Poznaj nasze porady w układaniu grafiku

Odpowiednie planowanie czasu pracy to dla niejednego przedsiębiorcy spore wyzwanie. Niespodziewane absencje pracowników, nagła fala nowych zamówień, święta i dni wolne to tylko niektóre z czynników mogących całkowicie zmienić zakładany wcześniej grafik miesięczny. Jak sobie z nimi radzić?

Jak ustalić grafik pracy – ile osób na zmianie?

Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, jest możliwie jak najbardziej precyzyjne określenie zapotrzebowania na pracę w zależności od dnia i godziny. W niektórych branżach będzie to prostsze niż w innych. Jeżeli układamy grafik pracy 3-zmianowej w fabryce, zazwyczaj wiemy dokładnie, ilu pracowników, na której zmianie jest potrzebnych. Całkiem inaczej okazuje się być np. w sklepach bądź firmach usługowych, gdzie w niektórych okresach pojawia się więcej kupujących i zamawiających. Musimy wówczas zapewnić im więcej osób do obsługi.

Praca zmianowa – grafik zgodny z Kodeksem pracy

Podczas planowania dni i godzin pracy pamiętajmy o zasadach spisanych w Kodeksie pracy. Dotyczą one m.in.:

• doby pracowniczej,
• odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• wolnej niedzieli,
• innych dni wolnych,
• urlopów.

Jednocześnie trzeba pamiętać, by miesięczny grafik pracy zawierał odpowiednią liczbę godzin w zależności od wymiaru zatrudnienia danego pracownika.

Planowanie zadań pod konkretnych pracowników

W każdym zespole są osoby o określonych talentach – jedni lepiej radzą sobie w kontakcie z klientem, inni wolą godzinami tworzyć raporty i analizować wyniki sprzedaży, nie odchodząc od ekranu komputera. Warto znać mocne i słabe strony swoich pracowników, by dostosować harmonogram pracy zmianowej do zadań, przed jakimi przyjdzie nam stanąć. Dzięki temu praca będzie wykonana szybciej i bardziej efektywnie.

Jak ułożyć grafik pracy, by wszyscy byli zadowoleni?

Kolejny ważny czynnik, który determinuje zadowolenie pracowników z pracy, to możliwość udanego łączenia jej z życiem prywatnym. Dlatego dowiedz się, czy Twoi pracownicy mają małe dzieci, studiują itp. Gdy weźmiesz pod uwagę te czynniki, układanie grafiku może okazać się znacznie prostsze, zajmie mniej czasu i nie będą konieczne tak liczne modyfikacje, jak wtedy, kiedy ustala się grafik bez uwzględniania preferencji pracowników.

Urlopy roczne

Zwróć uwagę na obowiązkowe 14-dniowe przerwy od pracy. Najlepiej zaplanuj je razem z pracownikami z dużym wyprzedzeniem. Dzięki temu unikniesz przykrych niespodzianek, np. takich jak grafik pracy miesięczny świecący pustkami, bo w danym miesiącu większość osób przebywa na wspomnianych urlopach.

Najlepszym rozwiązaniem, pozwalającym ułożyć optymalny grafik i nie stracić przy tym całego dnia, jest skorzystanie z dedykowanej aplikacji internetowej. Kadromierz automatycznie wychwytuje konflikty z Kodeksem pracy, jest dostępny w każdym miejscu na świecie oraz – co za tym idzie – znacznie ułatwia komunikację z pracownikami. Mogą oni sprawdzić grafik zaraz po jego sporządzeniu i szybko przesłać ewentualne uwagi. Dodatkowo program bez trudu obsługuje firmy mające więcej niż jedną lokalizację!