Indywidualny rozkład czasu pracy

W obliczu dynamicznych zmian na rynku pracy oraz rosnącej potrzebie elastyczności zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników, indywidualny rozkład czasu pracy staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem. Jego wprowadzenie musi jednak odbywać się na określonych zasadach zgodnych z Kodeksem pracy i systemem czasu pracy, którym pracownicy są objęci. W poniższym artykule dokładnie wyjaśnimy, czym jest indywidualny rozkład czasu pracy, jakie są zasady jego stosowania w różnych modelach pracy oraz jak powinien wyglądać wniosek o jego wprowadzenie.

Czym jest indywidualny rozkład czasu pracy

Indywidualny rozkład czasu pracy to elastyczna forma organizacji czasu pracy. Umożliwia dostosowanie godzin pracy lub dni do indywidualnych potrzeb pracownika, biorąc pod uwagę obecny system czasu pracy pracownika oraz wymagania stanowiska czy możliwości organizacyjne pracodawcy.

Zgodnie z art. 142 Kodeksu pracy indywidualny rozkład wprowadzany jest na pisemny wniosek pracownika w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty, m.in.:

• podstawowym systemem czasu pracy,
• równoważnym systemem czasu pracy,
• systemem pracy w ruchu ciągłym,
• przerywanym systemem czasu pracy.

Oznacza to, że pracownik może wnioskować o indywidualny rozkład czasu pracy w każdym z tym modelów pracy. Należy jednak pamiętać, że zmiana musi być zgodna z jego obecnym systemem.

Ponadto konieczne jest przestrzeganie doby pracowniczej, nieprzerwanych odpoczynków dobowych i tygodniowych oraz okresu rozliczeniowego.

Indywidualny rozkład czasu pracy a system czasu pracy

Jak już wspomnieliśmy – indywidualny rozkład czasu pracy udzielany jest na wniosek pracownika w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.

W związku z tym nie jest możliwe wprowadzenie indywidualnego rozkładu czasu pracy np. z 3-godzinną przerwą, jeśli pracownik nie jest objęty systemem przerywanego czasu pracy. Tak samo nie będzie możliwe ustalenie czasu pracy powyżej 8 godzin dziennie dla pracowników zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy.

W takich przypadkach pracownik powinien wnioskować o zmianę systemu czasu pracy. Jednak taka modyfikacja czasu pracy wymaga nie tylko wniosku, ale i zmiany umowy o pracę, a czasami także modyfikacji w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu o czasie pracy, lub zakładowym układzie zbiorowym pracy.

Indywidualny rozkład czasu pracy w systemie podstawowym

W systemie podstawowym czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Z tego względu w tym systemie możliwe jest ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, który obejmować będzie:

• przesunięcie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy przy zachowaniu 8 h na dobę,
• zamianę dnia pracy, uwzględniając pięciodniowy tygodniu pracy (np. z poniedziałku na sobotę)

Nie będzie natomiast możliwe wydłużenie lub skrócenie czasu pracy w poszczególnych dniach lub dłuższa przerwa od pracy, ponieważ nie jest to zgodne z tym systemem.

Przykład:

Ania pracuje od 7.00 do 15.00 w podstawowym systemie czasu pracy. Jednak każdego dnia zawozi synka do szkoły. Niestety świetlica czynna jest równo od 7.00, więc stawienie się w pracy na tę godzinę nie jest możliwe, gdyż droga do firmy zajmuje Ani około 20 minut. Z tego względu nasza bohaterka złożyła wniosek o przesunięcie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy od 7.30 do 15.30. Jest to jak najbardziej zgodne z jej systemem czasu prac i nie koliduje z możliwościami organizacyjnymi, więc pracodawca akceptuje wniosek.

Indywidualny rozkład czasu pracy w systemie równoważnym

W systemie równoważnego czasu pracy, dobowy wymiar czasu może zostać wydłużony do 12 godzin, a w określonych przepadkach – nawet do 16 albo 24 godzin. System pozwala zatem na większą elastyczność, zwalniając pracodawcę ze sztywnego przestrzegania 8-godzinnej normy dobowej. Pracownik może wówczas pracować więcej godzin w niektóre dni i mniej w inne. Elastyczność natomiast nie dotyczy przeciętnie 40-godzinnej normy tygodniowej. Konieczne jest zatem przestrzeganie tego warunku.

