Niesprawiedliwy grafik w pracy – jak sobie z nim radzić?

Niesprawiedliwy grafik w pracy to problem, z którym wielu pracowników spotyka się na co dzień. Nierównomiernie rozdzielane zmiany, brak równowagi między życiem zawodowym a prywatnym czy faworyzowanie niektórych osób to tylko niektóre z przykładów nieodpowiedniego planowania grafiku. Tego rodzaju sytuacje mogą prowadzić do frustracji, obniżonej motywacji, wzrostu absencji, a nawet zwiększonej rotacji pracowników w firmie. Jak więc radzić sobie z niesprawiedliwym grafikiem pracy?

Kiedy mamy do czynienia z niesprawiedliwym grafikiem?

Na początku warto rozróżnić niesprawiedliwy grafik pracy od grafiku pracy niezgodnego z przepisami Kodeksu pracy. Ten pierwszy dotyczy przede wszystkim sytuacji, gdy pracownik regularnie ma przydzielane mniej korzystne zmiany niż inni członkowie zespołu lub gdy pracodawca po prostu pomija preferencje któregoś z pracowników przy układaniu rozkładu czasu pracy. Niestety w takim przypadku dochodzenie swoich praw może okazać się bardzo trudne.

Inna sytuacja dotyczy grafiku pracy niezgodnego z przepisami prawa. Kodeks pracy dokładnie opisuje zasady, które należy przestrzegać, układając harmonogram. Obejmują one m.in. przestrzeganie norm czasu pracy w stosowanych systemach czasu pracy, zachowanie odpowiednich odpoczynków dziennych i tygodniowych, przestrzeganie doby pracowniczej czy jednej wolnej niedzieli raz na cztery tygodnie. Jeśli pracodawca łamie te lub inne zasady Kodeksu pracy, grożą mu poważne konsekwencje prawne.

Pracownik może tutaj łatwo dochodzić swoich praw m.in. przez zgłoszenie sprawy do Państwowej Inspekcji Pracy, która przeprowadzi kontrolę i oceni, czy rzeczywiście doszło do naruszenia przepisów. Jeśli inspektorzy stwierdzą nieprawidłowości, pracodawcy może grozić kara grzywny, a w skrajnych przypadkach nawet odpowiedzialność karna.

To, jak powinien wyglądać grafik pracy zgodny z przepisami Kodeksu pracy, opisaliśmy już w poprzednim artykule. Dzisiaj natomiast skupimy się na niesprawiedliwym grafiku w pracy.

Jak rozpoznać niesprawiedliwy grafik w pracy?

Rozpoznanie niesprawiedliwego harmonogramu pracy może być trudne. Warto jednak zwrócić uwagę na kilka sygnałów, które mogą świadczyć o nierównym traktowaniu pracowników. Przykładowo:

• Regularne przydzielanie mniej korzystnych zmian tej samej osobie – np. ciągłe zmiany w weekendy, zmiany popołudniowe bądź ciągłe zmiany w godzinach szczytu, gdzie pracy jest dużo, a pracowników mało,
• Nierównomierne rozłożenie zmian – m.in. duża liczba zmian w krótkim odstępie czasu, a następnie długie przerwy od pracy,
• Brak elastyczności i niechęć do uwzględnienia dyspozycyjności pracowników,
• Faworyzowanie określonych osób przy tworzeniu grafiku.

Konsekwencje układania niesprawiedliwego grafiku

Wydawać by się mogło, że niesprawiedliwie układany grafik pracy nie powoduje żadnych konsekwencji dla pracodawcy, jeśli oczywiście jest ułożony zgodnie z przepisami prawa. Jednak nic bardziej mylnego. Niesprawiedliwy grafik w pracy może prowadzić do wielu negatywnych skutków zarówno dla pracowników, jak i dla samego przedsiębiorstwa.

Nieprzemyślane planowanie zmian może skutkować:

• Obniżeniem efektywności pracy – pracownicy, którzy nie mają równych szans na dostęp do czasu wolnego i odpoczynku mogą być zdemotywowani lub przeciążeni, czego efektem będzie spadek produktywności,
• Negatywną atmosferą w zespole – nierówne traktowanie pracowników może skutkować rywalizacją między nimi i postrzeganiem siebie jako wrogów, co niekorzystnie wpływa na atmosferę w pracy,
• Wzrostem absencji w pracy – stres związany z niesprawiedliwym grafikiem może wpływać na zdrowie psychiczne i fizyczne pracowników, co z kolei prowadzi do zwiększonej liczby zwolnień lekarskich,
• Zwiększoną rotacją pracowników – niezadowolenie z grafiku często prowadzi do rezygnacji z pracy i poszukiwania bardziej przyjaznego środowiska zawodowego.

Dlatego tak ważne jest, aby unikać układania niesprawiedliwego grafiku i dbać o to, by był on dostosowany do potrzeb zarówno pracowników, jak i przedsiębiorstwa.

Co może zrobić pracownik w sprawie niesprawiedliwego grafiku w pracy?

Pracownik, który czuje, że jego grafik jest niesprawiedliwy, nie musi biernie czekać na poprawę sytuacji. Jednym z najlepszych, a zarazem najprostszych sposobów jest po prostu szczera rozmowa z przełożonym. Często to właśnie brak komunikacji jest przyczyną problemów, a dialog może pomóc w ich rozwiązaniu. Warto zatem otwarcie porozmawiać o problemie, przedstawiając swoje argumenty i propozycje rozwiązań.

