Koszty pracodawcy przy umowie zlecenie w 2025 roku

Umowa zlecenie jest popularną formą zatrudnienia, cechującą się większą elastycznością niż umowa o pracę. Od stosunku pracy różni się również obowiązkami ubezpieczeniowymi. Dla pracodawców może być to atrakcyjna forma współpracy, ponieważ pozwala na optymalizację kosztów zatrudnienia, jednak nie jest całkowicie wolna od obciążeń finansowych. W artykule omówimy szczegółowo, jakie koszty ponosi zleceniodawca przy zawieraniu umowy zlecenie, a także, jakie są obowiązkowe składki i w jakich przypadkach pracodawca może uniknąć pewnych kosztów.

Czym jest umowa zlecenie?

Umowa zlecenie to umowa cywilnoprawna, co oznacza, że nie jest ona regulowana Kodeksem pracy, a Kodeksem cywilnym. W związku z tym nie dotyczy jej prawo pracy, a zleceniobiorcy przysługują jedynie takie prawa, jakie zawarte są w treści umowy.

Przedmiotem umowy zlecenie jest wykonanie danej czynności prawnej wobec zleceniodawcy. Istotny tutaj jest sam fakt wykonywania pracy na rzecz odbiorcy zlecenia, a nie uzyskanie konkretnego rezultatu.

Co ważne, umowa zlecenie wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia do ZUS, którego należy dokonać w ciągu 7 dni. Zleceniodawca jest zobowiązany do naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, dobrowolne jest jedynie ubezpieczenie chorobowe.

Jakie składki musi opłacić pracodawca przy umowie zlecenie?

Przy umowie zlecenie, pracodawca jest zobowiązany odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne na rzecz zleceniobiorcy, chyba że zostanie zwolniony z tego obowiązku.

Na zobowiązania te składają się następujące składki:

• Składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe – maksymalna podstawa wymiaru składek nie może być wyższa od trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, które wyniesie 8673 zł w 2025 roku. Pracownik posiadający kilka źródeł dochodu musi poinformować pracodawcę o przekroczeniu podstawy wymiaru.
• Składka wypadkowa – jej stopa procentowa to minimum 0,67% i nie więcej niż 3,33% wynagrodzenia brutto i jest uzależniona od rodzaju działalności gospodarczej. Dla pracodawcy zatrudniającego do 10 pracowników stawka wynosi 1,67% do 31 marca 2025 roku.
• Składka zdrowotna – podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest wynagrodzenie pomniejszone o składkę emerytalną, rentową i chorobową.
• Składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Pracy – w przypadku tych składek obowiązuje limit wieku dla kobiet – 55 lat a dla mężczyzn – 60 lat.

Jakie koszty ponosi pracodawca na umowie zlecenie w 2025 roku?

Na koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia wpływają więc następujące składowe:

1. wynagrodzenie brutto,
2. składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę.

Wynagrodzenie zleceniobiorcy według umowy zlecenia nie może być niższe niż stawka godzinowa dla zleceniobiorcy w 2025 r., która wynosi 30,50 brutto za godzinę. W umowie wynagrodzenie może być wyrażone w kwocie netto, jednak wtedy ewentualny wzrost kosztów umowy ponosi pracodawca. 

Warto zaznaczyć, że nie każda umowa zlecenie będzie kosztowała pracodawcę tyle samo. Ostateczny koszt umowy zlecenie będzie różnić się zależnie od tego, czy zleceniobiorca ma uprawnienia, takie jak odpowiedni wiek lub inne przywileje wpływające na składki ZUS.

Czynniki, które wpływają na koszt umowy zlecenia dla pracodawcy, to:

• liczba tytułów do ubezpieczeń zleceniobiorcy,
• zawarcie umowy zlecenie z pracownikiem, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę,
• profil zleceniobiorcy, np. emeryt, rencista, uczeń, student lub przedsiębiorca.

