Raport kasowy – czym jest i jak go wypełnić?

Raport kasowy to podstawowy dokument finansowy, który służy do ewidencji operacji gotówkowych w firmie. Jest niezbędny dla prawidłowego zarządzania finansami przedsiębiorstwa oraz spełnienia wymogów księgowych i podatkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są raporty kasowe, jakie są ich elementy oraz jak wypełnić raport kasowy krok po kroku.

Raport kasowy – co to?

Raport kasowy to dokument księgowy, który rejestruje wszystkie operacje gotówkowe przeprowadzone w kasie przedsiębiorstwa w określonym okresie, zazwyczaj w ciągu jednego dnia roboczego. Służy do monitorowania przepływu gotówki w firmie i stanowi podstawę do prawidłowego księgowania tych operacji.

Aby sporządzić raport kasowy, należy wziąć pod uwagę wszystkie dokumenty kasowe, czyli dokumenty, które obrazują przepływ środków pieniężnych. Wśród nich można wyróżnić:

• dokumenty źródłowe (np. faktury, rachunki bądź inne dowody zakupu, koperty płacowe, wnioski o wypłatę zaliczek na podróże służbowe),
• zastępcze dowody księgowe, czyli dowody KP i KW (pokwitowanie odbioru gotówki i pokwitowanie wypłaty gotówki).

Dowody księgowe powinny spełniać wymogi formalne zawarte w art. 21 ustawy o rachunkowości, czyli zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Raport kasowy a wyciąg z kasy fiskalnej – różnice

Warto pamiętać, że raport kasowy i wyciąg z kasy fiskalnej to dwa różne dokumenty finansowe, choć oba dotyczą operacji gotówkowych w przedsiębiorstwie. Jak już wiemy – raport kasowy to kompleksowy dokument księgowy rejestrujący wszystkie wpływy i wydatki gotówkowe w kasie firmy w określonym okresie, służący do monitorowania pełnego przepływu gotówki oraz stanowiący podstawę do prawidłowego księgowania tych operacji. Natomiast wyciąg z kasy fiskalnej dotyczy wyłącznie sprzedaży detalicznej zarejestrowanej na urządzeniu fiskalnym i jest wykorzystywany głównie do celów podatkowych, dokumentując obrót firmy oraz należny podatek VAT. W rezultacie raport kasowy oferuje pełniejszy obraz finansów gotówkowych firmy, podczas gdy wyciąg z kasy fiskalnej skupia się tylko na aspektach sprzedaży fiskalnej.

Raport kasowy – jak wypełnić?

Raport kasowy zawiera kilka kluczowych elementów. Na początku dokumentu umieszcza się dane firmy, często poprzez odcisk pieczęci firmowej, identyfikującej podmiot sporządzający raport. Następnie istotne jest podanie numeru raportu kasowego (numeracja ta może być ciągła lub wskazywać na poszczególne kasy w firmie, w zależności od przyjętych zasad). Kolejnym elementem jest oznaczenie okresu, za który raport jest sporządzany — tutaj decydujące są ustalenia zawarte w wewnętrznej instrukcji kasowej przedsiębiorstwa.

Centralną część raportu stanowi szczegółowy wykaz wszystkich operacji gotówkowych, przedstawionych w porządku chronologicznym i dokładnie opisanych. Każda transakcja powinna zawierać informacje takie jak numer pozycji, data, treść dokumentu kasowego oraz dane osób dokonujących wpłat lub wypłat, a także numer konta przeciwstawnego. Raport powinien zawierać informacje o obrotach i stanie kasy, zarówno poprzednim, jak i obecnym, pozwalając na bieżącą kontrolę przepływów gotówkowych w firmie. Dodatkowo należy uwzględnić informację o liczbie załączników dowodów wpłat (KP) i wypłat (KW). Na zakończenie, każdy raport kasowy musi być podpisany przez kasjera, który go sporządził, oraz zawierać daty jego sporządzenia i zatwierdzenia.

Pamiętaj, że dokumenty kasowe należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Raport kasowy – wzór

Dzięki naszej instrukcji wiesz już, jak wypełnić raport kasowy krok po kroku. Pamiętaj o regularności, dokładności i przechowywaniu wszystkich niezbędnych dokumentów.

Chcesz usprawnić zarządzanie czasem pracy w swojej firmie i zwiększyć efektywność operacyjną? Zarejestruj się w Kadromierzu już dziś! Nasza nowoczesna platforma oferuje grafik pracy online, który pozwala na łatwe tworzenie i modyfikowanie harmonogramów dostępnych dla pracowników w każdej chwili i z dowolnego miejsca. Dzięki elektronicznej ewidencji czasu pracy masz bieżący wgląd w obecności, nieobecności oraz nadgodziny swojego zespołu, eliminując błędy i oszczędzając czas związany z ręcznym wprowadzaniem danych. Kadromierz to innowacyjny program do rejestracji czasu pracy, który automatyzuje procesy kadrowe, wspiera zgodność z przepisami prawa pracy i umożliwia skupienie się na rozwoju biznesu. Dołącz do grona zadowolonych użytkowników i przekonaj się, jak Kadromierz może zrewolucjonizować funkcjonowanie Twojego przedsiębiorstwa.