Rozpisz sobie zadania, czyli jak efektywnie zaplanować czas pracy

„Dobre planowanie to połowa sukcesu.” – nie bez powodu takie zdania można usłyszeć na różnego rodzaju szkoleniach oraz wystąpieniach ludzi, którzy uzyskują ponadprzeciętne wyniki w swojej dziedzinie. Poniżej przedstawiamy garść informacji na temat tego, jak wygląda dobra organizacja pracy.

Najczęściej z takim problemem spotykają się freelancerzy, osoby pracujące w trybie zadaniowym lub prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Spraw jest mnóstwo, kolejny dzień mija, a można odnieść wrażenie, że nic nie jest zrobione „do końca”. Poniżej przedstawiamy podstawowe zasady dobrej organizacji pracy. Mamy nadzieję, że pomogą Ci one poprawić swoją efektywność.

Wypisz swoje ważne cele

Podczas załatwiania kolejnych codziennych drobnych spraw łatwo zgubić całościowy cel, do którego się dąży. Dla jednych jest to osiągnięcie pułapu sprzedaży gwarantującego wygraną w konkursie rocznym, dla innych natomiast ukończenie kluczowego, lukratywnego zlecenia w umówionym z kontrahentem terminie. Te cele „strategiczne” powinno się powiesić w widocznym miejscu lub wypisać na karteczce i schować w portfelu – tak, by niemal nie schodziły one z naszego pola widzenia.

Oszacuj, ile czasu zajmie Ci dane zadanie

Dobra organizacja pracy własnej zawsze idzie w parze z umiejętnością poprawnego ocenienia swoich możliwości. Jeżeli na bieżąco przyjmujemy kolejne zlecenia i negocjujemy terminy z zamawiającymi, nie możemy „porywać się z motyką na słońce”. Jeśli natomiast podejdziemy do tematu zbyt ostrożnie, to kontrahent może zlecić daną pracę komuś innemu. Dlatego warto nie przyjmować automatycznie kolejnych zleceń, ale poświęcić kilka minut na oszacowanie tego, ile będziemy potrzebować czasu na ich wykonanie.

Staraj się przewidzieć przeszkody

Ten punkt stanowi bezpośrednie nawiązanie do poprzedniego. Gdy pracujesz na własną rękę i robisz wszystko sam pamiętaj, że może przytrafić Ci się chwila „niemocy twórczej”. Kiedy wspomagasz się podwykonawcami, weź pod uwagę możliwe drobne opóźnienia po ich stronie. Często wynikają one z przyczyn losowych i są nieuniknione. Zastosuj pewien drobny „margines czasowy” – nie będziesz musiał tłumaczyć się przed zleceniodawcą z czyjegoś braku terminowości.

Wyłącz to, co Ci przeszkadza

Efektywne wykorzystanie czasu pracy nie jest możliwe, gdy rozpraszają Cię powiadomienia z portali społecznościowych, prowadzisz prywatną dyskusję SMS ze znajomym, a w tle gra radio lub działa telewizor.

Wykorzystaj przydatne aplikacje

Zamiast wspomnianych wyżej dystraktorów uruchom na swoim smartfonie aplikacje, które uczą, jak zarządzać swoim czasem. Niektóre z nich pozwalają robić notatki, inne przypominają Ci o ważnych rzeczach. Stworzone zostały również takie, które zliczają czas spędzony w Internecie na telefonie. Zainstaluj jedną z nich i zobacz, ile czasu „w pracy” spędzasz na oglądaniu śmiesznych obrazków!

Monitoruj stan pracy na bieżąco

Niemal zawsze zarządzanie czasem w organizacji jest oparte o stałe monitorowanie postępów. Największe światowe koncerny zatrudniają w tym celu całe sztaby fachowców. Zastosuj tę zasadę również u siebie – przy zachowaniu odpowiednich proporcji. Jeżeli przyjmujesz większe zlecenia, ustal plan na konkretne tygodnie, dni czy nawet godziny. Jeśli w danym momencie zobaczysz opóźnienie, masz jeszcze czas, by zareagować, renegocjować termin lub szukać pomocy u kogoś innego.

Unikaj bałaganu na biurku

Nie tylko social media czy telewizor mogą rozpraszać. Również nadmiar papierów na biurku powoduje, że czujesz się przytłoczony. Dodatkowo, jeżeli nie dbasz o porządek „w papierach”, różne ważne dokumenty mogą Ci przypadkowo umknąć.

Zarezerwuj czas na pracę i na odpoczynek

Na koniec bardzo ważna rada – bądź dla siebie wyrozumiały i pamiętaj, że kiedyś musisz też odpocząć. Jeżeli skuszony wizją dużych zysków weźmiesz na swoje barki więcej zleceń, niż jesteś w stanie wykonać, to czeka Cię podwójne rozczarowanie – nie zarobisz tyle, ile się spodziewałeś, a Twoje samopoczucie ulegnie drastycznemu pogorszeniu.

comments powered by Disqus