W związku z powyższym indywidualny rozkład czasu pracy w systemie równoważnym może obejmować:

• przesunięcie godzin rozpoczęcia i kończenia pracy,
• zamianę dnia pracy np. z piątku na poniedziałek,
• zwiększenie lub zmniejszenie liczby godzin w ciągu dnia, uwzględniając przeciętnie 40-godzinny tydzień pracy np. w poniedziałek 10 h pracy, a w piątek 6 h.

Indywidualny rozkład czasu pracy a doba pracownicza

Jak wiadomo, doba pracownicza znacznie różni się od doby astronomicznej. Zaczyna się bowiem w chwili rozpoczęcia pracy przez pracownika i trwa przez kolejne 24 godziny. W trakcie jednej dobry pracowniczej pracownik może rozpocząć pracę wyłącznie raz. Ponowne wykonywanie pracy jest przekroczeniem normy czasu pracy.

Mówiąc prościej – jeśli pracownik rozpocznie pracę w poniedziałek o godzinie 8.00, to jego doba pracownicza trwa od 8.00 do 8.00 dnia następnego. Zaplanowanie grafiku pracy na 7.00 we wtorek będzie złamaniem doby pracowniczej.

W przypadku indywidualnego rozkładu czasu pracy obowiązują dokładnie te same przepisy. Złamanie doby pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, które zagrożone są karą finansową dla pracodawcy.

Wyjątkiem, w którym nie obowiązują zasady dotyczące doby pracowniczej to ruchomy czas pracy i przerywany system czasu pracy. W pozostałych przypadkach indywidualnego rozkładu czasu pracy należy przestrzegać doby pracowniczej.

Indywidualny czas pracy a okres rozliczeniowy

W indywidualnym rozkładzie czasu pracy należy przestrzegać także okresu rozliczeniowego. Duża liczba wniosków pracowników przewiduje rozkład czasu pracy, którego stosowanie bez korekt może prowadzić do naruszeń w zakresie wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Dotyczy to głównie sytuacji, a w których zmieniany jest dzień pracy lub czas pracy w różnych dniach jest nierówny. Przykładowo, jeśli pracownik zawnioskował o zmianę dnia pracy z poniedziałku na sobotę, to trzeba kontrolować zgodność liczby poniedziałków i sobót. Może zdarzyć się bowiem tak, że sobota występuje częściej, co przez nieuwagę prowadziłby do niezgodności z wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Sprawdź, czym jest 3-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy.

Wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. W związku z tym wniosek musi zostać sporządzony na piśmie. Nie ma więc możliwości załatwienia sprawy w formie ustnej. Wniosek powinien zawierać m.in. propozycję konkretnego rozkładu godzin pracy, uwzględniając system czasu pracy, który obowiązuje pracownika np. równoważny system pracy. Warto także dokładnie wskazać uzasadnienie wniosku. Z pewnością pracodawca przychylniej spojrzy na podanie, które jest uargumentowane i wynika z faktycznych trudności połączenia pracy z życiem prywatnym.

Powody, dla których pracownicy wnioskują o indywidualny rozkład czasu pracy, są różne. Przykładowo może to być:

• problem z dojazdem do pracy o danej godzinie,
• opieka nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny,
• zajęcia dodatkowe,
• zabiegi lecznicze o stałych porach,
• studia.

Nie można jednak zapomnieć, że pracodawca, rozpatrując wniosek, musi wziąć pod uwagę także organizację pracy i możliwości zakładu. Wnioskowanie o indywidualny czas pracy, w godzinach, w których zakład jest zamknięty, jest niedopuszczalne.

Czy pracodawca może nie zaakceptować wniosku o indywidualny rozkład czasu pracy?

Według Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracowników którzy:

• są rodzicami dziecka w okresie prenatalnym, którego dotyczy ciąża powikłana,
• są rodzicami dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• są rodzicami dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• są rodzicami dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Istotne jest, że nawet w tych sytuacjach pracodawca może odmówić. Może to zrobić jednak tylko wtedy, gdy wprowadzenie indywidualnego rozkładu czasu pracy nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca powinien poinformować pracowników w formie papierowej lub elektronicznej.

W przypadku pracowników, których nie dotyczy art. 142 (1), akceptacja nie jest wymagana. Oznacza to, że wprowadzenie indywidualnego rozkładu czasu pracy na wniosek pracownika jest dobrą wolą pracodawcy.

Sprawdź Kadromierz – program do planowania i zarządzania czasem pracy online. RCP online, ewidencja czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i układanie grafików pracy online – to wszystko w jednym zintegrowanym systemie.