Jeśli jednak niesprawiedliwy grafik przybiera poważniejszą formę, może to oznaczać wystąpienie dyskryminacji na tle pozostałych pracowników (rozdział IIa Kodeksu pracy) a w skrajnych przypadkach nawet zaistnienie mobbingu. Zgodnie z art. 94 (3) k.p pracodawca jest obowiązany przeciwdziałać mobbingowi. W takim przypadku pracownik może rozważyć podjęcie bardziej formalnych kroków. Pierwszym z nich może być złożenie sprawy do organu nadrzędnego swojej firmy. Jeśli jednak skargi wewnętrzne nie przynoszą efektu, pracownik może zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy, która zbada, czy doszło do naruszenia przepisów prawa pracy. W skrajnych przypadkach warto również rozważyć skierowanie sprawy do sądu pracy, zwłaszcza jeśli niesprawiedliwe traktowanie nosi znamiona dyskryminacji lub mobbingu. Należy przy tym pamiętać, że każda sprawa musi być rozpatrywana w sposób zindywidualizowany i uwzględniać okoliczności konkretnego przypadku.

Pamiętajmy jednak, że poczucie sprawiedliwości jest subiektywne. Często wydaje nam się, że jesteśmy traktowani gorzej niż pozostali członkowie zespołu, gdyż nie mamy pełnej wiedzy o sytuacji innych pracowników. Mogą oni być objęci specjalnymi warunkami zatrudnienia, wynikającymi z Kodeksu pracy, dzięki którym ich czas pracy musi spełniać określone wymogi, np. zakaz pracy w porze nocnej lub zakaz pracy w wymiarze przekraczającym 8 godzin dziennie. Zazwyczaj dotyczy to określonych grup pracowników, jak kobiety w ciąży, osoby posiadające orzeczony stopień niepełnosprawności lub rodzice dzieci do lat 8 (którzy nie wyrażą zgody na pracę powyżej 8 godzin lub w porze nocnej). W takich przypadkach nie możemy mówić o nierównym traktowaniu. Współpracownicy nie muszą dzielić się z nami takimi informacjami, ale przełożony, mając taką wiedzę, z pewnością uwzględnia to w planowanym grafiku. Dlatego tak ważne jest, by nie pomijać pierwszego kroku i w przypadku poczucia niesprawiedliwości, w pierwszej kolejności porozmawiać z przełożonym.

Jak zapobiegać powstawaniu niesprawiedliwego grafiku pracy?

Zapobieganie niesprawiedliwemu grafikowi pracy wymaga odpowiedniego planowania i uwzględnienia kilku kluczowych elementów. Pracodawca powinien dążyć do tego, aby grafik pracy był nie tylko korzystny dla firmy, ale również sprawiedliwy dla wszystkich pracowników.

Zbieranie dyspozycyjności

Jednym z podstawowych kroków jest regularne zbieranie dyspozycyjności od pracowników. Dzięki temu kadra zarządzająca ma możliwość dostosowania grafiku do ich potrzeb oraz uniknięcia sytuacji, w której pracownicy otrzymują zmiany kolidujące z ich zobowiązaniami poza pracą. Wprowadzenie systemu, który umożliwia pracownikom zgłaszanie swoich preferencji, pozwala na lepsze dopasowanie godzin pracy do indywidualnych potrzeb.

Dostosowanie grafiku pracy do zapotrzebowania zakładu

Odpowiednie dostosowanie grafiku pracy do zapotrzebowania firmy to kluczowy element sprawiedliwego planowania. Jeśli dopasujesz odpowiednią liczbę osób do ilości pracy w danych dniach, godzinach czy okresach, pracownicy nie będą przeciążeni obowiązkami ani nie będą narzekać na przydział zmian w godzinach szczytu.

Harmonogram pracy zgodny z predykcją stworzysz w programie Kadromierz. Na podstawie zaimportowanych danych system podpowie Ci, ilu pracowników musisz zaplanować, aby spełnić dane założenia. W ten sposób zapewnisz równomierne rozłożenie obciążeń pomiędzy wszystkich członków zespołu, a jednocześnie poprawisz efektywność pracy oraz zredukujesz koszty ponoszone na zbędny personel w czasie, gdy nie jest potrzebny w zakładzie.

Wymiana zmian

Ciekawym rozwiązaniem może okazać się wymiana zmian między pracownikami dostępna także w programie Kadromierz. Dzięki niej pracownik po otrzymaniu harmonogramu bez problemu wymieni się zmianą z kolegą z zespołu. Błyskawicznie otrzymasz o tym powiadomienie i zatwierdzisz lub odrzucisz propozycje podwładnych.

Analiza czasu pracy

Regularna analiza czasu pracy to kolejny istotny element zapobiegania powstawaniu niesprawiedliwego grafiku pracy. Dzięki temu można monitorować obciążenie poszczególnych pracowników i upewnić się, że grafik jest rozdzielany sprawiedliwie. Analiza pozwala również na identyfikację problemów, takich jak nadmierne przeciążenie niektórych osób, co może prowadzić do wypalenia zawodowego.

O co jeszcze warto zadbać?

Oprócz wyżej wymienionych przykładów warto zadbać także o przejrzyste zasady zawarte w regulaminie pracy o czasie pracy. Mowa tutaj m.in. pracy w godzinach nadliczbowych i o zmianie rozkładu czasu pracy wynikającej ze szczególnych potrzeb pracodawcy, np. znalezienie szybkiego zastępstwa, gdy jeden z pracowników nagle się rozchoruje. Znajomość takich zasad sprawi, że pracownicy będą bardziej świadomi swoich praw i obowiązków, co może przyczynić się do zmniejszenia liczby konfliktów związanych z grafikiem. Przejrzyste zasady regulujące te kwestie pozwalają na większą przewidywalność i eliminują poczucie niesprawiedliwości w zespole.