Ciągłe nadgodziny w firmie? Mamy na to sposób

W wielu firmach nadgodziny w pracy przestały być wyjątkiem, a stały się codziennością. Choć przez chwilę mogą świadczyć o zaangażowaniu pracowników, na dłuższą metę są kosztowne – zarówno dla zespołu, jak i dla całej organizacji. Co gorsza, w wielu przypadkach ciągłe nadgodziny są nie tylko szkodliwe, ale także niezgodne z przepisami Kodeksu pracy. Jak skutecznie ograniczyć ten problem i zadbać o efektywność bez przeciążania zespołu?

Ciągłe nadgodziny – jakie są ich przyczyny?

Ciągłe nadgodziny nie biorą się znikąd. Najczęściej są objawem poważnych problemów w funkcjonowaniu organizacji. Jedną z najczęstszych przyczyn są niedobory kadrowe, czyli zbyt mała liczba pracowników w stosunku do rzeczywistego zapotrzebowania. Zdarza się to szczególnie w branżach takich jak gastronomia, handel detaliczny czy logistyka, gdzie rotacja pracowników jest wysoka. Gdy w zespole brakuje rąk do pracy, obowiązki spadają na pozostałych pracowników, którzy często muszą zostawać po godzinach, by nadrobić braki.

Drugim istotnym powodem jest chaotyczne lub nieelastyczne planowanie pracy. Firmy często nie dostosowują liczby zatrudnionych osób do zmiennego natężenia ruchu – np. większego w weekendy czy sezonie świątecznym. Brak dostępu do danych o realnym zapotrzebowaniu prowadzi do sytuacji, w której jedna zmiana pracuje ponad siły.

Nie bez znaczenia jest także niewydolna komunikacja wewnętrzna i zła organizacja pracy. Brak priorytetów, przeciągające się zadania, nieefektywne delegowanie obowiązków czy problemy z zastępowalnością pracowników w przypadku urlopów – to wszystko powoduje, że zadania przeciągają się poza standardowe godziny pracy. Wielu pracodawców nie posiada narzędzi do bieżącego monitorowania czasu pracy i obciążenia zespołu. W efekcie nie są w stanie na bieżąco reagować na przekroczenia czasu pracy.

Ciągłe nadgodziny w pracy – co na to Kodeks pracy?

Ciągłe nadgodziny w pracy to nie tylko wyzwanie organizacyjne, ale również potencjalne naruszenie prawa pracy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna wyłącznie w ściśle określonych przypadkach. Art. 151 § 1 KP wskazuje, że pracodawca może zlecić nadgodziny jedynie w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

Warto zaznaczyć, że pojęcie „szczególnych potrzeb” nie powinno być interpretowane dowolnie. Nie można uzasadniać nim stałego niedoboru kadry czy złego planowania pracy. Ciągłe nadgodziny w pracy, które wynikają z rutynowego przeciążenia, mogą być uznane za nadużycie i naruszenie przepisów.

Ponadto art. 151 § 4 KP ustanawia limit nadgodzin, który wynosi 150 godzin rocznie dla jednego pracownika, chyba że w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub umowie o pracę została określona inna liczba godzin nadliczbowych. Oprócz tego, zgodnie z art. 131 KP, tygodniowy czas pracy (łącznie z pracą nadliczbową) nie może przekraczać średnio 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Należy też pamiętać, że zgodnie z art. 151^1 § 1 za przepracowane godziny nadliczbowe należy się rekompensata. Kodeks pracy przewiduje dodatek za nadgodziny w wysokości 50% lub 100% wynagrodzenia w zależności od pory i dnia wykonywania dodatkowych obowiązków. Inną formą rekompensaty jest udzielenie czasu wolnego za nadgodziny.

Pracodawcy, którzy naruszają przepisy dotyczące nadgodzin, muszą liczyć się z kontrolą ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, a także z karą grzywny do 30 000 zł (art. 281 pkt 5 KP).

Sprawdź, kto nie może pracować w godzinach nadliczbowych.

Ciągłe nadgodziny – jak je ograniczyć?

Ograniczenie ciągłych nadgodzin to długofalowy proces, który zaczyna się od świadomego zarządzania czasem pracy – opartego na analizie danych, komunikacji z zespołem i odpowiednich narzędziach wspierających. W wielu firmach nadgodziny traktowane są jako nieunikniona konsekwencja natłoku pracy, tymczasem w rzeczywistości są często wynikiem błędów organizacyjnych, braku elastyczności lub nieefektywnego rozkładu obowiązków. Poniżej znajdziesz konkretne rozwiązania, które pomogą Twojej firmie skutecznie ograniczyć ciągłe nadgodziny w pracy bez utraty płynności działania i zaangażowania zespołu.

Planuj pracę realistycznie

Realistyczne planowanie jest fundamentem skutecznego ograniczania nadgodzin. Niestety, w wielu firmach grafiki układane są na ostatnią chwilę, bez analizy danych historycznych, sezonowości ani uwzględnienia rzeczywistych możliwości pracowników. W efekcie powstają harmonogramy, które są teoretycznie wykonalne – ale tylko na papierze. Pracownicy są przeciążeni, a kiedy ktoś nieoczekiwanie zachoruje lub zgłosi nieobecność, cały system się sypie.