Czynniki te decydują czy zleceniodawca będzie zwolniony z całości lub części składek za zleceniobiorcę. Zwolnienie z opłaty ubezpieczenia społecznego następuje na przykład, wtedy gdy osoba przyjmująca zlecenie posiada inne tytuły do ubezpieczenia, których suma wynagrodzenia jest równa lub wyższa niż minimalna krajowa (4666 zł brutto od 2025 r.). Wtedy obowiązkowa jest tylko składka na ubezpieczenie zdrowotne, opłacana przez zleceniobiorcę. Natomiast, całkowite zwolnienie z opłacania składek występuje w przypadku zatrudniania studentów.

*standardowa stopa procentowa składki na ub. wypadkowe obowiązująca od 1 kwietnia 2018 roku

Umowa zlecenie jako jedyny tytuł do ubezpieczeń społecznych

Gdy zleceniobiorcy nie przysługują żadne ulgi, zleceniodawca jest zobowiązany opłacić za niego składki ZUS (emerytalną, rentową, wypadkową), na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Składka na ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolna, natomiast składka na ubezpieczenie zdrowotne jest pokrywana przez zleceniobiorcę. Osoba przyjmująca zlecenie dzięki opłacaniu dobrowolnej składki chorobowej jest uprawniona do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy. Wówczas świadczenie chorobowe wypłaca ZUS, a nie pracodawca.

Więcej niż jedna umowa zlecenie

Jeśli zleceniobiorca zawarł więcej niż jedną umowę zlecenie, podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z jednej umowy. Składki w takiej sytuacji będą dotyczyć umowy zawartej wcześniej lub wybranej przez zleceniobiorcę. Pozostałe umowy są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne, jednak tylko w wypadku, gdy z wcześniejszej lub wybranej umowy zleceniobiorca uzyskuje przynajmniej minimalne wynagrodzenie.

Jeśli kwota innej umowy przekracza minimalne wynagrodzenie, to z umowy konieczne będzie odprowadzanie tylko składki zdrowotnej. W tej sytuacji kosztem całkowitym pracodawcy będzie wynagrodzenie brutto, ponieważ składka zdrowotna jest finansowana przez zleceniobiorcę, nie przez zleceniodawcę.

Natomiast składka zdrowotna dotyczy każdego z uzyskanych przychodów, dlatego osobę, która wykonuje pracę na podstawie kilku umów zlecenia, obowiązuje obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne z tytułu każdej z tych umów.

Koszty umowy zlecenie ze studentem

Uczniowie i studenci mają szczególne uprawnienia w zakresie zawierania umowy zlecenia. Pracodawca nie musi za nich płacić składek na ubezpieczenie społeczne. Oznacza to również, że nie zgłasza ich do ZUS. 

Umowa zlecenie może być zawarta z uczniem szkoły ponadpodstawowej, który w danym roku kontynuuje naukę lub ukończył naukę. Jeśli uczeń ukończył już szkołę średnią, ale uzyska zaświadczenie o przyjęciu na studia, może być uznawany za ucznia do 30 września.

Status studenta uzyskuje osoba przyjęta na studia licencjackie, magisterskie, lub jednolite magisterskie. Natomiast status studenta wygasa z dniem ostatniego egzaminu lub praktyki, lub przez skreślenie z listy studentów.

Nawiązanie takiej formy zatrudnienia z uczniem czy studentem jest najbardziej opłacalne dla pracodawcy. Ponieważ nie są oni objęci ubezpieczeniem społecznym z tytułu umowy zlecenia, koszt pracodawcy to jedynie wynagrodzenie brutto.

Koszty umowy zlecenie z pracownikiem

Są sytuacje, w których pracodawca zawiera umowę zlecenie z osobą zatrudnioną na umowę o pracę. W takim wypadku koszty umowy będą zależeć od tego, czy zleceniobiorcą jest pracodawca, czy pracownik zatrudniony jest w innej firmie.

W przypadku zawarcia umowy zlecenie z własnym pracownikiem umowa ta jest traktowana jak umowa o pracę, a więc zleceniobiorca podlega bezwarunkowo wszystkim ubezpieczeniom. Wyjątkiem jest ubezpieczenie chorobowe pracowników na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym. W takiej sytuacji opłacanie składki chorobowej jest dobrowolne.

