Zarządzanie a komunikacja wewnętrzna w firmie – co należy wiedzieć?

Każda firma pragnie jak najlepiej zaprezentować swoje możliwości przed potencjalnym klientem. Zachęcenie go do skorzystania z usług danego przedsiębiorstwa, jak również pozostawanie z nim w stałym kontakcie to zazwyczaj sprawy priorytetowe. Jednak komunikacja zewnętrzna nie determinuje sukcesu firmy. Równie istotny jest bowiem jej wewnętrzny odpowiednik, regulujący – jak sama nazwa wskazuje – kontakty wewnątrz firmy. Co należy zatem o nim wiedzieć?

Czym jest dobra komunikacja wewnętrzna w firmie?

Komunikacja wewnętrzna to jedna z funkcji zarządzania. Polega ona na aktywnym kontakcie między współpracownikami, jak również na linii pracownik – kadra kierownicza. Głównym celem jest informowanie zatrudnionych o wszelkich niezbędnych kwestiach, które dotyczą firmy i zachodzących w niej zmian. Co więcej, przekazywanie informacji musi zawierać wyjaśnienie kontekstu, powodu oraz ewentualnych konsekwencji wprowadzanych działań. Dlatego też skupimy się na tym, czym jest efektywna komunikacja wewnętrzna w firmie.

Tym, co szczególnie ważne, jeżeli chodzi o efektywną komunikację wewnętrzną, jest fakt, iż nie może być ona jednostronna. Zaangażowanie pracowników jest głównym czynnikiem mającym wpływ na sukces tego przedsięwzięcia. Tylko wtedy przepływ informacji będzie odpowiedni. Dlatego też integrowanie pracowników, techniki komunikacji wewnętrznej w firmie oraz budowanie zaangażowania są kluczowe w jej sukcesie.

Po czym poznać, że komunikacja wewnętrzna nie działa prawidłowo?

Nie da się ukryć, że praktycznie każde przedsiębiorstwo w trakcie rozwoju spotyka się z problemami komunikacyjnymi. Najważniejsze w takiej sytuacji jest szybkie wdrożenie odpowiednich działań, mających na celu zniwelowanie problemu. Wadliwa komunikacja wewnętrzna może objawiać się poprzez:

• chaos i dezorientację w codziennych obowiązkach,
• brak zaufania z którejś ze stron,
• brak motywacji do wykonywania czynności zawodowych,
• spadająca produktywność,
• przerywanie realizowanych projektów,
• poczucie wykluczenia z zespołu.

Audyt komunikacji wewnętrznej w firmie

Warto przeprowadzić audyt komunikacyjny, kiedy problemy w przepływie informacji są widoczne, jednak nie ma jasno określonej przyczyny. Dotyczy on oceny, diagnozy i analizy komunikacji wewnętrznej. Za jego pomocą jesteśmy w stanie zidentyfikować problemy w systemie komunikacji oraz znaleźć rozwiązania poprawiające przepływ informacji w przedsiębiorstwie. Wykrycie niespójności komunikacyjnych lub niesprawnie używanych technik pozwoli określić działania korekcyjne. Co ważne, każdy audyt komunikacji powinien mieć cel – może to być np. wdrożenie odpowiednich strategii komunikacyjnych w całej firmie.

Dowiedz się więcej o budowaniu kultury organizacyjnej.

Jak zarządzać komunikacją wewnętrzną?

W komunikacji wewnętrznej w dużej mierze chodzi o zaangażowanie zarządu w jej funkcjonowanie. Przekłada się to bowiem na motywację i produktywność pracowników. Dobrym sposobem na okazanie tego będzie organizacja spotkań, gdzie zatrudnieni mogą zadawać kadrze zarządzającej nurtujące ich pytania. Ważne komunikaty powinny być przedstawiane wszystkim pracownikom w sprawnej komunikacji – dzięki temu unikniesz niedopowiedzeń i konfliktów.

Priorytetem w przepływie informacji w firmie będzie odpowiednio dobrany system komunikacji wewnętrznej. Tylko wtedy będzie on konsekwentnie odbierany przez wszystkich pracowników. W zależności od firmy i jej potrzeb, mogą to być:

• komunikatory internetowe,
• tablice informacyjne,
• biuletyn,
• spotkania zespołowe.

Warto pamiętać, by żaden pracownik nie został pominięty w kwestii przekazywania bieżących informacji.

W dalszym ciągu bardzo wielu przedsiębiorców bagatelizuje istotę komunikacji wewnętrznej w firmie. Powodem tego często jest brak ściśle określonej struktury, która powinna się nią zajmować. W związku z tym zadanie to często zostaje przypisane działowi personalnemu, zespołowi Public Relations czy nawet zespołowi marketingowemu. Żadne z tych rozwiązań nie jest jednak wystarczające.

Zarządzanie komunikacją wewnętrzną w firmie powinno odbywać się pod czujnym okiem wykwalifikowanych pracowników, specjalizujących się w kontakcie wewnątrz-firmowym. Dzięki temu każda informacja będzie przekazywana w odpowiedni sposób, a poszczególne działy będą mogły skupić się na priorytetowych sprawach ze swoich dziedzin.

Poprawa komunikacji w firmie z Kadromierzem

Na sprawną komunikację wewnętrzną może pozytywnie wpłynąć korzystanie z Kadromierza. Za pomocą tego narzędzia usprawnisz wypełnianie wniosków urlopowych, dzięki elektronicznemu dostępowi za pomocą aplikacji. Osoby zatrudnione w Twojej firmie będą w stanie składać dyspozycyjność online – koniec ze zbędną papierologią. Za pomocą aplikacji będą również w stanie wymieniać się zmianami, jeśli nastąpi taka potrzeba. Wiele funkcji Kadromierza pozytywnie wpływa na sprawną komunikację wewnętrzną w firmie.

Kadromierz to innowacyjne narzędzie, które rewolucjonizuje zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie. Zarejestruj się już teraz, aby cieszyć się wygodą i efektywnością w planowaniu grafiku pracy, który pozwala na elastyczne i intuicyjne dopasowanie godzin do potrzeb Twojego zespołu. Nasza aplikacja zapewnia precyzyjną rejestrację czasu pracy, co umożliwia dokładne monitorowanie obecności pracowników. Kadromierz to również niezastąpione wsparcie w zarządzaniu urlopami oraz nieobecnościami, w tym zwolnieniami lekarskimi na umowie zlecenie – dzięki temu masz pełną kontrolę nad dostępnością personelu i szybkim planowaniem zastępstw. Dołącz do Kadromierza i uprość swoje procesy kadrowe.