Na biurku stoi laptop, kubek i książki. Na laptopie widoczny grafik pracy.

Jak ułożyć grafik pracy – sprawdź!

Autor: Kadromierz

wpis dodany: 29/01/2020

Przeczytaj w: 3 minuty

ostatnia aktualizacja: 30/12/2022

Jedną z rzeczy, które potrafią skutecznie spędzać sen z powiek przedsiębiorcy, jest grafik pracy. Czas urlopów lub chorób sezonowych, niespodziewane nieobecności pracowników oraz zmieniający się ruch w lokalu, to tylko niektóre z problemów pojawiających się podczas układania grafiku dla pracowników. Im większa firma, więcej lokalizacji, stanowisk pracy i różnych zadań do wykonania, tym trudniejsze i bardziej czasochłonne układanie grafiku pracy. Na szczęście istnieje zbiór dobrych praktyk, które ułatwiają cały proces i zmniejszają ryzyko pomyłek. Jak ułożyć grafik pracy?

Przy biurku siedzi kobieta planująca harmonogram. Przed nią leży laptop oraz kalendarz miesięczny.

Jak zrobić grafik?

Tworzony przez pracodawcę grafik do pracy powinien uwzględniać przepisy zawarte w Kodeksie pracy. Dotyczą one m.in. respektowania 5-dniowego tygodnia pracy, a także konieczności uwzględnienia dni wolnych. W przypadku osób, które pracują w niedzielę, pamiętaj o zapewnieniu jednej wolnej niedzieli w danym okresie rozliczeniowym. Do podstawowych kwestii zalicza się też odpoczynek dobowy (min. 11 godzin bez przerwy) oraz tygodniowy (min. 35 godzin, również nieprzerwanie). W grafiku musi zostać uwzględniony wymiar czasu pracy danego pracownika.

Zobacz, jak powinien wyglądać grafik zgodny z Kodeksem pracy.

Jak ułożyć harmonogram pracy zmianowej?

Aby stworzyć grafik pracy zmianowej, warto zebrać od pracowników tzw. prośby grafikowe. Należy pamiętać również o informacjach w planie urlopowym. Wzięcie ich pod uwagę jest kluczowe, aby ułożyć harmonogram pracy, który będzie optymalny dla pracownika i pozwoli mu pogodzić pracę z innymi obowiązkami. Praca zmianowa nie zwalnia pracodawcy z zachowywania przepisów prawa pracy. To, o czym nie możesz zapominać, to:

  • nieprzerwany odpoczynek dobowy,
  • nieprzerwany odpoczynek tygodniowy,
  • doba pracownicza,
  • 5-dniowy tydzień pracy,
  • jedna wolna niedziela w miesiącu,
  • liczba godzin odpowiednia do wymiaru etatu.

Sprawdź, jak ułożyć grafik na pół etatu.

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o grafiku z odpowiednim wyprzedzeniem – co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w danym okresie rozliczeniowym. W czasach, gdy niemal każdy ma dostęp do Internetu w swoim smartfonie bądź komputerze, warto nowoczesną technologię wykorzystać do udostępniania pracownikom grafiku czasu pracy.

Grafik pracy zmianowej jest również korzystnym rozwiązaniem dla pracodawcy, ponieważ umożliwia planowanie harmonogramu pracy zależnie od zapotrzebowania w danym okresie. Rozkład czasu pracy powinien być dostosowany do potrzeb zakładu. Liczba pracowników pracujących na poszczególne zmiany może różnić się w zależności m.in. od warunków atmosferycznych (jeśli mają one wpływ na dany zakład pracy) czy wysokość planowanej sprzedaży. W pracy w systemie zmianowym nie każdy pracownik zaczyna pracę o takiej samej godzinie.

Kobieta układa grafik. Ma przed sobą dwa monitory. W ręku trzyma długopis.

Indywidualny rozkład czasu pracy

W przypadku układania grafiku pracy nie można nie wspomnieć o indywidualnym rozkładzie czasu pracy. Taki system jest stosowany na wniosek pracownika. Pracodawca nie może sporządzać harmonogramu czasu pracy indywidualnej bez wcześniejszego ustalenia go z pracownikiem.

Rozkład ten jest dostosowywany do potrzeb pracownika, który np. w określone dni musi odbierać wcześniej dziecko z przedszkola. Pracodawca może pozwolić na niestandardowe godziny pracy np. od 8:15 do 16:15.

Układanie grafiku pracy – najlepsze sposoby i rady!

Planowanie czasu pracy może się odbywać w formie papierowej, w programach typu Excel, czy korzystając ze wyspecjalizowanych w tej dziedzinie aplikacji internetowych. Wykorzystać można również gotowy wzór grafiku pracy.

