Potwierdzenie obecności w pracy – jakie są sposoby?

Zgodnie z prawem sporządzanie list obecności w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy nie jest obowiązkiem pracodawcy. Dobrze jest jednak ją prowadzić, bo w sytuacjach spornych to na zatrudniającym spoczywa ciężar udowodnienia nieobecności pracownika. Dowiedz się, jakie są sposoby potwierdzania obecności pracownika w zakładzie pracy.

Lista obecności

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy prowadzenie ewidencji czasu pracy. W przypadku list obecności zatrudniający ma dowolność w zakresie ich prowadzenia, jak i formy, w jakiej się to odbywa. Przyjęty przez pracodawcę sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w niej powinien znaleźć się w regulaminie pracy podanym do wiadomości pracowników.

Do tradycyjnych form zalicza się papierowa lista obecności. Swoje przybycie do pracy pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem na liście, która powinna być wyłożona w ogólnie dostępnym i znanym pracownikom miejscu. Na samej górze strony należy umieścić pełną nazwę zakładu pracy. Poniżej powinna znaleźć się informacja o tym, za jaki miesiąc (i rok) prowadzona jest ewidencja. W kolejnych rubrykach należy wymienić nazwiska wszystkich zatrudnionych pracowników, pozostawiając im miejsce na złożenie podpisu przy konkretnej dacie. Po uzupełnieniu dokument jest zabierany przez pracodawcę lub osobę upoważnioną, która swoim podpisem deklaruje zgodność zawartych w niej informacji ze stanem faktycznym.

Ta klasyczna forma potwierdzania obecności pracownika, mimo że najprostsza, posiada jednak wady. Po pierwsze podpis może zostać podrobiony przez innego pracownika. Innym razem może dojść do błędu, bo pracownik wpisze się np. w nieprawidłowej rubryce lub pomyli datę. Po drugie taka forma dokumentacji obarczona jest ryzykiem bezpowrotnej utraty danych na skutek zdarzeń losowych – np. pożaru czy zalania. Z tych powodów na popularności zyskuje wykorzystywanie nowoczesnych technologii do rejestracji czasu pracy.

Co zamiast listy obecności?

Pracodawca ma dowolność co do zasad potwierdzania obecności pracownika w pracy. Te sposoby mogą się różnić w zależności od profesji. W niektórych przedsiębiorstwach alternatywą dla papierowej formy potwierdzenia obecności są ustne wersje. W regulaminie pracy może znaleźć się zapis, że po przybyciu na miejsce pracy należy „zameldować się” u brygadzisty lub kierownika zmiany. W przypadku kierowców rozpoczęcie pracy rejestruje się za pomocą tachografów. Informatyk z kolei dowiedzie swojej obecności po zalogowaniu do systemu.

Elektroniczny system rejestracji czasu pracy

Elektroniczna rejestracja czasu pracy oszczędza czas i ułatwia codzienną pracę pracodawcom czy specjalistom HR. W dobie cyfryzacji potwierdzanie obecności pracownika za pomocą czytnika kart magnetycznych, tabletu lub smartfona to już właściwie norma. Jak to działa? Pracownik, wchodząc do zakładu pracy lub opuszczając go, przykłada otrzymaną od pracodawcy kartę do czytnika albo wpisuje swój indywidualny kod PIN na ekranie. Urządzenie wyposażone w moduł fotorejestracji może dodatkowo wykonać zdjęcie danej osobie, dzięki czemu unika się ewentualnych nadużyć ze strony zatrudnionych. Możliwe jest też wykorzystanie technologii QR. W tym wypadku po prostu skanujemy zawarty na karcie kod kreskowy.

Lista obecności dla pracy zdalnej

Dla pracujących zdalnie również przewidziano nowocześniejsze metody potwierdzania obecności w pracy. W tym przypadku potwierdzeniem obecności pracownika będzie zalogowanie się do systemu pracodawcy. Zwykle są to specjalnie ku temu dedykowane programy, które instaluje się na służbowych urządzeniach. Inną metodą jest zastosowanie lokalizatora GPS, który wskazuje aktualne położenie pracownika. Taka funkcja umożliwia pracodawcy sprawdzenie, czy zatrudniony znajduje się w miejscu, które zadeklarował. Ważne jednak, by pamiętać, że na takie „śledzenie” pracownika trzeba uprzednio uzyskać jego zgodę oraz że powinno ono dotyczyć jedynie godzin pracy. W innym przypadku mogłoby to stanowić spore nadużycie polegające na zbytniej ingerencji w prywatność pracownika. Szczegółowe regulacje dotyczące pracy zdalnej zawarte zostały w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.