Rozliczanie urlopu w systemie równoważnym

System równoważny czasu pracy jest jednym z możliwych sposobów organizacji czasu pracy. Choć oferuje on pewne korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, wiąże się również z koniecznością szczególnego podejścia do planowania i rozliczania urlopów. Sprawdź, jak rozliczyć urlop w równoważnym systemie czasu pracy.

Na czym polega praca w systemie równoważnym?

Zgodnie z art. 135 KP praca w systemie równoważnym umożliwia pracodawcom dostosowanie dobowego wymiaru czasu pracy w zależności od rodzaju pracy lub jej organizacji. W takim systemie dobowa norma czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym może zostać wydłużona do maksymalnie:

• 12 godzin – gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy bądź jej organizacją,
• 16 godzin – przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy,
• 24 godzin – do pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych.

Okres rozliczeniowy w systemie równoważnym może wynieść maksymalnie 1 miesiąc. W szczególne uzasadnionych przypadkach okres ten może być wydłużony do 3 miesięcy, a gdy prace uzależnione są od pory roku czy warunków atmosferycznych – do maksymalnie 4 miesięcy.

Celem takiego rozwiązania jest umożliwienie równoważenia dłuższych dni pracy poprzez krótsze dni robocze lub dni wolne od pracy, co pozwala na elastyczne reagowanie na zmieniające się potrzeby operacyjne. Równoważny system czasu pracy szczególnie przydaje się w branżach wymagających adaptacji do sezonowych wahań w zapotrzebowaniu na pracę lub w obszarach działalności charakteryzujących się nieregularnymi potrzebami produkcyjnymi czy operacyjnymi.

Sprawdź, co musisz wiedzieć na temat równoważnego czasu pracy.

Urlop w systemie równoważnym – co warto wiedzieć?

Kodeks pracy gwarantuje pracownikowi prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Jest to przywilej, którego zatrudniony nie może się zrzec. Zgodnie z art. 154 wymiar urlopu jest zależny od stażu pracy i wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Co ważne, urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Oznacza to, że urlopy w równoważnym systemie czasu pracy zależą od liczby godzin pracy zaplanowanych na dany dzień roboczy. Urlop wypoczynkowy w tym przypadku powinien być rozliczany „na godziny”, a nie dni jak w podstawowym systemie czasu pracy, gdzie każdy dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Pracownik zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy ma zatem do wykorzystania:

• 160 godzin urlopu wypoczynkowego – jeśli jego staż pracy wynosi mniej niż 10 lat,
• 208 godzin urlopu wypoczynkowego – jeśli jego staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.

Choć, urlopu udziela się zgodnie z wymiarem czasu pracy pracownika, może zdarzyć się, że zajdzie konieczność udzielenia urlopu na jedynie część dnia. Taka sytuacja może mieć miejsce z powodu małej liczby pozostałych godzin wolnych. Wówczas pracodawca musi zapewnić zatrudnionemu wykorzystanie pozostałości urlopu, pozwalając jednocześnie na wykonywanie pracy przez resztę dnia.

Rozliczanie urlopu w systemie równoważnym – przykłady

Pan Tomasz chce wziąć urlop wypoczynkowy na pełny tydzień pracy. Jego wymiar urlopu wynosi 208 godzin. Przy udzielaniu urlopu należy wziąć pod uwagę jego rozkład czasu pracy przypadający na czas wnioskowanego wolnego:

• Poniedziałek – wolne
• Wtorek – 8 godzin urlopu
• Środa – 12 godzin urlopu
• Czwartek – 12 godzin urlopu
• Piątek – wolne
• Sobota – 8 godzin urlopu
• Niedziela – wolne

Z jego limitu urlopowego odjąć należy 40 godzin (wtorek – 8 godzin, środa – 12 godzin, czwartek – 12 godzin, sobota – 8 godzin). Do jego dyspozycji pozostanie zatem 168 godzin urlopu wypoczynkowego.

Co w sytuacji, gdyby grafik pracy Pana Tomasza nie był jeszcze ułożony? Wówczas menadżer, po zaakceptowaniu wniosku o urlop w systemie równoważnym, powinien zaplanować harmonogram pracy w taki sposób, aby Pan Tomasz wykorzystał 40 godzin urlopu wypoczynkowego (5 dni po 8 godzin).

System równoważny – urlop na żądanie

Art. 167 Kodeksu pracy uprawnia pracowników do skorzystania z czterech dni urlopu na żądanie w ciągu każdego roku kalendarzowego, które wliczają się do puli dni urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że pracownik może wskazać termin, w którym chce wykorzystać te dni, niezależnie od przewidzianej liczby godzin pracy. Dni te liczone są jako całe dni wolne od pracy, a nie konkretne godziny.

Jako przykład można podać sytuację Pani Anety, która złożyła wniosek o urlop na żądanie na dzień, w którym miała zaplanowane 4 godziny pracy. W tej sytuacji z jej limitu urlopu na żądanie odjęty zostanie jeden dzień urlopu, mimo że w tym dniu nie przepracowała 8 godzin pracy.

Wniosek urlopowy o urlop w równoważnym czasie pracy

Pracownik, składając wniosek o urlop w systemie równoważnym, powinien dokładnie określić daty, na które chce wykorzystać urlop, biorąc pod uwagę swoje zaplanowane dni pracy i godziny. Zaleca się, aby wniosek zawierał nie tylko żądane dni wolne, ale również informacje o liczbie godzin pracy w tych dniach. Dla pracodawcy jest to podstawa do prawidłowego rozliczenia dni urlopowych.

Wniosek o urlop w równoważnym czasie pracy można złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Korzystanie z aplikacji takiej jak Kadromierz przynosi szereg zalet, które usprawniają cały proces zarządzania urlopami. Kadromierz umożliwia pracownikom prosty i intuicyjny sposób składania wniosków o urlop. Dzięki funkcji elektronicznych wniosków urlopowych pracownik może złożyć wniosek w dowolnym miejscu i czasie, mając dostęp do internetu.

Zarejestruj się w Kadromierzu, aby skorzystać z nowoczesnego rozwiązania, które usprawni zarządzanie urlopami w Twojej firmie.