związane z dokumentacją pracowniczą. Przekonaj się, jak łatwo ewidencjonować czas pracy online i załóż darmowe konto.