Harmonogram czasu pracy układany za pomocą Excela czy kartki papieru jest rozwiązaniem czasochłonnym i nieefektywnym. Pracownicy mogą być narażeni na otrzymanie harmonogramu z błędami, takimi jak niezgodność z przepisami Kodeksu pracy czy powielanie zmian w jednym dniu na kilku lokalizacjach. Optymalnym rozwiązaniem w dzisiejszych czasach jest korzystanie z aplikacji internetowej do układania harmonogramu czasu pracy. W przeciwieństwie do kartki papieru i ołówka grafiki online pozwalają swobodnie wprowadzać poprawki bez potrzeby kreślenia i zamazywania.

Korzystając z aplikacji internetowej, tygodniowy grafik pracy dla średniej wielkości zespołu można utworzyć w kilka chwil. W ten sposób w większych firmach oszczędza się wiele godzin, dotychczas spędzanych na drobiazgowym analizowaniu dostępności poszczególnych osób czy eliminowaniu ewentualnych konfliktów z Kodeksem pracy.

Na korzyść wersji elektronicznej harmonogramu pracy przemawiają również kwestie tak prozaiczne, jak trwałość nośnika. Przechowując harmonogram pracy online, unikamy ryzyka, że ktoś go zaleje kawą, zgubi czy przywłaszczy, co jest możliwe w przypadku papierowego dokumentu. Dane są dostępne dla wszystkich osób uprawnionych, w zależności od ustawionej w systemie hierarchii.

Grafik pracy widoczny w aplikacji Kadromierz.

Jak ułożyć grafik pracy w Kadromierzu?

Planowanie grafiku pracy z wirtualnym pomocnikiem pomaga uniknąć błędów, które mogłyby się później okazać trudne do wyłapania i naprawienia. Co więcej, pracownik zatrudniony w firmie może ujrzeć gotowy grafik pracy dla siebie w chwilę po tym, jak zatwierdzi go jego kierownik. Późniejsze kontrolowanie liczby przepracowanych godzin i naliczanie wynagrodzenia również są dziecinnie proste. Dzięki innowacyjnemu systemowi rejestracji czasu pracy nie ma „uciekających” godzin. Wystarczy zaadaptować jedno z posiadanych urządzeń do funkcji terminalu RCP. Dzięki temu błyskawicznie dowiesz się o spóźnieniu lub nieobecności któregoś z pracowników, a także o pracy w godzinach nadliczbowych. Zobacz, jakie zalety posiada aplikacja Kadromierz!

Uwzględnianie dyspozycyjności

Jeżeli pracownik ma na swoim telefonie odpowiednią aplikację, harmonogram pracy utworzy się automatycznie na podstawie jego zadeklarowanej dyspozycyjności czy wniosków urlopowych. Na czym to polega? Każda z zatrudnionych osób może wprowadzić w aplikacji, kiedy będzie dostępna lub nie będzie w stanie pojawić się w pracy. Dzięki temu manager nie musi zaglądać do komputera lub do papierowego grafiku w poszukiwaniu alternatyw.

Automatyczna ewidencja czasu pracy

Pracownik świadczy pracę często do późnych godzin i może zapomnieć o dostarczeniu informacji  dotyczących ewidencji czasu pracy. Zaletą aplikacji online do układania harmonogramu pracy jest ogrom czasu, jaki uda się zaoszczędzić, nie musząc samodzielnie analizować ewidencji czasu pracy. Tego typu programy same gromadzą dane nt. przepracowanych godzin, a ich podsumowanie przed wypłatą wynagrodzenia można wykonać poprzez kilka kliknięć.

Zgodność z przepisami Kodeksu pracy

Grafik online posiada wbudowane skrypty, które automatycznie wychwytują ewentualne konflikty z Kodeksem pracy, m.in. zapobiegają przekraczaniu etatu, zapewniają odpowiednią przerwę dobową itd. To bardzo istotne regulacje, o których nie wolno zapominać, układając harmonogram pracy. Przepisy prawa pracy można niekiedy przeoczyć. Program pomoże Ci ustrzec się przed ewentualnymi karami za przypadkowe złamanie ww. przepisów.

Jeden grafik – kilka lokalizacji

Praca firm, które mają kilka lokali, jest dużo trudniejsza do zorganizowania niż w przypadku jednego miejsca. Nie ma jednak obaw, jeżeli grafik czasu pracy układa się z użyciem nowoczesnego interfejsu. Takie programy, jeżeli przydzieli się pracownika na dany dzień do jednej lokalizacji, automatycznie wykluczają go z pozostałych punktów. W przypadku układania grafiku pracy na kartce papieru nietrudno bowiem przez przypadek sprawić, że jedna z osób będzie musiała być obecna w dwóch miejscach jednocześnie.

Dostępność 24 h

Olbrzymią zaletą grafików pracy działających w sieci jest nieograniczona dostępność dla pracowników. Przedsiębiorca unika dzięki temu ryzyka, że poda harmonogram pracy do wiadomości zatrudnionych z opóźnieniem. Wystarczy jedno kliknięcie i każdy z zainteresowanych może wyświetlić grafik na swoim telefonie.

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz