W jaki sposób pracodawcy tworzą grafik

Stworzenie efektywnego grafiku spędza sen z powiek niejednemu pracodawcy, by zrobić to dobrze, potrzebna jest wysoka znajomość przepisów prawa pracy. Do tego dochodzi konieczność ustalenia odpowiedniej liczby godzin dla każdego pracownika. Część osób ma też osobiste preferencje, związane np. z nauką.

Jeżeli zatrudnia się nie więcej niż 2-3 osoby, pracujące w firmie przez dłuższy czas, grafik pracy można ułożyć „z zamkniętymi oczami”. Z góry wiadomo, jakie preferencje ma dany pracownik, pamięta się o wymiarze czasu pracy itp. Problem pojawia się w większych firmach, gdzie co jakiś czas pracownicy się zmieniają. Jak sobie z tym radzić i którą z dostępnych metod ustalania grafiku pracy warto wybrać?

Papierowy grafik pracy

Ten sposób układania grafiku pracy zdecydowanie odchodzi do lamusa. Stosowany jeszcze przez niektórych pracodawców (najczęściej „starszej daty”), wymaga stałego nanoszenia poprawek, a w wielu sytuacjach trzeba na bieżąco dzwonić do pracowników z pytaniem, czy są gotowi zastąpić koleżankę/kolegę. Chyba że zdecydujemy się zmienić grafik pracy bez wiedzy pracownika. Trzeba jednak mieć sporą odwagę, by regularnie informować poszczególne osoby o zmianie czasu pracy lub dni wolnych „za pięć dwunasta”.

Dodatkową wadą tej formy tworzenia grafiku jest fakt, że należy znać biegle wszystkie przepisy prawa pracy związane z czasem pracy, przerwami dobowymi, godzinami nadliczbowymi itp. W innym wypadku możemy spotkać się nawet z karą od Państwowej Inspekcji Pracy. Papier jest przy tym mało trwały – nietrudno zalać go kawą lub zgubić.

Arkusze Excel/Google/Open Office itp.

Programy te stanowią nowoczesną wersję papierowego grafiku pracy. Pozwalają na wykorzystanie formuł arkusza kalkulacyjnego, dzięki czemu nie trzeba wszystkiego liczyć „na piechotę”. Można szybko poprawić ewentualne błędy, a wydrukować dopiero ostateczną wersję. Mimo tych zalet powyższe programy nie dostrzegają ewentualnych konfliktów z przepisami prawa pracy. Ponadto korzystając z nich, nadal tworzy się grafik pracy bez wiedzy pracownika. Ryzykuje się więc, że część kadry będzie niezadowolona z planowanych godzin bądź dni pracy i będzie prosić o wprowadzenie pewnych zmian.

Dedykowane narzędzie do tworzenia grafiku pracy, dostępne „w chmurze”

Kadromierz – specjalne narzędzie internetowe, pozwala raz na zawsze pożegnać się z problemami, które napotykało się podczas tworzenia grafiku na papierze lub w arkuszu kalkulacyjnym. Program od razu informuje o ewentualnych konfliktach z prawem pracy. Ponadto można dzięki niemu uwzględnić preferencje poszczególnych osób zatrudnionych. Nie ma już obaw, że ktoś oskarży nas o grafik pracy bez zgody pracownika. Dodatkowo dane są zapisane w sieci, dzięki czemu likwiduje się ryzyko zgubienia grafiku, jak to ma miejsce przy papierowym dokumencie. W przypadku awarii komputera wszystkie zapisane informacje można odtworzyć z dowolnego innego urządzenia. Kadromierz to szybka komunikacja między pracownikami, stuprocentowa zgodność z kodeksem pracy, oszczędność czasu, kosztów i… nerwów.