Dlatego planowanie powinno opierać się na danych, a nie na intuicji. Warto uwzględnić m.in. wzmożony ruch w sezonach świątecznych, weekendy, długie weekendy, a także urlopy, rotacje i dotychczasowe absencje. Zamiast układać grafik na sztywno, warto przyjąć model dynamiczny, który pozwala na elastyczne reagowanie – np. poprzez dodatkowe zmiany lub zamiany między pracownikami.

Monitoruj obciążenie pracą

Nawet najlepiej zaplanowany grafik nie spełni swojej roli, jeśli firma nie będzie na bieżąco monitorować, jak faktycznie wygląda obciążenie pracowników. Zmiany w natężeniu ruchu, nieoczekiwane absencje, nagłe zlecenia czy błędy w szacowaniu czasu wykonania zadań mogą prowadzić do sytuacji, w której część pracowników jest przeciążona, a inni – niewykorzystani.

Dlatego należy regularnie analizować dane dotyczące przepracowanych godzin i faktycznego obłożenia pracą. Dzięki temu można z wyprzedzeniem zauważyć niepokojące tendencje – np. pracowników, którzy notorycznie przekraczają normy czasu pracy lub zespoły, które funkcjonują na granicy wydolności. Wczesne wykrycie takich sygnałów pozwala reagować zanim ciągłe nadgodziny staną się codziennością.

Priorytetyzuj i deleguj

Wielu menedżerów i zespołów wpada w pułapkę przekonania, że wszystko jest równie pilne i ważne. Efektem tego jest chaos organizacyjny, w którym pracownicy próbują realizować zbyt wiele zadań jednocześnie, a dzień pracy regularnie kończy się nadgodzinami. Jednym ze sposobów na ograniczenie ciągłych nadgodzin jest umiejętne ustalanie priorytetów. Priorytetyzacja zadań pozwala określić rzeczywisty poziom pilności i znaczenia obowiązków. Dobrze sformułowane priorytety powinny być jasno komunikowane pracownikom i aktualizowane na bieżąco.

Równocześnie nie można zapominać o delegowaniu zadań. Zbyt często ciężar odpowiedzialności spoczywa na jednej osobie – najczęściej tej najbardziej zaangażowanej lub doświadczonej. To prosta droga do wypalenia i przeciążenia. Efektywne delegowanie to nie tylko sposób na równomierne rozłożenie obowiązków w zespole, ale także element rozwijania kompetencji innych pracowników. Warto jednak pamiętać, że przekazywanie zadań powinno być świadome, zaplanowane i dostosowane do możliwości członków zespołu.

Zainwestuj w dedykowane narzędzia

Firmy, które chcą skutecznie ograniczyć ciągłe nadgodziny, nie mogą polegać wyłącznie na ręcznym planowaniu grafików czy komunikacji przez wiadomości SMS. W dynamicznych branżach, takich jak gastronomia, retail czy logistyka, ważna jest automatyzacja i digitalizacja zarządzania czasem pracy. Inwestycja w odpowiednie narzędzia to nie koszt, lecz oszczędność – czasu, pieniędzy i nerwów.

Przykładem rozwiązania, które znacząco usprawnia organizację pracy, jest Kadromierz. Aplikacja umożliwia tworzenie grafików pracy dopasowanych do realnego zapotrzebowania firmy – np. zwiększenie liczby pracowników w godzinach szczytu i redukcję w okresach niższego ruchu. Kadromierz oferuje również funkcję wymiany zmian, która pozwala pracownikom samodzielnie zamieniać się godzinami pracy – bez angażowania menedżera, bez chaosu i bez konieczności zlecania nadgodzin na ostatnią chwilę. Ta funkcja sprawdza się szczególnie w przypadku nagłych absencji czy zmian planów, które w tradycyjnych systemach często skutkują niedoborem kadry i przeciążeniem obecnych pracowników.

Kadromierz wspiera również rejestrowanie czasu pracy – funkcja ta minimalizuje błędy i umożliwia wykrywanie samowolnych nadgodzin, które nie zostały zlecone przez pracodawcę. Warto pamiętać, że pracownik nie może samodzielnie podejmować decyzji o pracy w godzinach nadliczbowych. Na podstawie tych danych system automatycznie tworzy ewidencję czasu pracy, która zawiera informacje m.in. o liczbie przepracowanych godzin, nadgodzinach, dniach wolnych i nieobecnościach – i może być w każdej chwili udostępniona do kontroli np. przez Państwową Inspekcję Pracy.

Dzięki tym funkcjom Kadromierz zapewnia menedżerom pełen wgląd w sytuację kadrową, ułatwia przestrzeganie przepisów prawa pracy oraz wspiera eliminowanie nadgodzin – zarówno tych zaplanowanych, jak i nieautoryzowanych.