Grafik pracy a RODO – wszystko, co należy wiedzieć!

Wprowadzenie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych – RODO (ang. GDPR – General Data Protection Regulation) wywołało niemały zamęt zarówno wśród przedsiębiorców i kadr kierowniczych dużych korporacji, jak i pośród ich klientów. To jednak nie wszystkie grupy objęte nowymi przepisami.

Nie powinniśmy zapominać również i o szeregowych pracownikach, których dane są przecież przetwarzane przez pracodawców i chronione przez nowe przepisy. Jedną z interesujących kwestii związanych z nowymi regulacjami są grafiki pracy. Nie dziwi zatem fakt, że wiele osób wpisuje w wyszukiwarkę frazę „grafik pracy a RODO”. RODO dla pracowników to bardzo ważny akt prawny, który reguluje przetwarzanie danych osobowych pracowników.

Co to jest RODO?

RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, to zbiór przepisów określających, jak przetwarzać (w tym jak zbierać i przechowywać) dane osobowe pracownika czy klienta.

Do głównych założeń RODO należy m.in. zasada minimalizacji danych, która oznacza, że podmiot uprawniony do przetwarzania danych osobowych ma prawo dowiedzieć się na nasz temat jedynie tyle, ile jest dla niego niezbędne do zrealizowania określonego celu. Ponadto, pomijając wskazane w RODO wyjątki, powinien on każdy przypadek gromadzenia takich danych jasno zakomunikować osobie, której te dane dotyczą. Oznacza to więc, że – jako prowadzący firmę – powinniśmy przygotować stosowne druki i przedstawić je pracownikom. 

O jakie dane osobowe pracownika może prosić pracodawca po zawarciu umowy o pracę? Poniżej znajdziesz listę:

• imię i nazwisko pracownika,
• data urodzenia,
• numer PESEL,
• dane kontaktowe wskazane przez pracownika (adres zamieszkania nie musi zostać podany),
• wykształcenie (jeśli jest potrzebne do wykonywania pracy określonego rodzaju),
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia (jeśli jest to potrzebne do wykonywania pracy określonego rodzaju),
• kwalifikacje zawodowe (jeśli jest to potrzebne do wykonywania pracy na określonym stanowisku),
• dane osobowe dzieci pracownika (jeśli jest to potrzebne do korzystania przez pracownika z uprawnień przewidzianych w prawie pracy),
• inne dane osobowe pracownika (jeśli potrzeba ich podania wynika z odrębnych przepisów).

Jakich danych nie można przetwarzać?

Zgodnie z art. 9 ust. 1 Rozporządzenia, zabronione jest przetwarzanie danych osobowych pracowników ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzanie danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. W szczególnych przypadkach, określonych w przepisach, np. w Kodeksie pracy, zakaz ten może być uchylony (np. pracodawca może przetwarzać dane biometryczne pracownika w celu kontroli dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony).

Grafik w pracy a RODO – powierzanie danych zewnętrznym podmiotom

Co więcej, musimy zadbać też o upoważnienia w zakresie przetwarzania danych dla firm zewnętrznych. Jakie firmy zewnętrzne mogą to być? Najczęściej sytuacja dotyczy biur rachunkowych, firm informatycznych, specjalistów BHP itd. Specjaliści muszą mieć dostęp do tych danych do poprawnego wykonywania pracy określonego rodzaju, np. księgowy musi wiedzieć, jak długo pracownik przebywał na urlopie lub zwolnieniu, żeby móc wyliczyć poprawnie wysokość jego wynagrodzenia. Dostęp do danych w tym celu musi jednak być odpowiednio usankcjonowany.