Co ważnie, nie należy ponownie zgłaszać pracownika do ubezpieczenia. Pracodawca przedstawia uzyskany przychód z umowy zlecenia wraz z przychodem ze stosunku pracy. Następnie na podstawie sumy przychodów oblicza podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Kosztami pracodawcy w tym wypadku jest łączne wynagrodzenie brutto oraz składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę.

Natomiast może zaistnieć także sytuacja, w której zleceniodawca zawiera umowę z osobą zatrudnioną na umowę o pracę w innej firmie. W takiej sytuacji, jeśli zleceniobiorca zarabia minimum najniższą krajową z tytułu umowy o pracę w innej firmie, umowa zlecenie nie będzie tak samo oskładkowana. Zleceniodawcę nie obowiązują opłaty na ubezpieczenie społeczne, a składka zdrowotna jest należna ze strony zleceniobiorcy.

Koszty umowy zlecenie z emerytem lub rencistą

Pracodawca zatrudniający emeryta lub rencistę na umowę zlecenie jest zobowiązany opłacać składki na ubezpieczenie społeczne: emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz zdrowotne. Ubezpieczenie chorobowe w tym wypadku jest dobrowolne.

Warto pamiętać, że gdy zleceniobiorca osiągnął wiek 55 lat (dla kobiet) lub 60 lat (dla mężczyzn), zleceniodawca nie musi opłacać składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

W przypadku gdy emeryt lub rencista na podstawie umowy z inną firmą osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie, pracodawca nie ma obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne. Należy jednak pamiętać, że składka zdrowotna jest obowiązkowa.

Natomiast gdy pracodawca podpisuje umowę zlecenie z emerytem lub rencistą zatrudnionym na podstawie stosunku pracy, to jest ona oskładkowana jak umowa o pracę. W praktyce oznacza to naliczanie składek z obu umów.

Koszty umowy zlecenie z osobą prowadzącą działalność gospodarczą

Gdy zleceniobiorcą jest osoba prowadząca działalność gospodarczą, składki może odprowadzać zleceniodawca lub przedsiębiorca.

Jeśli przedmiot umowy pokrywa się z zakresem prowadzonej działalności gospodarczej, zleceniobiorca sam jest odpowiedzialny za odprowadzanie wszystkich składek. W takim wypadku przedsiębiorca wystawia fakturę lub rachunek, który jest regulowany przez zleceniodawcę.

Natomiast jeśli umowa dotyczy zlecenia, które wykracza poza zakres działalności, umowa zlecenie stanowi odrębne źródło przychodów i dochodzi do zbiegu tytułów do ubezpieczeń. Wtedy, koszt dla zleceniodawcy będzie zależny od tego, jakie składki są opłacane przez przedsiębiorcę. 

Jeżeli zleceniobiorca opłaca składki z tytułu działalności gospodarczej na ogólnych zasadach, czyli od podstawy nie mniejszej niż 60% przeciętnego wynagrodzenia, umowa zlecenie zobowiązuje tylko do opłacenia składki zdrowotnej.

Natomiast kiedy zleceniobiorcę obowiązują preferencyjne zasady opłacania składek, czyli od podstawy wymiaru równej 30% minimalnego wynagrodzenia, pracodawca jest zobowiązany opłacić składki na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Podsumowanie

Koszty zatrudnienia na umowę zlecenie różnią się znacznie zależnie od indywidualnych warunków zleceniobiorcy. Umowa zlecenie najbardziej opłaca się przy zatrudnieniu ucznia lub studenta, wtedy kosztem będzie tylko wynagrodzenie brutto. Podobnie będzie w przypadku osób, które mają inną umowę zlecenie, z której wynagrodzenie jest równe przynajmniej wynagrodzeniu minimalnemu.

Najmniej opłaca się podpisać umowę zlecenie z osobą, która ma więcej niż 26 lat i nie ma innych umów lub z własnym pracownikiem. W takim wypadku koszt umowy zlecenia po stronie pracodawcy jest zbliżony do zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę.