Potwierdzenie obecności w pracy – jakie są sposoby?

Zgodnie z prawem sporządzanie list obecności – w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy – nie jest obowiązkiem pracodawcy. Warto jednak ją prowadzić, bo w sytuacjach spornych to na zatrudniającym spoczywa ciężar udowodnienia nieobecności pracownika. Dowiedz się, jakie są sposoby potwierdzania obecności pracownika w zakładzie pracy.

Potwierdzenie obecności w pracy – co warto wiedzieć?

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy prowadzenie ewidencji czasu pracy. Takiej powinności nie ma jednak w przypadku list obecności. Pracodawca ma dowolność co do zasad potwierdzania obecności pracownika w pracy. Przyjęty przez pracodawcę sposób potwierdzania przybycia oraz usprawiedliwiania nieobecności powinien znaleźć się w regulaminie pracy podanym do wiadomości pracowników.

Jakie są dozwolone formy potwierdzania obecności w pracy?

Obecność pracownika można potwierdzić na różne sposoby. Mogą się one różnić w zależności od profesji. Do tradycyjnych form zalicza się papierowa lista obecności. W niektórych przedsiębiorstwach alternatywą są ustne wersje. W regulaminie pracy może znaleźć się zapis, że po przybyciu na miejsce pracy należy „zameldować się” u brygadzisty lub kierownika zmiany. W przypadku kierowców rozpoczęcie pracy rejestruje się za pomocą tachografów. Potwierdzenie obecności w pracy może się także odbyć w formie elektronicznej.

Wady i zalety tradycyjnej listy obecności pracownika

Potwierdzenie obecności pracowników odbywa się za pomocą własnoręcznego podpisu na liście, która powinna być wyłożona w ogólnie dostępnym i ustalonym wcześniej miejscu. Na samej górze strony należy umieścić pełną nazwę zakładu pracy. Poniżej powinna znaleźć się informacja o tym, za jaki miesiąc (i rok) prowadzona jest lista obecności. W kolejnych rubrykach należy wymienić nazwiska wszystkich zatrudnionych pracowników, pozostawiając im miejsce na złożenie podpisu przy konkretnej dacie. Po uzupełnieniu dokument jest zabierany przez pracodawcę lub osobę upoważnioną, która swoim podpisem deklaruje zgodność zawartych w niej informacji ze stanem faktycznym.

Ta klasyczna forma potwierdzania obecności pracownika, mimo że najprostsza, posiada jednak wady. Po pierwsze podpis może zostać podrobiony przez innego pracownika. Innym razem może dojść do błędu, bo pracownik wpisze się np. w nieprawidłowej rubryce lub pomyli datę. Po drugie taka forma dokumentacji obarczona jest ryzykiem bezpowrotnej utraty danych na skutek zdarzeń losowych – np. pożaru czy zalania. Z tych powodów na popularności zyskuje wykorzystywanie nowoczesnych technologii do rejestracji czasu pracy.

Alternatywa dla tradycyjnej listy obecności – elektroniczny system rejestracji czasu pracy

Elektroniczna rejestracja czasu pracy oszczędza czas i ułatwia codzienną pracę pracodawcom czy specjalistom HR. W dobie cyfryzacji potwierdzanie obecności pracownika za pomocą czytnika kart magnetycznych, tabletu lub smartfona to już właściwie norma. Jak to działa? Pracownik, wchodząc do zakładu pracy lub opuszczając go, przykłada otrzymaną od pracodawcy kartę do czytnika albo wpisuje swój indywidualny kod PIN na ekranie. Urządzenie wyposażone w moduł fotorejestracji może dodatkowo wykonać zdjęcie danej osobie, dzięki czemu unika się ewentualnych nadużyć ze strony zatrudnionych. Możliwe jest też wykorzystanie technologii QR. W tym wypadku po prostu skanujemy zawarty na karcie kod kreskowy.

Poznaj Kadromierz – sprawdzony program do rejestrowania czasu pracy

Kadromierz jest aplikacją, którą z powodzeniem możesz użyć do potwierdzania przybycia i obecności w Twoim zakładzie pracy. Dzięki temu podstawowym obowiązkiem pracownika po rozpoczęciu zmiany będzie zalogowanie się do systemu za pomocą PIN-u. Nasz program posiada także moduł fotorejestracji, dzięki czemu możliwa będzie weryfikacja potencjalnych oszustw. Po zakończonej zmianie zatrudniony będzie musiał jedynie wylogować się z systemu. Pamiętaj, że jeśli Twoi pracownicy zapomną zarejestrować swoją zmianę lub ją zakończyć – możesz edytować to z poziomu menadżera. Cały proces jest bardzo szybki i intuicyjny. Pod koniec miesiąca będziesz mógł(a) wykorzystać zebrane dane do automatycznego wygenerowania ewidencji czasu pracy, a następnie wyeksportować ją do programów kadrowo-płacowych.

Ułatw zarządzanie czasem w Twojej firmie i wypróbuj Kadromierz.

Lista obecności dla pracy zdalnej

W tym przypadku potwierdzeniem obecności pracownika będzie zalogowanie się do systemu pracodawcy. Zwykle są to dedykowane programy, które instaluje się na służbowych urządzeniach. Inną metodą jest zastosowanie lokalizatora GPS, który wskazuje aktualne położenie pracownika. Taka funkcja umożliwia pracodawcy sprawdzenie, czy zatrudniony znajduje się w miejscu, które zadeklarował. Ważne jednak, by pamiętać, że na takie „śledzenie” pracownika trzeba uprzednio uzyskać jego zgodę oraz że powinno ono dotyczyć jedynie godzin pracy. W innym przypadku mogłoby to stanowić spore nadużycie polegające na zbytniej ingerencji w prywatność pracownika. Szczegółowe regulacje dotyczące pracy zdalnej zawarte zostały w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.