Grafik pracy a RODO

Zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym ochrony danych osobowych przetwarzanie danych osobowych dotyczących stanu zdrowia pracownika (tzw. danych wrażliwych) podlega ograniczeniom. Dostęp do takich informacji powinny mieć wyłącznie osoby do tego upoważnione. Zatem fakt przebywania przez pracownika na zwolnieniu lekarskim nie może być oznaczony, jeśli grafik czasu pracy jest dostępny dla wszystkich pracowników. Możemy jednak użyć oznaczeń neutralnych, ogólnie oznaczających nieobecność. W ten sposób w grafiku znajdzie się informacja o nieobecności pracownika, a pracodawca nie naruszy granic przepisów. Dobrym rozwiązaniem będzie skorzystanie z gotowego narzędzia elektronicznego, które automatycznie wykrywa różne konflikty w grafiku, a także dostosowuje jego kształt nie tylko do wymagań RODO, ale również i do Kodeksu pracy.

Zastanawiasz się, czy możliwe jest wprowadzenie zmiany w grafiku pracy? Zobacz, co należy wiedzieć!

Grafik pracy a RODO – zasada bezpieczeństwa

Pracodawca musi szczególnie zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych pracownika. Niedopuszczalne jest wieszanie papierowego grafiku pracy na ścianie w pomieszczeniach, które odwiedzają klienci lub inne osoby trzecie. To kolejny powód, dla którego warto ten dokument prowadzić w formie elektronicznej.

Lista obecności a RODO

Pozyskiwanie informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy nie musi mieć formy papierowej. Coraz częściej pracownicy spotykają się z potwierdzaniem swojej obecności poprzez zalogowanie się do dedykowanego systemu lub odbijanie kart w miejscu pracy.

Co prawda lista obecności nie jest obowiązkowym dokumentem pracowniczym, jednak większość pracodawców decyduje się na jej prowadzenie ze względów praktycznych. Przepisy Kodeksu pracy nie określają jednak informacji, jakie na takiej liście powinny się znaleźć.

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, w której wyszczególnione zostają szczegółowe informacje, m.in. w jakich godzinach pracownik przebywał w miejscu pracy, jego dni wolne, godziny nadliczbowe, praca w porze nocnej itd. Nie należy jej jednak mylić z listą obecności.

Zobacz, co powinna zawierać ewidencja czasu pracy.

Powody nieobecności a RODO

Na liście obecności wiszącej w zakładzie pracy nie można oznaczać powodów swoich nieobecności.  Nie ma znaczenia czy pracownik nie przyszedł do pracy z powodu choroby, urlopu czy innych spraw osobistych. Podobnie jak w przypadku grafiku – nieobecność musi zostać oznaczona neutralnie. Następnie jej powód należy przekazać bezpośrednio do osoby upoważnionej, np. managera czy pracodawcy.

Informacje, takie jak imię i nazwisko pracownika są zazwyczaj powszechnie znane przez współpracowników. Lista zawierająca wyłącznie te dane może być widoczna dla innych zatrudnionych.

Elektroniczna lista obecności a RODO

Najbezpieczniejszym sposobem prowadzenia listy obecności pracownika jest przeniesienie jej do odpowiedniej aplikacji – Kadromierza. Umożliwia ona indywidualne udostępnianie grafików pracownikom, tak aby nie mieli wglądu w harmonogram pracy współpracowników. Dzięki temu w grafiku możemy zawrzeć wszystkie potrzebne informacje bez naruszenia przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych. Osoby trzecie nie będą miały do nich wglądu. Analogiczna sytuacja ma miejsce w przypadku elektronicznego grafiku czasu pracy.

Program zbiera również dane, na podstawie których tworzy elektroniczną ewidencję. Rejestracja czasu pracy, pozwoli Ci mieć wgląd do faktycznych nieobecności i spóźnień pracowników.

Kadromierz jest dopasowany do wymagań RODO czy Kodeksu pracy. Prowadząc dokumentację pracowniczą w aplikacji elektronicznej, masz pewność, że Twoje działania będą zgodne z obowiązującym prawem.

Artykuł zweryfikowany przez prawnika:
Agnieszka Wojtczyk-Kowalska