Potwierdzenie obecności w pracy – jakie są sposoby?

Pracodawca ma w świetle przepisów sporą swobodę co do tego, jaką formę przyjmuje potwierdzenie obecności w pracy w jego zakładzie. Co więcej, aktualnie prawo nie nakłada w ogóle obowiązku prowadzenia listy obecności. Warto to jednak robić ze względów dowodowych.

Jeżeli bowiem pracodawca nie prowadzi żadnych dokumentów służących do naliczenia wynagrodzenia pracownikowi, w przyszłości może na nim ciążyć konieczność udowodnienia, że ów pracownik był danego dnia nieobecny w pracy. Nie sposób zachować takie dane w pamięci przez kilka lat, zwłaszcza jeżeli zatrudnia się kilka bądź kilkadziesiąt osób, stąd niezbędne stają się listy obecności. Druki do pobrania z Internetu są czytelne i intuicyjne, dlatego ich uzupełnianie nie sprawia żadnych problemów. Zazwyczaj znajdują się w nich dane adresowe zakładu pracy, imiona i nazwiska pracowników, daty oraz podpisy – zarówno pracowników, jak i ich przełożonego.

Co zamiast listy obecności?

W niektórych przedsiębiorstwach przewidziana jest inna forma potwierdzania obecności niż papierowa lista godzin pracy. Druk w tej formie mógłby łatwo ulec zniszczeniu np. na budowie, w hali fabrycznej itp. Stąd też w wielu miejscach regulamin pracy nakazuje pracownikom po pojawieniu się na terenie zakładu „zameldowanie się” u kierownika bądź brygadzisty. Dokument w formie papierowej jest uzupełniany i podpisywany np. na koniec tygodnia bądź miesiąca. W ten sposób zmniejsza się ryzyko, że ulegnie on zniszczeniu.

Elektroniczny system rejestracji czasu pracy

Najbardziej dokładnym sposobem dokumentowania czasu pracy będzie elektroniczna lista obecności. Druk do pobrania za darmo z Internetu nie może w żaden sposób równać się z systemem, w którym wykorzystano czytnik kart magnetycznych bądź tablet lub smartfon. Jak to działa? Pracownik wchodząc do zakładu pracy lub opuszczając go przykłada kartę do czytnika albo wpisuje swój indywidualny kod PIN na ekranie. Urządzenie można też skonfigurować w taki sposób, by automatycznie wykonywało w tym momencie zdjęcie pracownika. Dzięki temu unika się ewentualnych nadużyć ze strony zatrudnionych. Możliwe jest też wykorzystanie technologii QR.

Lista obecności dla pracujących zdalnie bądź w terenie

Nawet najlepszy wzór listy obecności dla pracowników będzie bezużyteczny, gdy mowa o osobach wykonujących pracę z domu lub pracujących w terenie (np. jako przedstawiciele handlowi). Dla nich również przewidziano bardziej nowoczesne metody potwierdzania obecności w pracy. Osoby pracujące zdalnie - „sprzed komputera” - mogą potwierdzać „przyjście do pracy” poprzez zalogowanie się do systemu pracodawcy. Tego typu aplikacje często rejestrują całą aktywność użytkownika, więc nie ma obaw, że pracownik zaloguje się, po czym zajmie się czymś całkiem innym, np. obowiązkami domowymi. W przypadku osób pracujących w terenie wykorzystuje się natomiast systemy GPS zamontowane w telefonie komórkowym bądź w samochodzie. Ważne jednak, by pamiętać, że na takie „śledzenie” pracownika trzeba uprzednio uzyskać jego zgodę oraz że powinno ono dotyczyć jedynie godzin pracy. W innym przypadku mogłoby to stanowić spore nadużycie, polegające na zbytniej ingerencji w prywatność pracownika.

comments powered by Disqus